- Youtube
- 06.09.2024
- 10:30
Salgsrapportering i Power BI
Hvilke rapporter bør en salgsavdeling ha? Her får du inspirasjon til god salgsrapportering. Se video.
Alle ønsker seg enkel og oversiktelig tilgang til tall, status og fremdrift - i sanntid! Gode rapporter er helt nødvendig for å få oversikt over salgs- og kundeprosesser. Men hvilke rapporter bør et salgsteam ha for å få best mulig oversikt? Og hvordan kan disse rapportene gi både god oversikt og innsikt på detalj- og individnivå?
I dette webinaret får du inspirasjon og tips til hvordan bedriften bør sette opp gode salgsrapporter i sanntid - som gir både salgssjef, analytiker og salgsavdelingen nødvendig innsikt til å forbedre effektiviteten og lønnsomheten i salgsprosessene. Yuliia er vår Power BI-ekspert og vil vise deg hva slags rapporter som en salgsavdeling bør ha.
I dette webinaret får du se eksempler på nyttige rapporter:
- Status på leads og pågående salgsprosesser
- Omsetning basert på salgsmuligheter
- Vektet omsetning per periode
- Selger og salgsaktiviteter
Er du ny på Dynamics 365 Sales? Se introduksjonen for å se så går vi i dette webinaret mer i dybden på hvordan en selger kan bruke Sales på en god måte i hverdagen.
Presentasjon og demo ser du her:
Transcript av video om salgsrapporter i Power BI:
Hva slags rapporter bør en salgsavdeling ha?
Frode Stenstrøm: I dag skal vi ta og dypdykke ned i Power BI-rapportenes verden, der data blir til innsikt, og beslutninger blir datadrevet. Vi skal se på seks rapporter som vi mener at enhver salgsavdeling bør ha for å kunne drive på best mulig vis. Men før vi går inn i rapportene, vil jeg fortelle en liten historie.
For cirka seks-syv års tid siden besluttet vi prosesspilotene å bli datadrevet. Vi har siden den gangen jobbet systematisk med å fange data, bearbeide data, analysere data og rapportere data, der vi lager gode Power BI-rapporter til hver enkelt gruppe av mennesker som ansatte, konsulenter, ledere, salg og så videre.
Gjennom dette arbeidet har vi også gjort oss en del erfaringer på hvilke rapporter som virker. Noen rapportene har vært veldig gode men har ikke blitt brukt Andre rapporter har vært veldig, veldig lite bra og ikke blitt brukt, men vi vet i hvert fall gjennom disse årenes erfaring hvilke rapporter vi ser som har vært med på å hjelpe oss og sette oss i stand til å vokse så fort som vi faktisk har gjort.
Og det er de rapportene som i dag går i berørende salg, som vi i dag skal vise og dele med dere, og til å få til nettopp det formålet så har jeg fått med meg da min kollega Yuliia inne i studio, som er en spesialist på Parabia-rapporter, Og skal vise faktisk fram de rapportene vi mener at du og din salgsavdeling kan ha glede av.
Velkommen til oss Julie!
Yuliaa Kamkova: Takk for det.
Frode Stenstrøm: Første gang her.
Yuliaa Kamkova: Ja, takk for å invitere.
Frode Stenstrøm: Hvem er du da?
Yuliaa Kamkova: Jeg heter Julie. Jeg kommer fra Ukraina, og jeg har bodd i Norge i fem år. Ja og jeg jobber som funksjonell konsulent i prosesspiloten
Frode Stenstrøm: Og så har du jo noen interesse, Yuliia, vet jeg. Hva bruker du fritiden på? Eller har du fritid?
Yuliaa Kamkova: Ikke så mye. Jeg jobber nå med å bli ferdig med min doktorgrad i medisinske bildeanalyser. Så jeg liker å se på forskjellige data, og også på salgsdata. Og da driver jeg med å bygge forskjellige rapporter, så det kan bli litt mer innsikt og litt... Ja, ikke bare for meg, men for alle.
Frode Stenstrøm: For alle, ja. Og jeg pleier å si at Yuliia lager Power BI-rapporter som ikke ser ut som Power BI, og det er en god ting.
De kommuniserer veldig godt, og det er jo de vi skal vise dere fra. Litt senere i dag. Mitt navn er Frode Stenstrøm, og jeg blir programleder i dag. Litt om dagens sending. Vi sender direkte på YouTube, som vi alltid gjør. Sendingen er interaktiv, så hvis dere har spørsmål så still gjerne de fortløpende. Og vi har da...
Gjerne si hvem du er og hvor du kommer fra. Opptaket det tekster vi, og gjerne i etterkant. Ta gjerne et døgn før teksting og kapittel er påført, slik at dere kan se på akkurat den rapporten dere vil, og ikke måtte se på hele videoen bare for å få se på for eksempel en salgsrapport da. Og lik og del og abonner.
Det blir flere webinarer fremover, så følg med på vår YouTube-kanal Og da, Yuliia, da tenkte jeg at kunne få lov fortelle publikum litt om hva som er dagens agenda.
Yuliaa Kamkova: Så for i dag, vi har ganske stor agenda. Først vi skal se hva er en god rapport, hvordan kartlegge behov for å skape verdi, og sikre at rapportet brukes riktig.
Neste, hvem skal bruke rapport, så bruksområdet av disse rapporter. Og etterpå skal vi også snakke om de anbefalte salgsrapporter som vi kan vise dere, og også det kommer å bli demo, som jeg tror er det mest interessante, og hvordan å skape slike typer rapporter.
Frode Stenstrøm: Og det er jo det som blir den overordnede innsikten i rapporten og jeg tenkte jeg skulle begynne å fortelle litt om Altså den delen av det, fordi, skal vi se, hvis jeg bare klarer å gjøre litt sånn og sånn og sånn så er det sånn at når vi snakker om rapporter, også her i ProsessPilotene, så er det jo forskjellige markedsavdelinger og forskjellige avdelinger som har forskjellige rapporteringsbehov.
En markedsføring og kundekommunikasjonsenhet, de som gjerne driver med kundeanskaffelser eller det å ha kundekommunikasjon, har jo sine behov for rapporteringer. Salgsavdelingen har helt åpenbart sine, leveranse har sine, service har sine, og så finnes det en senere rapporter, for eksempel på økonomi og hvar.
Og vi har i denne oversikten her så viser vi en del av de klassiske rapportene som er relevante, og vi ønsker egentlig å kjøre webinarer på hver en av disse områdene for seg, men i dag så setter vi fokus på salg i og med at vi har hatt mye fokus på salg nå på de foregående webinarene våre. Og da er det disse rapportene som går på kundanskaffelse, kundelikehold, leveransoppfølging og kundslivssykler, så vi har god rapporteringsstøtte for kunderne Felles for alle disse rapportene er at de bygges på et datasett, et felles rapporteringsplattform, som da presenteres litt forskjellig, litt avhengig av hvilken målgruppe det er som trenger disse rapportene.
Og så er det litt, hvem er det som egentlig salgsinsikten er for, Yuliia? Det er jo, når vi snakker om salgsinsikt, så er det gjerne ofte tre målgrupper som kommer fram fra vårt demomiljø, som vi har valgt å kalle Miljøpilotene. Det er først Kristin, som er daglig leder av Miljøpilotene, som trenger egentlig å vite om vi når sine salgsprognoser.
Du har Eirik, som er den selgeren som jobber der, som skal jobbe med salget, ikke sant? Men så er det dette med også da faktisk det her med Sofie som jobber på markedsføring, som kanskje skal skaffe kundene til salgsavdelingen. Og en liten kommentar her. Alle ansatte har jo behov for salgsinnsikt men det er disse primære grupperne vi snakker om i dagens webinar, når vi snakker om salgsrapportene.
Og da bare for å oppsummere det, det er jo dette vi kommer til å vise litt på, dette med salgprognosen, det har du en interaktiv rapport på som du skal vise. Den samme salgprognosen vil jo også Eirik som driver med salg trenge. Men det som ofte skjer med en virksomhets- og salgsavdeling er at når de har solgt noe, så er det fint å vite hvordan leveransestatusen er.
Der har vi også en del eksempelrapporter som gjør at selgerne kan proaktivt vite hvordan leveransen går for over tid. Og så er det nysalgsavdelingen som har kobling til marked som sier at de har lov til en rapport på. For eksempel spørsmål, bruker vi de riktige pengene på de riktige tiltakene, ja eller nei?
Og da blir det, da skal vi se da sånn og så blir det sånn sånn sånn. Da begynner du da. Du skal jo vise først en live demo av kundeemne-biten eller den første rapporten.
Ja, så vi skal se først på, det kommer å bli to ting. Først det kommer å bli live demo, så det kommer å bli kundeemner, etterpå det kommer å bli tjenestepipeline, Og tredje rapport som vi skal se på sammen er aktiviteter eller salgresultater, så det vil vi se på.
Og også vi vil se noen skjermbilder av de rapporter som kan bli også veldig interessant og nyttig for de tre personer som vi har sett før, er leveransestatus, kunde og
Kundefølgning og omsetning.
Frode Stenstrøm: Riktig. Og tanken vår med dette er jo det at vi viser live tre rapporter, vi har mange flere rapporter selvfølgelig i live, men det er når vi setter de første tre, så ser det også eksempelen på hvordan de andre er bygget opp, så kan vi jo, ja, da blir det veldig presist egentlig i det.
Og da skal vi switche over på å få fram, ettersett få fram, nå har vi din PC, Yuliia, så nå... Kan du jo bare ta opp den første rapporten?
Yuliaa Kamkova: Ja.
Frode Stenstrøm: Og da skal jeg fjerne den, så du får den opp å stå.
Yuliaa Kamkova: Ja. Takk Frode.
Frode Stenstrøm: Og så gjør vi bare sånn. Jeg flytter oss litt rundt det litt avhengig. Jeg tror vi skal legge oss der, for der vil minst mulig være.
Yuliaa Kamkova: Kanskje ja.
Frode Stenstrøm: Men den første rapporten 1. juli, dette er leads pipeline, altså kundeemnene, og alle markedsenheter blir jo målt på en ting. Det å skaffe flest mulig kundeemner på norsk leads på engelsk for å kunne ha noe selge på en sak, så det å ikke ha noe å selge på er veldig trist. Og jeg tenker at det fine med denne rapporten Yuliia, som du kommer til å gå gjennom, det er jo at jeg ser bruker vi riktige ressurser på de riktige tingene for å skaffe oss kundeemner Så kan du ikke bare ta oss litt gjennom hvordan du har bygd opp denne rapporten?
Yuliaa Kamkova: Ja, så jeg kan si at denne rapporten kan bli interessant for den. Det er som tredje rapport som du snakket om, så den alle tre grupper kan se på. Markedsføring, selgerne og selgslederne. For de har, vi kan se over kilder av kundeemner, og hvilken av disse kildene gir oss det meste salg faktisk. Men først jeg kan si at vi er nå på Power BI-websiden, og du kan få den rapport som lenken i E-post eller på Teams, eller du kan bli fordelt direkte i Power BI websiden.
Og her, vi er nå på
arbeidsområdet, som har rapportexempel på navn. Ja, og vi har tre sider av salgsrapporter, som har litt salgsmulighet, tjenestepipeline og ansatte resultater. Og når du er på Power BI-websiden, det er ikke farlig å trykke på noe eller justere noe fordi du alltid har den grønne knappen, så hvis du trykker på noe og du ser oi det ser ut ikke som jeg var i begynnelse, det kan du alltid trykke her, så det kommer å bli som det var fra før.
Og kanskje siste ting her som jeg vil se på, at du kan abonner på rapport. Så hvis du vil tilpasse den rapporten til det behov som du vil se, den dataperioden eller den selger som du er interessert i, eller den kunde som du er interessert i, du kan lagre disse innstillinger og abonner på den rapporten på den måten.
Så hver morgen kan du begynne din dag med e-post fra Power BI-websiden Hei se på det.
Frode Stenstrøm: Så da får du en rapport på mailen din om hva som skjedde?
Yuliaa Kamkova: Ja eller Teams, det er litt opp til deg hvordan du vil ha det.
Frode Stenstrøm: Ja, det stemmer.
Yuliaa Kamkova: Ja, så la oss se litt nærmere på fullskjerm. Ja, kanskje det er bedre nå. Så først ting at den rapporten nå, den viser for den enkelte selger, for eksempel Axel, men vi kan også se på alle selgerne, så den kanskje blir mer interessant for salgsleder eller lederne i selskapet.
Det som jeg skal se først at vi nå bygger et rapport for selskap som driver med møbelsalg. Så da alle salgsmuligheter som vi kommer å se på, det kommer å bli møbel-relatert salgsmuligheter. Og alt her er... kunstig data, så det er ikke noe at vi viser noe hemmelig informasjon Så alt her er fiktive data.
Ja, så la oss begynne. Så vi kan se først på den dataperioden så vi ser over 23 år, hvordan gikk det med kundeemner, salgsmuligheter og vunnet salgsmuligheter over det. Så det er på en måte salgstrakten som vi kan se. Så her kan vi se det over perioden men vi kan også bytte til kvartaloversikt, åroversikt, fordi det var bare ett år, men hvis vi...
endrer der vi ser over to år. Og her kan du bruke slider, eller du kan bruke det som kanskje folk er litt vant med.
Frode Stenstrøm: Datavelgere? Ja, datavelgere.
Yuliaa Kamkova: Også er det mulig å se gjennom hver uke. Men kanskje måneder.
Frode Stenstrøm: Blir mer pent iallfall.
Yuliaa Kamkova: Ja, pent. Men det er litt om hva du er interessert i. Hvis du vil se bare på den måneden, da kanskje uken Snabben blir mer aktuelt på versjonen.
Frode Stenstrøm: Denne rapporten synes jeg er fin fordi den kommuniserer både til markeds- og salgsavdelingen hvorvidt er nok kundeemner å jobbe på, fordi det hjelper ikke å god kapasitet på salg hvis man ikke har noen kundeemner å snakke med. Og her ser vi fra den blå-lilla kurven, som er det antall kundeemner som har kommet inn per måned.
Yuliaa Kamkova: Ja, og det som er også interessant er at fra disse kundeemner vi selger noe. Og hvis vi trykker her, det er mulig å se for eksempel fra direkte markedsføring, vi har fått tre salg og hvis vi trykker på det, kan vi se hvilken kunder har vi solgt dette til, og hvilke salgsmuligheter var det. Så moderne hagemøbler, vi har solgt for 13 000 kroner, så det var ganske god, og det gikk fra direkte salg til Norsk Malemester.
Frode Stenstrøm: Norsk malemester ja. Men det du viser nå synes jeg også er veldig fint, for det er veldig ofte de par rapportene jeg har sett fra før, så har de vært i stor grad bare en side og et filter. Men det at jeg nå kan gå og grave dypere i rapporten bare på å peke på en søyle som det, og få relatert informasjon Spare mer tid for å finne ut av ting jeg ellers måtte grave i.
Og det er det jeg mener har vært nyttig for oss da.
Yuliaa Kamkova: Ja, og det er det største forskjellen mellom Power BI og for eksempel Excel-arket. Fordi Excel-arket er spreadsheet som gir oss litt informasjon, og det kan ikke bli tilkoblet til forskjellige kilder. Her tilkobler vi direkte til vår CRM-salkappen, så alt oppdateres ganske samtidig med de Endringer som selger gjør i appen og der vi har fått aktuelt informasjon.
Og som er også interessert med den interaktive ting, at hvis vi trykker her, da kan vi se bare disse kilder som mål for direkte markedsføring over hele siden. Så vi kan se at her vi filtrerer den grafen, Så vi kan se at salg var i august september og april. Disse tre salgene som vi har fått her. Og også vi highlight disse salgene i salgstrakten her.
Så det er to muligheter hvordan Power BI kan interagere med inne, er å highlight eller å filtrere. Så her har et eksempel av highlight, men oppe det er filtreringsmodus.
Frode Stenstrøm: Men jeg synes også det som er fint med disse rapportene er jo det at du får måling på hvilke type kilder som betyr noe. Og nå utover høsten så skal vi i ProsessPilotene nå koble våre datakilder også opp mot Google Analytics, hvor vi har lagt inn konverteringsverdier.
Vi ser for eksempel hvor mange er det som besøker nettsiden vår som blir der i mer enn ett eller to minutter, som er et ganske stort segment mennesker. Helt ned til hvor mange som faktisk fyller ut Kontakt oss-skjema for å være konverterte og konvertere til et kundeemne i Dynamics. Det betyr at dere kan få hjelp oss å ta beslutninger knyttet til om vi skal satse mer på digital markedsføring knyttet til YouTube eller artikkelskriving, frokostseminarer Og det er jo det som er det viktige at vi ikke synser men at vi jo hele tiden bruker pengene på de tingene som skaper mest verdi for oss.
Og derfor synes jeg at denne type rapporter er bra for alle salgsavdelingene å ha, for det gir et felles samarbeidssted for salg og markedskommunikasjon, eller salgsavdeling og markedskommunikasjonsavdelingen til å jobbe sammen.
Yuliaa Kamkova: Og det som er fint her, at på Power BI-websiden, det er også mulig å lage kommentar Så hvis du vil kommunisere om noe i den rapporten for eksempel markedsføring, se at den selger, for eksempel vi kan velge, ja, beklager, for eksempel tilbake til Aksel, at, ja, her i desember det var ni salg, Så kanskje de er interessert i hvilke kilder han brukte, eller hvilke kunder var mest interessert.
Så da kan de snakke direkte i den rapporten på Power BI-siden
Frode Stenstrøm: Og så er det en annen faktum her, og det er jo det at fra man får kundemnet til man får en saksmulighet til man vinner, så går det tid. For noen selskap er det noen dager for andre selskap kan det være år. Men hvis du ser at du har en trend i kundemner som er negativt fallende, så vil det ofte være en god prognose på at salget kommer til å falle.
Det gjør at man får et styringssystem bare her i forhold til hva som kommer inn.
Yuliaa Kamkova: Så kanskje vi kan se på neste rapport som snakker litt om fortiden og fremtiden.
Frode Stenstrøm: Ja for neste var den salgsmulighetsrapporten vår.
Yuliaa Kamkova: Som jeg heter omsetningsanalyse men ja, den snakker litt om informasjon og om fortiden fremtiden og hvordan går salg i forhold til budsjett, så som vi ser den er synkronisert, så vi får nå ha samme selger og samme dato men kanskje vi er først interessert å se på hele selskap omsetning Så vi ser at med grønn linje vi har budsjett, og med oransje linje vi har faktisk tjenester.
Så det er de salgsmuligheter som var solgt, og de penger som selskapet tjente. Og vi ser at etter jul at vi gikk over budsjett, så kanskje vi kan se litt over jul her også, for å bli litt... Ja, fra juni for eksempel. Ja, så da er det litt mer detaljert over den perioden som var god for selskapet.
Eller vi kan se forskjellig på den perioden som var dårlig for selskap, men for nå den.
Frode Stenstrøm: Da har jeg lyst til å skyte inn at den rapporten ser på nå er en av de rapportene som jeg opplever veldig, veldig veldig mange av våre kunder er interessert i, for du ser den faktiske omsetningen, du ser budsjettet ditt, du ser hva som er solgt, Og det som heter vektet salg hvor du ser på hva som ligger i salgsmuligheter, ganget med sannsynligheten for å få det til å skje Og det gir en veldig god styringsparameter, for det gir veldig gode prognoser.
Hvis vi ser her i vårt eget selskap nå, så har vi så precise prognoser, at vi vet med svært liten prosentvis avvik uke for uke hva omsetningen kommer til å være. Og det bruker vi da til for eksempel å bestemme om vi trenger å ansette noen flere. For når vi ser at vi har en stor mengde kundeemner som kommer inn, De konverterer til en salgsmulighet, så går det kanskje da 6-9 måneder før de konverterer til et ordre, så vet vi hvilken bemanning vi trenger å ha allerede i 2025 og 2026 tidslinjen, basert på denne rapporten.
Så nå viser du de fiktive dataene, men i vårt selskap så har vi den, og denne rapporten blir brukt i ledergruppemøte, hver eneste ledermøte, første ting fra 0800 til 0805, For å vise hvordan ståa går i butikken vår, og om vi har kontroll på det vi driver på med eller ikke.
Yuliaa Kamkova: Ja, så som du sa, den rapporten var inspirert av den rapporten som vi faktisk bruker men her laget vi fiktive data, så vi viser ikke våre tall.
Frode Stenstrøm: Nei, vi viser ikke vårt tall, men det er nettopp denne rapporten som er så lett, og det som vi snakker om rapporteringskultur, Det er når denne rapporten er tilgjengelig for hele selskapet og ledergruppen, men teamlederne våre kan jo se det for sitt team,
Yuliaa Kamkova: Ja.
Frode Stenstrøm: Hvordan teamene går. Sånn at det gjør jo at en teamleder som merker at her må vi gjøre noe, så kan du se ganske tydelige trendlinjer i hvordan ting utvikler seg, og det å bruke det i operasjonelt for å motivere til å få bedre leveranser eller flere leveranser og sånt eller bedre salg Det gjør at jeg sover godt om natta, for jeg vet at vi har kontroll.
Yuliaa Kamkova: Jeg tror det er det hovedmålet med disse rapportene, er å gi meningsfull innsikt av den prosessen som går i selskap til prosjektlederne eller teamlederne. Så jeg er veldig fornøyd for å høre det, fordi det betyr at det var en god rapport.
Frode Stenstrøm: Og det er jo sånn at du har vektet salg der, Men det sier noe om hva vi tror vi kommer til å få, og det vi ofte legger til i tillegg det er for eksempel for de av dere som jobber med tjenestebasert næring, altså selge konsulenttimer, så kan du legge en prognose, for hvis folk er allokert på et sett med prosjekter, og du vet hva allokeringen er, og du ser avvik mer enn hva som blir ført av timer, kommer til allokeringen Så gir det en større pekepinn på omsetning.
Fordi de av dere som lever av konsulenttimer, lever av antall fakturerte timer, og det å vite at det er reelt, er interessant. Det vi ofte ser i våre egne rapporter, det er at hvis plutselig fem konsulenter dro på et seminar en dag, som ikke var lagt inn i vår produksjonsplan, så kommer det et avvike i det, men da forstår vi hvorfor avviket er, og det er enten sånne ting som skjer, eller sykefravær man ikke visste om.
Og det å kunne jobbe igjen med det og vite at man kanskje må gjøre noe med sykefravær eller noe sånt, man kan ta veldig mye informasjon ut av sånne typer rapporter som vi nå ser på.
Yuliaa Kamkova: Også en ting til her, når selgerne prøver å selge noe - altså har en salgsmulighet, de også evaluerer og gir sin prognos hvor mye mulighet de vil selge det.
Så den kan også gi oss litt en innsikt hvordan den prognosen går med de selgerne. Er de gode i å evaluere den salgsmuligheten, eller kanskje de kan bli litt mer realistiske?
Frode Stenstrøm: Absolutt men i det er det noen annen viktig ting, og det er at når våre selgere vet at de tall de bruker inn i Dynamics-plattformen blir brukt av så mange ledd - den blir brukt av en ledelse som følger med på penger, den blir brukt av teamleder som følger med på de ansatte, den blir brukt av prosjektlederne for rapportering til kunde - så er det veldig pinlig å ha lagt inn feil tall.
Yuliaa Kamkova: Ja.
Frode Stenstrøm: Så man blir heller mer nøkteren i sin vurdering som du sier, enn være overoptimistiske, men grunnpoenget er at datakvaliteten blir bedre.
Yuliaa Kamkova: Ja, og vi kan for eksempel på den rapporten vi har mulighet til å se på disse faktisk for de får nå, det er de salgsmuligheter som er pågående. Så det er de som er i salgprosessen utarbeidet og kvalifisert, samme som på var på salgappen.
Men hvis vi vil gjerne se på de salgsmuligheter som var pågående Tapt, da vi kan se hva skjer her så for eksempel her Aksel tenkte at det er 125% at vi kommer å vinne det det gjør ikke ja og Det kan gi oss informasjon, ikke bare om det vi har tjent men også vi har tapt. Så det er ganske kult at det kan bli filtrert til de behovene og de analyser vi vil gjøre med det.
Også som man ganske lett har, at vi alltid kan sortere denne tabellen På for eksempel vektet omsetning så de største salgsmuligheter som vi kommer å Selge, så for eksempel den første, vi tenkte at vi kommer å tjene nesten halv millioner eller litt over halv millioner kroner og tenkte at det kommer å bli ferdig i 16.
oktober, som igjen snakket litt om prognoser fra selgerne, så han skrevet at det kommer å bli lykket i 16. oktober, men det er 2024 og det er fortsatt åpen, det betyr at kanskje Julie skal bli litt bedre i selg. Jeg er god på rapport, ikke på salg. Der ser vi i det.
Frode Stenstrøm: Men det er en annen faktor i disse rapportene som synes er viktig, og det er at et salg er et salg og for de aller fleste firmaer, hvis de selger noe i dag, så skal det kanskje leveres om en måned, og kanskje til og med to år før leveransen kommer, Leveransen skal kanskje litt porsjoneres ut over en tidsperiode i tillegg.
Når man har Dynamics-plattformen, hvor man har disse dataene inne, så kan for eksempel en prosjektavdeling si at ja, men dette er et prosjekt som varer i tre til seks til åtte måneder. Og da løser man en annen utfordring, og det er nemlig å kunne periodisere både ressursallokeringen, men også inntektene over den samme perioden litt avhengig om det er betalingsmilepæler eller om det er betaling per måned.
Og det gjør vi også oss nå med de arbeidet vi gjør, at vi legger da inn et prosjekt, vi vet hvor lenge det varer, og da kan vi også se tilbake til hvilken kapasitetsutnyttelse som trengs på andre enden. Så av en sånn type omsetningsrapport så kommer det veldig veldig mye informasjon, og det som er fint med den er at den kan brukes av en ledergruppe for å følge opp totaliteten, en teamavdeling kan følge opp en enkelt ting, en selger kan følge opp sin enkel kunde, Og salgslederen kan se hvordan det går med salgskorpset som helhet.
Så denne typen rapport unner jeg egentlig alle våre kunder å kjøpe, så det er bare kontakte henne, så får dere det.
Yuliaa Kamkova: Ikke bare meg, vi har jo flere.
Frode Stenstrøm: Jo, vi har flere, men i hvert fall ta de beste. Så kan vi, men jeg tenkte vi skulle snakke litt om aktivitetsnivå.
Yuliaa Kamkova: Ja
ja.
Frode Stenstrøm: Fordi det som er en realitet da det er at når vi ikke oppnår det salget vi skal oppnå, så er det jo ofte en grunn til det.
Og når vi ikke får salgsresultatene, så er min erfaring at aktivitetsnivå er ikke riktig. Og da sier jeg ikke at selgerne ikke jobber. De aller fleste selgerne jeg kjenner de jobber beinhardt Men det er ofte kanskje at man jobber feil. Og et eksempel på det kan være at man velger å bruke mye tid i mail og sende mail til kunder, i stedet for kanskje å bruke tid til å snakke med kunder.
Og det å kunne ha vite sånn som du er nå, se på aktivitetsnivå og hvordan utviklingen er, kan være en tidlig varsel så gitt at du har nok kundemner men aktivitetsnivå er lavt så skjønner man jo egentlig implicit at ja men dette blir jo ikke noe salgsmuligheter av.
Yuliaa Kamkova: Så det er Er viktig å se på de aktiviteter som faktisk de selgerne gjør.
Og her vi har litt forskjellig type av filtrering, så her vi kan ikke velge selgeren men vi kan velge det direkte på den grafen. Så for eksempel vi er interessert i Aksel, så da når vi trykker på han, da vi ser de aktiviteter som han driver med, og da vi kan se at han har masse telefonsamtaler og har alle disse aktiviteter som han jobber med og de salgsmuligheter som er tilkoblet, men det er også mulig å filtrere, så for eksempel vi kan se at det var mange telefonsamtaler, men kanskje masse diskusjon.
Frode Stenstrøm: Ja, det er alle de aktivitetene som vi kan ha i en plattform da.
Yuliaa Kamkova: Men han har ikke så mange messages, så han bruker mest telefon, og det gjør han effektiv.
Frode Stenstrøm: Ja, det er jo det som er det fine med å kunne se de trendene, I min forrige arbeidsgiver gjorde vi en analyse, vi hadde veldig mange selgere der, og vi gjorde en analyse over hvem som brukte Dynamics CRM-systemet mest, og hvem som aldri var innlogget.
Og så gjorde vi en tilsvarende analyse på hvem som solgte mest, og hvem som solgte minst. Og det var nesten en til en korrelasjon mellom de som brukte CRM-systemet, planla salget sitt, brukte de riktige aktivitetene, ga høy salgsresultat, og de som solgte minst hadde ikke engang logget på CRM-systemet og ikke brukt det.
Så vi kan godt le litt av det, men disse rapportene er et veldig godt styringsverktøy for en salgsledelse. For å kunne se om vi jobber riktig for å oppnå de resultatene vi sa. Og det er egentlig litt av det vi har snakket om, vi startet innledet med å si har vi jobbet markeds- og kommunikasjonsavdelingen riktig for å skaffe kundemner, og hvor mange skaffer de, og ser vi da at det blir et salg det var den første.
Dette er en rapport som vi som salgsleder skal bruke for å se om vi jobber riktig i salgsavdelingen vår, Den andre er mer for å støtte selgeren og se hvordan det går med løpende salg og ha omsetnings og rapportering. De tre rapportene synes vi er helt supre å ha for å følge opp en salg eller salgsavdeling.
Den andre rapporten vil jeg si, for det som er så bra med det, er at igjen bruker man ikke CRM-systemet til å logge inn mail og aktivitet, Eller telefonsamtale, så gjør man det veldig vanskelig for sine kolleger.
Yuliaa Kamkova: Ja, ja. Så alle disse aktiviteter er tatt direkte fra CRM, så det betyr at du må logge alle aktiviteter.
Det er riktig. Så bruk CRM-systemet, og da ser riktig ut her.
Frode Stenstrøm: Ja, vi kan... om vi søker på dollar-tegna?
Yuliaa Kamkova: Da kan vi se penger, og da kan vi se... Hvilken selskap den selgeren solgte mest. Og har vi kanskje faktisk oppsetning gjennom 100% salg. Så ja, vi vet at det ser ut at alle selgerne var ganske optimistiske.
Eller hvis de solgte alle salgsmuligheter. Så det var bare det. Så det er mulig å... Jobbe med disse rapporter på forskjellige måter, så det vil jeg vise.
Frode Stenstrøm: Men det er jo det som er så bra altså igjen at du kan da i en og samme rapport så kan du legge inn informasjon og switche mellom de to sånn at du ikke må hoppe inn og ut en annen rapport for å få litt mer informasjon Og igjen så hadde du den interaktive biten som jeg synes er kjempefin.
Og helt uavhengig av det så ser du at her har vi brukt ProsessPilotenes farver og profiler for å lage rapporterne. Og det kan vi også gjøre for dere slik at rapporterne ser ut som deres rapporter og ikke bare en helt tilfeldig valgt rapport fra internettet. Så det var egentlig de rapporterne vi skulle snakke om nå, først og fremst i dag, knyttet til...
Skal vi se, det var de rapportene vi skulle snakke om som vi hadde live. Jeg tenkte vi skulle bare si litt om en rapport til som vi ser er super allright å ha med. Skal vi se om jeg klarer gjøre dette riktig nå. Og sånn, ja. Så gitt at salget er gjennomført, så er det sånn at når selgeren solgt noen ting, så er det viktig for den samme selgeren å vite hvordan den leveransen foregår, og gjerne før det smeller.
Og jobber man for eksempel med prosjektsalg, så er det vanlig å vite for eksempel at hvis jeg skal levere til kunden så og så mange timer produsert per uke, Så er det fint å vite, som vi sa i sted, avviket mellom hvor mange timer som er solgt og hvor mange timer som er produsert. Det betyr ikke at kvaliteten av denne er bra, men det sier noe om vi er på ballen.
Veldig ofte så skjer det som ofte skjer i tjenestenæringen at de som skal gjøre jobben kanskje er litt på etterskudd eller var i andre oppdrag før de kom inn, Så det vi har i ProsessPilotene er at vi har en sånt det vi kaller leveransestatus eller avviker produksjonsrapport, hvor man kan se på prosjektlederen, selgeren KAM'en altså, ansatt kunde og så videre.
Og denne rapporten ser både de ansatte i prosjektene og selger og prosjektlederne, slik at alle forholder seg til den allokeringen som var reell. Og nå har jeg skravert ut alle verdiene i rapporten for det er vår rapport dette her som vi bruker den dag i dag. Men denne rapporten kan da være med å forklare avvik.
Så hvis man starter et ledermøte med å se at her er det svikt i omsetningen, og lurer på hvorfor, så går man rett inn i leveransestatusrapporten og ser hvorfor er det svikt i leveransen. Jo, det var kanskje fordi at noen var syke, kunden har ikke startet det, altså kunden var ikke tilgjengelig. Det kan være mange forklaringer på hvorfor, men da vet man at da kan man kanskje snakke med to personer og finne hvorfor avviket var.
Og sånn sett være proaktiv i å hindre leveransesvikt. Så dette er jo den løpende driften som jeg vet at veldig mange av våre selger følger med på, uten måtte mase på prosjektlederne hva status, hva er status, hva status. Den neste rapporten er at når ting er levert og blir fakturert, så er det sånn at en del kunder, selv om det ikke er lov velger å ikke betale sine regninger som en demonstrasjon på at de misfornøyd.
Og det å vite hva som er forfallt er også en tidlig varsel som selgerne våre trenger å vite for å kunne se om de skal følge opp noen ting. Må de kontakte kunden? Er det noe de er på en passe på? Og her har vi en tilsvarende rapport hvor det står data og feltrør som er fjernet for dette er egentlig litt sensitive ting, men det er egentlig navnet på selgerne.
Så hver selger bruker den rapporten hyppig. Det er øyeblikket det er en faktura som ikke betales i tide. Så i stedet for at de går til inkasso og gjør alle de harde tingene, så kan man ha en dialog med sin kunde og vite hva som skjer og hvorfor. Så det er jo da det ene, se på den løpende før det blir fakturert, og den andre er jo når det har blitt fakturert og hva som skjer etterpå.
Yuliaa Kamkova: Det viktig å tolke.
Frode Stenstrøm: Og den siste rapporten som jeg tenkte vi vise i dag, det er rett og slett hard core og omsetning. Du var jo inne om den fine rapporten din som viste tjenesteomsetningen, men det er to rapporter vi har veldig mye glede av hos oss, og det ene går på å vise faktisk omsetning, både på produktgrupper, altså tjenestenæring men også produktsalg, periodiseringen av det, og kunne da i den rapporten som det fremkommer her i Power BI, Borre ned, så hvis du har en nytt kunde for eksempel så kan du trykke på plusstegnet, så ser du hvor mange konsulenttimer de har kjøpt, hvor mange produkter de har kjøpt, og den type informasjon, og denne er ekstremt nyttig.
Og denne rapporten finnes i to utgaver, det ene er en sånn ren omsetningsrapport, men det andre er det vi kaller livstidsverdi. Og den livstidsverdirapporten er ekstremt viktig, for det vi ser er mønster i omsetning i kundemassen, på tvers av alle våre 250 ish kunder. Og da ser vi for eksempel at veldig mange kunder investerer mye i år 1, litt i år 2, så er det forholdning i år 3, og så begynner de å investere mer i år 3 og 4-5 igjen.
Og det betyr jo at det for oss å være til stede på kunden på riktig tidssted er viktig. Og det er de der livstidsrapportene kommer inn for å se hva en kunde skaper av verdi, selv om de kanskje er veldig liten i dag, så blir man ofte store om et år. Så det var egentlig om disse seks rapportene det var vi skulle gå gjennom, og da tenkte jeg at vi skulle gå litt og se litt på hvordan vi har skapt, bare snakke litt om prosessen, for du har jo skapt disse rapportene mange ganger.
Og da er det en arbeidsflyt i det, og det første vil jo være å stille seg spørsmål om hva vi trenger, og det er der vi prøver å være litt inspirasjon for dere i dag, hvilke rapporter trenger salgsavdeling? Kanskje bare ta de seks rapportene vi nå har lagd og få de inn. Men så kommer du inn da, og da er det jo datakvalitet.
Yuliaa Kamkova: Ja, det er kjempeviktig å bruke ganske mye tid på det, for å bli sikker på at du har riktig data, til det riktige spørsmålet som vi vil gjerne svare med disse rapporter, også å bygge datamodell, fordi den datamodellen som brukes I Power BI, det må bli gode da alle beregninger som vi gjør i Power BI, det kommer å gi oss riktig tall.
Fordi det kan vise noe tall, men det kan bli at det er helt feil bare på grunn av datamodell. Så det er også ganske viktig å ha det på riktig måte tilkoblet alle tabeller og alle data mellom hverandre. Og da å ha datavarehus, Så det om hvor å lagre den data, eller til hvilken kilder skal vi tilkoble til, fordi vi kan tilkoble til CRM, som jeg har allerede sagt, men det er også mulig å tilkoble til SQL-database eller dataverkhus som var bygd fra før, som er på Data Factory eller noe sånt, eller det kan bli også tilkoblet til Excel-arket for eksempel Hvis selskapet brukte fra før bare Excel-arker for å styre alt, da kan disse arkene bli brukt, men da kommer det å bli litt mer interaktivt, litt mer penere kanskje enn bare tabell.
Frode Stenstrøm: Det er helt riktig.
Og
vi har på YouTube-kanalen vår en video som heter hva er Microsoft Fabric, den kan dere se på, en veldig populær video, sett mange tusen ganger allerede Der forklarer vi hva teknologien er som Microsoft legger til grunn, Fabric og hvor Power BI er en del av det. Men det hovedbudskapet jeg har lyst til å si til dere nå, det er at det å bygge et datavarhus kan gjøres mye rimeligere og enklere enn før.
Teknologien er kommet så langt at man trenger ikke betale hundre tusen kroner for å få et datavarhus, man kan bruke Fabric og starte på en ganske rimelig penge. Samle dataene sine, bearbeide dataene, og jeg vet også at analyseteamet vårt er ganske gode på å bruke den dataen til å legge inn prognosemodeller.
Det er for å predikere salg anti-churn, for å se om man mister kunder. Det er ganske mye det teamet klarer lage av informasjon for å hente det ut, og jeg utfordret det til og med Eivind en gang, for man klarer å gjøre noe med dårlig datakvalitet, og de klarer faktisk å gjøre mye av datavask også der.
Og det er jo sånn at gangen i det er at du og din salgsavdeling, dere må jo stille dere det grunnleggende spørsmålet, hva trenger det av informasjon for å drive selskapet, så kan vi legge til rette datagrunnlaget for dere, Og her er også en veldig annen spennende ting, og det er at når man forstyrrer datagrunnlaget på plass, så har man så enkelt lagt mye av grunnmuligheten for å ta i bruk.
Kunstintelligens, for eksempel. For da kan CoPilot bruke det samme datagrunnlaget i det dere måtte bruke det til. Og så kom vi til selve rapportene, og da har og du kunnet lage en rapport.
Yuliaa Kamkova: Ja, så Power BI er tre-delt, en er Power BI-websiden som vi har sett sammen. Men det er også Power BI Desktop og Power BI Mobil.
Så Power BI Desktop er den verktøyet som jeg bruker for å bygge disse rapporter. Så her på Power BI-websiden det var det mulig å justere litt, og vi har sett den filtreringsmuligheter på høyresiden som er mulig å lage noe filtrer og alt. Men det er veldig begrenset. Så det som jeg kan gjøre på desktop, da kan jeg endre alt.
Frode Stenstrøm: Ja, du kan endre alt.
Yuliaa Kamkova: Og det som jeg vil Og justere hva du vil se etterpå på den Power BI desktop. Så først bygger du opp rapporter på Power BI desktop, og da publiserer du det til din arbeidsområde på Power BI websiden.
Frode Stenstrøm: Og hvis dere har Power BI-rapporter som dere har i dag, og dere bruker i dag, men de ser kanskje så fine ut, så kan dere gjerne kontakte oss så kan vi hjelpe dere å gjøre dem til å kommunisere bedre.
Når alt kommer til alt, så handler dette om å lage rapporter som kommuniserer godt, som kan brukes av flertallet uten videre opplæring. Og det morsomme også er at hvis vi for eksempel legger tilrette datagunnlaget for dere, så kan dere bruke Power BI til å lage ad hoc-rapporter selv på det samme datagunnlaget.
Men det viktige er at man jobber mot ett datagrunnlag som gjør at uansett hvilken rapport man lager, så kan man se de samme tallene, og stor ser man ikke de samme tallene, og storler på de samme tallene, så blir det ikke brukt. Så er det det siste, og det er bruken i forhold til organisasjon. Og jeg ser jo det at litt av suksesskriteriet her er jo vært det at når en ledergruppe starter sitt med mandagsmøte med å se i Power BI hvordan driften har vært og hvordan det kommer til å bli fremover så å bruke de tallene, så blir det veldig veldig disiplinerende for de som gir input til datene, at datene faktisk blir brukt og sett.
Det er også en positiv side av det, det er ikke så mye som er så mye på kontroll egentlig, men det er at hver enkelt selgerarbeid og resultat blir synliggjort for flertallet, Og da blir også flere av de ansatte sett og opplevd. Og jeg ser nå at hos oss brukes Power BI-rapportene både av ledergruppen, det brukes av teamlederne, det brukes i salgsledelsen og det gir oss, som jeg sier i sted, grunnlag til å vurdere om vi jobber riktig, om vi skaper god verdi, om vi gjør god leveranse for våre kunder, og ikke minst om våre ansatte, hvordan de har det.
Så det er veldig mye i organisasjonsutviklingen av det her, for lage en Power BI-rapport, det kan man gjøre fort, men det er ikke rapporten som er vesentlig, det er bruken av rapporten som er vesentlig, og hvordan de tallene faktisk brukes til beslutningsstøtte. Og det har vi også da i en av våre podcastepisoder, så snakker Eivind og Per Kveim hos oss om nettopp dette med hvordan man kan måle innsatsfaktorene sine for å styre forretningen, for en omsetning som skjedde forrige uke har skjedd, Men hva er det som må gjøres av endring i organisasjonen for å nå høyere omsetning?
Så det er veldig mye i disse tingene som vi ikke har med teknologi å gjøre. Vi kommer inn bare på, vi hjelper til og med alt sammen men det er viktig at du og dine tenker bruken av rapportene. Og som jeg sa, alt dette her bygges da i Fabric, og se felles på YouTube-kanalen vår, så ser du den videoen på hva Microsoft Fabric er som produkt, I dag har vi vært litt mer på selve rapportene.
Og da skal jeg titte litt inn i ... Da er vi egentlig ferdige. Da er vi faktisk ... Hvis jeg gjør sånn og sånn, og sånn, så er vi faktisk ferdige med dagens webinar.
Yuliaa Kamkova: Ja. Fikk vi noen spørsmål?
Frode Stenstrøm: Nei det spørsmålet kommer nok også. Send dem gjerne som kommentar nederst på kommentarfeltet på YouTube. Og da, hva er det vi har sett på i dag da?
Vi har jo vært gjennom eksempelstaket rapporter.
Yuliaa Kamkova: Ja, vi gikk ... gjennom tre salgsrapporter live, og også tre som var skjermbilder men begge to var like interessante og kan bli nyttig. Så vi snakket litt om det som var mulig å få til med disse rapporter, eller med de rapporter som dere vil at vi bygger til dere Ja, og også vi snakket litt om hvordan å bygge disse rapporter.
Så hva er grunnen og hvilke verktøy kan vi bruke for å bygge dem?
Frode Stenstrøm: Så med det så har vi kommet til veis ende i dagens webinar. Vi har vist dere noen eksempler på det. Vi kommer til å fortsette å lage flere webinarer hvor vi ser på andre rapporter for andre avdelinger enn bare salg Og hvis det er av interesse så kan vi også lage et webinar hvor vi går litt teknisk i dybden på hvordan du jobber for både å lage rapporter som kommuniserer godt og får dem til å se ut som firmas rapporter og ikke noe sånn som du bare har lastet med fra internett.
Og da, med de ordene så sier takk til deg Yuliia for ditt bidrag i dagens sending. Lurer du på noe så kommenter gjerne på YouTube. Vil du ha mer faglig påfyll abonner på vår YouTube-kanal Likte du det, så trykk gjerne på like og del sendingen med andre. Denne sendingen er å finne på vår YouTube-kanal samt nettstedeProsessPilotene.no.
Sendingen er produsert av ProsessPilotene som øker verdien av dine kunder ved bruk av Microsoft-teknologi. Vårt analyseteam med Julie her kan lage både datavarer, rapporter, kunstig intelligens prognosemodeller osv. Vårt samhandlingsteam kan da være med å hjelpe deg å lage gode nettsider, kundeklubber, portaler mobilapplikasjoner og alt det som er rundt et godt serienplattform som Dynamics er.
Følg med for kommende uke for enda mer informasjon fra våre sider. Produksjon ansvarlig for denne episoden har vært meg, Frode Stenstrøm. Prosjektleder er Oddbjørg Berge, med ønske om bedre arbeidsprosesser for alle - på gjensyn.