Med nytt CRM-system er Garda Sikring rigget for videre vekst
30 prosent økt omsetning uten å måtte øke bemanningen. Det er resultatet for én av avdelingene hos Garda Sikring etter implementeringen av nytt CRM-system.
— Den veksten hadde vi ikke klart uten å ha et strukturert CRM-system på plass og en helt enkel, ny lagerapplikasjon, forteller Christopher Ræder, CFO i Garda Sikring.
Garda Sikring Group AS er Norges ledende selskap innen fysisk sikring – Gjerder, porter, bommer, personsluser og kjøretøysperrer.
— Vi gjerder inn alt og installerer automatiserte sikkerhetsprodukter, kort fortalt. Vår visjon er å sikre samfunn og verdier gjennom de tjenestene og produktene vi leverer i hele Norge fra våre 10 avdelinger, forteller Ræder.
Stadig nye sikkerhetstrusler øker behovet for fysisk sikring generelt i samfunnet. Som et voksende selskap med rundt 300 ansatte, kom Garda Sikring til ProsessPilotene med behov for å etablere et godt CRM-system som forenklet interne arbeidsprosesser og bedre oversikt. Målet var å gi kundene rask respons og markedets høyeste servicenivå ved å etablere et system som håndterer hele kundereisen – fra salg til leveransene i felt, service og ettermarked, og markedsføring. CRM-systemet skulle gi selskapet økt verdi ved senere oppkjøp av nye selskaper.
— Vi er i stadig utvikling, enten gjennom organisk vekst eller oppkjøp, og derfor var det viktig å få på plass noe som kunne vokse med oss. Vi var sikre på at dette var en investering som ville lønne seg over tid, og derfor var vi villige til å satse for å få det til, sier han.
Garda Sikring så blant annet et potensiale for økte inntekter fra et område som tidligere var prioritert.
— CRM-systemet gir oss kontroll på kunders installerte base. Her ligger det et stort potensial for bedre og proaktive service- og ettermarkedstjenester, som skaper win-win situasjoner for våre kunder og oss. Å være en helhetlig leverandør krever en stor grad av digitalisering. Man må ha 360-graders kontroll på alt og la systemene jobbe for deg, forklarer han.
Nå begynner resultatene å komme
God kontroll og gode verktøy bidrar også til å utvikle arbeidsplassene for ansatte. I tillegg ønsker Garda Sikring å tilrettelegge for arbeidsmetoder tilpasset fremtiden.
— En ting er å drive en lokal bedrift med 25 ansatte. Noe helt annet er å ha ansvaret for over 300 ansatte. Da må du ha oversikt for å kunne prioritere og følge opp. Med nytt system er vi mindre sårbare for sykdom, ferie og frafall, og bedre rigget for fleksible arbeidssteder, forklarer Ræder.
Han legger til at Dynamics 365 CRM er et komplekst system for et relativt lite selskap som Garda Sikring, men med tanke på videre vekst egner det seg godt.
— Vi så at det var dette vi trengte for å vokse vertikalt og horisontalt. Det er også en fordel for de ansatte at alle systemer er i Microsoft-universet og oppleves som et system man kjenner seg igjen i.
Ett år etter oppstart ser Ræder at resultatene begynner å komme.
— De første månedene var ikke så produktive, men nå begynner vi for eksempel å få styringsdata på ting vi ikke hadde innsikt i tidligere. Dette gir oss en økt robusthet.
Til syvende og sist vil det også komme kundene til gode at et godt CRM-system er på plass. Systemet sikrer profesjonalitet i alle ledd, blant annet med gode maler, historikk, oversikt over dokumentasjon og full sporbarhet.
— Vi jobber nå mer spesialisert og ikke så bredt som tidligere da vi var en mer fragmentert virksomhet. Dette har stor verdi også for kundene våre som får enda bedre løsninger.
Men det er ikke bare for organisasjonens del at man bør tenke på digitaliserte løsninger.
— Digitalisering er også viktig med tanke på bærekraft, da det tilrettelegger for å redusere unødvendig kjøring og fjerner papirer, også videre.
Problemløsning over middag
Ræder startet samarbeidet med ProsessPilotene med et forprosjekt der alle behov ble tegnet opp. Som prosjekteier var han utålmodig og ser i ettertid at de lagde en litt for ambisiøs plan.
— Vi har sett underveis at ting ikke var helt slik vi trodde, og behovene har endret seg. Man ser gjerne ting med nye øyne når man faktisk åpner boken.
Ræder har satt stor pris på det tette samarbeidet med konsulentene fra ProsessPilotene. Noen ganger ser han at enkelte utfordringer ikke er like lette å løse alltid.
— Da må vi gå ut og spise middag, så får vi forklart ting godt i en annen setting.
En av de største utfordringene underveis har vært intern forankring.
— Vi er ikke den enkleste organisasjonen å snu, men jeg tror samtidig at vi er enklere enn mange andre. Vårt utgangspunkt var individuell struktur som i et konsern bidrar til stor grad av ustruktur, og det var begrenset systemkompetanse i organisasjonen.
Superbrukere er helt avgjørende for intern opplæring
Og nettopp den begrensede systemkompetansen har gitt Ræder og Garda Sikring en av de største lærepengene. De erfarte at opplæring og kurs er viktig, men enda viktigere er det at noen kan holde de ansatte i hånden etter opplæringen.
— Du må dedikere ressurser ut av driften som kan fungere som superbrukere rundt på avdelingene. Dette er nødvendig når man ikke bare skal jobbe i et nytt system, men faktisk endre hele måten man jobber på. Da må man være der og møte de ansatte på en operasjonell arena, forklarer han.
Ved å gjøre egne ansatte til superbrukere beholder man også kompetansen internt i organisasjonen, noe som er lønnsomt på sikt.
Selskapsfakta om Garda Sikring AS
Med sine 295 ansatte, fordelt over 10 avdelinger med en omsetning på over 750 millioner er Garda Sikring AS Norges ledende totalleverandør av fysisk sikring for vern av samfunn og verdier. De tilbyr montasje, service- og beredskaps og varesalg over hele Norge av anleggg- perimeter-, objekt og veisikring.
Garda Sikring har sammen med ProsessPilotene tilpasset og videreutviklet Microsoft Dynamics 365 for Salg, Kundeservice, Feltservice og Markedsføring
ProsessPilotene om Garda Sikring
En kunde som forstår at teknologi alene ikke løser alt
Garda Sikrings team hos ProsessPilotene består blant annet av Andreas Ullersmo Fjeld-Nielsen, Ane Garborg Zakariassen og Klara Elisabeth Tvedten. De forteller at Garda Sikring har vist stor forståelse for hvorfor man bør samle alle prosesser i ett system for å sikre en helhet.
— Denne prosjekteieren har hatt en stor drivkraft og et veldig eierskap til prosessen. En ting er at vi har fokus på prosess, men noe annet er når vi møter en kunde som også fokuserer på det, som skjønner at teknologi ikke kan løse alt, forklarer Fjeld-Nielsen.
Garborg Zakariassen forteller at Garda har vært opptatt av å tenke nytt.
— Det er mange som tenker «sånn har vi alltid gjort det», og det er en felle det er lett å gå i. Man må tenke fremover som selskap og være villige til å endre arbeidsprosesser for å lykkes med nytt system, sier hun.
Hun forteller at det er nettopp dette med å sikre forståelse i alle ledd som har vært en av de viktigste suksesskriteriene til prosjektet.
— Garda Sikring har tatt prosjektet på alvor og skapt mye engasjement internt med blant annet videoer, informasjon på intranett og god opplæring. Nå er systemet live, men det er fortsatt viktig med superbrukere, sier hun.
Skreddersydde apper utviklet av ProsessPilotene
For å løse noen helt praktiske utfordringer knyttet til effektive arbeidsprosesser, var det behov for noen nye arbeidsverktøy. Dermed utviklet ProsessPilotene to skreddersydde apper for Garda Sikring – en for lagerarbeiderne og en for montører ute i felt.
— Mange går for ferdigutviklede løsninger og forsøker å adoptere disse til eget bruk. Men det er ofte mye mer effektivt å utvikle egne løsninger som tar utgangspunkt i hvordan selskapet faktisk jobber, avslutter Garborg Zakariassen.
