Portalløsninger: Effektiv selvbetjening som sparer tid, penger og ressurser

Selvbetjening og automatisering kan spare bedrifter for både tid og ressurser. Men hva er egentlig en portalløsning, og hvordan kan den bidra til å redusere kostnader i bedriften?

Hva er portalløsning?

En portalløsning er en digital plattform som fungerer som en inngangsport til ulike tjenester og informasjon – tilpasset etter behovene til ulike brukergrupper, som kunder, partnere eller ansatte. Portalen er ofte skreddersydd for å forenkle informasjonsflyt og tilgang til verktøy som brukerne trenger for å håndtere oppgaver selv. I tillegg er en portalløsning som regel integrert med andre systemer bedriften benytter, slik at informasjon oppdateres automatisk på tvers av kanaler.

Se selv: Miljøpilotenes Min Side for å opprette og følge saker

Hvordan redusere kostnader med en portalløsning?

I dagens digitale landskap forventer kunder og ansatte at informasjon og tjenester er tilgjengelige raskt og enkelt. Sluttbrukere forventer gjerne effektiv selvbetjening og transparente systemer, noe som gjør portalløsning aktuelt for de fleste virksomheter.

Å redusere manuelle oppgaver og automatisere prosesser er en av de viktigste måtene en portalløsning kan hjelpe bedrifter å kutte kostnader på. Færre henvendelser til kundeservice, f.eks status på saker og sporing av bestillinger, frigjør tid for kundeservicemedarbeidere, noe som vil kunne spare bedriften for lønnskostnader og andre ressurser knyttet til kundestøtte. Mindre risiko for manuelle feil og misforståelser er også en gevinst som både bedrift og sluttbruker vil sette pris på!

En brukervennlig løsning gir dessuten økt kundetilfredshet og -lojalitet. Når kundene har enkel tilgang til svar og support gjennom portalen, oppleves bedriften som mer pålitelig, transparent og profesjonell. Dette kan igjen redusere churn (kundeavgang) og styrke lojaliteten - som er kostnadsbesparende på lengre sikt.

Portalen som en inngangsport

Portalløsninger er laget som en inngangsport for sluttbrukerne. Målet er enklest mulig selvbetjening, slik at brukerne kan utføre oppgaver og finne informasjon uten hjelp fra kundeservice eller administrasjon.

Smarte funksjoner i en portalløsning, for eksempel:

• Kundeservice og support: Kundene kan søke i kunnskapsdatabaser, melde inn saker og følge opp status på henvendelser uten å måtte ringe eller sende e-post.
• Sakshåndtering: Brukerne kan selv se saks- og ordrehistorikk, spore bestillinger, få tilgang til fakturaer.
• Dokumentadministrasjon: Portalen kan lagre viktig dokumentasjon, som kontrakter, rapporter og markedsføringsfiler - tilgjengelig for alle med nødvendige rettigheter.
• Kommunikasjon og samarbeid: I partner- og medarbeiderportaler kan brukerne dele og samarbeide om oppgaver, noe som styrker kommunikasjon og prosjektgjennomføring.

5 viktige steg for å lykkes med din portalløsning

For at en bedrift skal gjøre det mulig for ansatte, sluttbrukere og kunder å håndtere flere oppgaver selv, er det avgjørende å skape gode selvbetjeningsløsninger og tilrettelegge for enkel tilgang til informasjon.

Her er 5 steg som kan bidra til å sikre en vellykket selvbetjeningsstrategi:

1. Kartlegg og forstå behovene for hver brukergruppe
2. Ha fokus på ROI, men også brukervennlighet, sikkerhet og tilgangskontroll
3. Automatiser manuelle, gjentakende prosesser og henvendelser
4. Planlegg for og tilrettelegg for forbedringer (integrasjoner, skalering osv)
5. Mål effekt og evaluer løsningen kontinuerlig

Vi i ProsessPilotene jobber med å forbedre arbeidsprosesser for våre kunder gjennom:

Unngå kostbare feil: Trygghet og ekspertise med riktig leverandør

Å bruke en erfaren leverandør gir trygghet gjennom hele prosessen med å designe, planlegge, utvikle og implementere en god portalløsning. Vi i ProsessPilotene har lang erfaring med å utvikler portalløsninger og hjelper deg gjerne med å skape en løsning som er tilpasset bedriftens behov og som effektiviserer deres arbeidsprosesser.