Hva er Project Operations?

Er du prosjektleder, jobber du med ressursstyring, eller er du ansvarlig for prosjekter som krever nøyaktig planlegging og oppfølging? Da er det stor sjanse for at Project Operations kan være riktig verktøy for deg.

På dette webinaret får du høre mer om:

• Hva er Project Operations?
• Hvem trenger Project Operations?
• Hvilken verdi gir det? Hvordan levere prosjekter raskere, redusere kostnader og øke kundetilfredshet.
• Viktige prinsipper for moderne prosjektledelse, som fleksibilitet, smidighet og datadrevet innsikt.

Se opptak av demo:

Dette er første del av vår webinar-serie om Microsoft Dynamics 365 Project Operations – den ultimate løsningen for prosjektledelse. I denne første episoden gir vi deg en grundig innføring i hva Project Operations er, og hvorfor det er Microsofts mest avanserte verktøy for prosjektledelse.

Webinaret kan du se på vår YouTube-kanal
Abonner på kanalen og få sjansen til å stille direkte spørsmål og diskutere 'live' med våre eksperter. 

Vi sees på webinaret!

Her kan du lese transcript av webinaret fra 30. oktober 2024:

Hva er Project Operations - prosjektledelse

Merete Falck Erichsen: Hei Jobber du med store eller små prosjekter? Merker du at kundens krav til prosjektene øker? Men, hva om du hadde et verktøy som tilpasser seg prosjektets størrelse og kompleksitet, som gir deg full kontroll og fleksibilitet fra start til slutt? Microsoft Dynamics 365 Project Operations er laget for å løse nettopp disse behovene.

Nå skal vi gi deg et innblikk i hvordan prosjektarbeid og prosjektstyringsverktøy har endret seg de siste årene. Tenk deg et prosjekt der alle ressurser er riktig allokert, tidsplanen overholdes og budsjettet under kontroll, alt med minimal innsats. En løsning som ikke bare støtter prosjektets vekst men også tilpasser seg når behovene endrer seg.

Sånn kan det være å bruke Project Operations. Følg med så får du en oversikt over de beste alternativene av prosjektverktøy som finnes i markedet og vi vil forklare hva Project Operations er, og de behov dette produktet løser for å lykkes i ditt prosjektarbeid.

Frode Stenstrøm: Og med den fantastiske introduksjonen fra min kollega her, Merete, så ønsker jeg dere alle sammen hjertelig velkommen til ny sending her fra vårt studio i Asker.

Vi skal skifte litt tema og jobbe fra den perioden vi har snakket mye om, arbeidsordre og feltserviceoppdrag med Stine og Pia på kontrakter til Merete og prosjektledelse. Og vi gleder oss veldig til å gi deg den første innblikk i prosjektstyringsverktøyene som Microsoft kan tilby og da er det spesifikt Project Operations Merete har jo ikke dere hilst på fra før i YouTube-sammenheng, så du kan jo kanskje si hei og hvem er du?

Merete Falck Erichsen: Hei mitt navn er Merete Falck Erichsen. Jeg har nå jobbet fire og et halvt år som funksjonell konsulent hos prosesspilotene, og på fritiden så driver jeg enten og baker surdeigsbrød selv, eller jeg kjører rundt for å kjøpe av andre.

Frode Stenstrøm: Men selger du surdeig? Er det ikke de sånne gjær du kan selge også?

Merete Falck Erichsen: Jeg har, min "starter" har nå vært delt ut til diverse venner, og hvis naboene er hyggelige med oss, så får de gjerne et brød tilbake.

Frode Stenstrøm: Ja, ok, så hvis det går dårlig i CRM-bransjen så har du noe å falle tilbake på, ikke sant?

Merete Falck Erichsen: Så god er jeg ikke ennå.

Frode Stenstrøm: Ja, men det er godt å ha noen hobbyer i livet. Og du er jo også en fageekspert på prosjektstyringsverktøyene, så jeg vet at du har gjort mange leveranser for kunder på det.

Mitt navn er Frode Stenstrøm, og vil bli dagens programleder her fra oss i prosesspilotene. Litt sånn praktisk først som alltid, vi sender direkte på YouTube, så hvis du har muligheten til å stille spørsmål underveis så gjør gjerne det. Da kan vi rett og slett bare få spørsmålene opp på skjermen sånn og kan dele de spørsmålene, og det er jo derfor vi sender direkte, slik at det skal være mulig å stille spørsmål.

Og en av oss kan svare, det er jeg ganske sikker på, og hvis ikke så har vi en hel haug av dyktige kolleger som også kan svare. Vi lurer på hvem du er, og som vanlig så tekster vi alle opptakene, og vi påfører kapitler, sånn at dere kan hoppe inn i akkurat de delene av sendingene som er mest relevante.

Minner om prosesspodden, som er vår podcast. Der har vi allerede slått noen podcastepisoder som går på prosjektledelse som fag og teori, blant annet en veldig populær episode som går på hvordan du som kunde kan jobbe for å få mer suksess i dine prosjekter, hvor vi har intervjuet våre prosjektledere.

Like og del, abonner, slå på varslinger, så får du med neste sending. Så litt til dagens agenda i dag, for det blir en ganske stappafull og god agenda Vi skal snakke litt om hvorfor dette temaet med prosjektlederstyring og ikke minst Project Operations er relevant, og hvilken verdiskapning du kan få av å bruke denne typen teknologi.

Agenda for dagens webinar om prosjektledelse

Frode Stenstrøm: Vi skal også synliggjøre for hvilke roller det er relevant. Prosjektstyring og prosjektledelsesfaget dekker veldig mange forskjellige typer personligheter, både hos kunde og leverandør, så vi skal belyse de. Og så skal vi synliggjøre hvilke behov som du kan forvente å få løst med innsats og bruk av Project Operations eller andre prosjektstyringsverktøy for den saks skyld.

Så skal vi belyse hvilke verktøy som finnes. Microsoft har en rekke gode verktøy innenfor prosjektledelsesfaget, og vi skal synliggjøre hvilke verktøy som finnes. Og når du bør bruke de forskjellige. Og det bringer oss over til den siste og mest spennende delen som er Project Operations, som er et fantastisk prosjektstyringsverktøy som også vi her i prosesspilotene bruker, og det vil da, har Merete sagt seg er villig til å vise fram for oss i dag, med litt påfølgende webinarer som også går inn i tema hvordan du skal bruke dette verktøyet.

Og så oppsummering til slutt. Og med det så har vi egentlig en ganske klar agenda. Jeg tror det blir spennende. Skal vi se en kjapp titt på kommentarene? Da har dere ikke noen spørsmål enda Da tar vi de når de kommer. Ja, multitasking, vet du. Jeg tenkte vi skulle starte først og snakke litt om moderne prosjektledelse og de grunnene som på en måte gjør at det er interessant for deg og dine å investere i denne type verktøy.

Moderne prosjektledelse

Frode Stenstrøm: Og vi vet jo også at moderne ledelsesteori har også påvirket prosjektledelsesteori, og så er det jo kravene til samhandling som øker mye Så vi begynner litt strukturert først. Hvorfor er moderne prosjektledelse så viktig? Og der er det det første punktet først det er at prosjektkompleksiteten øker i stor grad.

Det er gjort ganske konkrete studier av PMI, altså Project Management Institute, Som viser at de fleste prosjektene over 85 prosent av dem, har økt i kompleksitet og omfang de siste fem årene. Da er det også gjerne flere interessenter, mer avansert bruk av teknologi og ikke minst avhengigheten av disse som gjør at krav til prosjektledelse som fag øker av omfang.

Så har du dette med kostnadskontroll Det er sånn at de organisasjoner som velger å investere i god prosjektmetodikk og prosjektledelse og struktur, de gjennomfører sine prosjekter mye oftere basert på tid og budsjett enn de kunder som ikke gjør det. Dette er studier av Gartner, som det står link på i skjermen under, som viser hvor stor andelen er.

Men altså 89% av alle de prosjektene som blir gjennomført gjøres innenfor budsjett og kontroll, noe de fleste er interessert i, hvis man har god, moderne prosjektledelse og tilhørende verktøy. Så er det dette med ressursoptimalisering, som jeg tror er en evig kime til mye jobb hos de aller fleste firmaer.

Med moderne prosjektdelelse reduseres sløsning av ressursene i prosjektene med opp til 28% gjennom bedre planlegging og ressursallokering. Vi vet jo det at dødtid er ikke spesielt gøy men det vil ofte oppstå i prosjekter, og med endret krav til å levere gode prosjekter, så må man jo også da være i stand til å få bedre ressursoptimalisering.

Og så vil jeg ta opp dette med risikoreduksjon. Når man innfører gode metoder for prosjektledelse, også da de verktøyene som følger med, så blir man mer bevisst på risikostyringen prosjektet hvor partene kan jobbe sammen for å minimere prosjektets risiko. Og til syvende og sist, konkurransefortrinn Så er det sånn at de fleste organisasjoner som rapporterer standardisert prosjektledelse har kritisk vekst for overlevelse i dagens marked, og de blir flinke til å vinne kontrakter.

Og vi vet også fra oss at vi blir målt når vi leverer prosjekter til kunder, og kvaliteten de prosjektgrunnlagene vi leverer er viktig for om vi vinner frem eller ikke, og derfor har vi også investert stort og tungt i et prosjektkontor hos oss med mange heltidsprosjektledere for at kundene skal få det de skal få.

Så det var litt om hvorfor dette blir relevant. Jeg tenkte jeg skulle snakke litt også om den verdiskapningen som kommer ut av det, hvis dere velger å investere i nettopp de tingene som Merete skal vise i dag. Og da er det sånn at med den hjelpen vi kan gi deg og dine, så er det dette med effektiviseringsgevinsten.

Vi kan automatisere veldig mye av det som går på det prosjektadministrative jobben, og det vil spare i snitt 20-30% av tiden som en prosjektleder bruker Vi ser det at for prosjektledere som bruker mer tid på å få prosjektet til å fungere godt, at teamet fungerer godt, så vil prosjektene skape mer verdi.

Men hvis prosjektlederne bruker av sin tid på rapportering, avvikshåndtering og den type ting, så går tiden tilgjengelig for det som er viktig ned for prosjektledere. Og så er det dette med beslutningsgrunnlaget, det å da få standardisert og brukt et verktøy som Project Operations gir deg faktatall, løpende tall, og i stedet for å vite hva som skjedde med prosjektet gjerne 30 dager på ettertid når det er for sent å gjøre korrigerende tiltak, så vil man klare å få et beslutningsgrunnlag som sier «Skal vi gjøre noe med denne endringen eller risikoen, eller skal vi ikke?».

Produktiviteten øker, og det har kanskje alle nordmenn lært etter COVID-19-perioden. Folk er på Teams, det er spredt over alle hauger nå, og det at vi nå er i stand til å samhandle i et prosjekt at alle parter som er involvert i prosjektet kan se det samme grunnlaget Gir en vesentlig større grad av produktivitetsforbedring i prosjektet.

Som igjen gir bedre grunnlag for å dokumentere investeringer. Jeg har jobbet med prosjektledelse i ganske mange år, og jeg synes ofte at kunder og firmaer hopper over det å beregne om de fikk igjen gevinst med investeringen av prosjektet. Det blir på en måte en ... Enten snakker man ikke om det, for man fikk ingenting, eller så måler man det ikke, Men bruk av disse verktøyene vi viser i dag vil gi en veldig god forklaring og dokumentasjon på dette med return of investment på godt norsk.

Og kundetilfredsheten går selvfølgelig opp. Så vi har jo fått snakket litt om det, og du har jo sett noen av disse prosjektene selv. Har du noen tanker om hvorfor det er relevant?

Merete Falck Erichsen: Og kjøpe project operations?

Frode Stenstrøm: Ja, eller investere i prosjektstyringsverktøy.

Merete Falck Erichsen: Det er jo greit å ha kontroll på sine egne prosjekter, hvem du skal la jobbe på prosjektet ditt, la ledelsen se hvem som jobber på prosjektet ditt at prosjektene går bra, og se også der det er prosjekter som går dårlig.

At man rett inn i kjambildet kan få varslinger om at her er noe som man må ta og gjøre tiltak med.

Frode Stenstrøm: Og så er det noen viktig ting som jeg jobber med for oss her i prosesspilotene med vårt internsystem, når vi skal rulle ut disse systemene for egenbruk og det går jo på dette med porteføljeforvaltningen.

For en ting er å lede et prosjekt, men en ledelse vil oftest se på porteføljen som helhet. Og se hvordan det går an, og om man har påtatt seg en risiko som man kanskje ikke var klar over, for man har bare sett på ett og ett prosjektrapport men ikke sett risikoen aggregert opp i sum. Men jeg har et spørsmål til deg, og det er jo, hvis tar utgangspunktet i en leverandør, så har vi vårt lille fiktive selskap Miljøpilotene, og her har vi et rolle-galleri, og i det rolle-galleriet så har du tatt fram fire roller som er relevante for For bruk av prosjektutstyringsverktøyene.

Skal vi snakke litt om de?

Merete Falck Erichsen: Project Operations er en applikasjon som påvirker ganske mange i en bedrift Du har blant annet en prosjektleder som den man vil tenke at dette verktøyet er for. Med et sånt system så vil han få et prosjektledelsesverktøy Han får en tidslinje med oppgaver og hvem som skal gjøre disse oppgavene til hvilken tid.

Det gjør også at om det er prosjektleder eller en egen ressursallokeringsperson vil da få kontroll over Bedriften sine ressurser, hvem skal jobbe på hvilket prosjekt og til hvilken tid.

Frode Stenstrøm: Og jeg vil supplere deg på det, for det du sa om ressursallokering, noen har jo en dedikert ressursallokeringsgruppe eller person, men det er også mulighet for å støtte det som vi kaller desentralisert ressursallokering, at det ikke er nødvendigvis en sentral enhet da.

Merete Falck Erichsen: Nei, så begge deler støttes her i Miljøpilotene, så har vi lagt opp det at det er Magnus som er hovedprosjektlederen som også styrer alle ressursene, men man kan ha to moduser, enten at du har en sentralisert versjon, eller at det er prosjektlederne selv som booker sine ressurser.

Frode Stenstrøm: Hva har du å si om selgerne, Merete?

Merete Falck Erichsen: Et prosjekt må jo selges i forkant, og en sagsavdeling gir jo et mye bedre tilbud ut til deres kunder hvis man får et underlag fra en prosjektavdeling sånn at her så kan en selger gå inn i systemet, hente ut all estimeringen som prosjektlederne eller presales har gjort og dermed kunne gi et konkret tilbud som er spesifisert ut i tid Til sine kunder.

Her kan man få med forskjellig pris på de ulike rollene, og man vil få, dette var de timene og produktene man hadde på et tilbud, og man vil også se når man går til et kontraktstadie, disse timene var de man faktisk solgte.

Frode Stenstrøm: Du nevnte jo for meg dette med kontraktene også, Og vi hadde jo en tidligere sending så har Pia vist oss hvordan du kan bruke plattformen som å være kontraktforvaltning altså din kontraktforvaltningsbit det er bare for å se på videoen som ligger på YouTube der sa vi at de kontraktene, de regulerer ofte de store rammeavtalene innkjøpsavtalene som dere måtte ha med kunder mens salg vil kunne gjerne kunne lage avrop, eller project contracts og det tror du skal vise oss litt senere i oversikten At du kan få disse kontraktene og salgsbiten av.

Så følg med, for se hvordan det ser ut mot slutten av sendingen. Så har vi jo Linda da, med prosjektmedarbeideren vår.

Merete Falck Erichsen: Man har jo mange forskjellige som jobber i disse prosjektene og et prosjektstyringsverktøy er jo ikke så veldig godt uten at man får med godt tid på de ulike oppgavene som... De får tildelt slik at prosjektmedarbeiderne vil få beskjed om hvilke oppgaver de har og kan føre timer på disse slik at prosjektlederen kan se at oppgavene går fremover om prosjektet ligger på tid eller om man havner bakpå.

Frode Stenstrøm: Og der sa du et nøkkel som er viktig mot disse moderne systemene at de har timeføringsaspekter. Det er ikke en prosjektplan som ligger i skuffen til prosjektlederen, og så vet ikke de prosjektmediearbeiderne om det. Her er det jo, alt skjer jo i samme verktøy så du får timefangsten også.

Merete Falck Erichsen: Og da fører du også videre til siste personen som jeg ville ta fram her, som i dette tilfellet er CFO'en til miljøpilotene.

For da ser jo han også alle timer ført han ser fremgangen på prosjektene og han vil også ha et fakturagrunnlag klart Sånn at med alt som er gjort på salg med timepris, og når prosjektmedarbeideren legger inn timene og sånn så er faktura og grunnlaget klart ut fra systemet.

Frode Stenstrøm: Og med det så har vi vært igjennom de mest sentrale rollene som det finnes som er involvert i prosjektarbeid i en bedrift.

Det finnes selvfølgelig flere roller enn de vi har snakket om. Men det som også vi ser er at det har blitt en endring nå også med tanke på at det blir koblet på andre parter. For i den tradisjonelle verdenen så sitter gjerne leverandøren med sin plan og sitt verktøy og jobber og leverer noe til kunden, og så har egentlig ikke kunden noe annet innsyn i planarbeidet enn det som foregår når det er møtevirksomhet eller mellompartene. Men vi har jo også gjort en tilsvarende liten oversikt over kundens medlemmer og teammedlemmer og de behovene de har. Og den første der er kanskje det som vi nevnte, det er flere parter i et prosjekt.

Merete Falck Erichsen: Og vi kan være en underleverandør som har noen underleverandører under oss igjen og da trenger vi å holde kontroll på våre kostnader For oss er dette et lønnsomt prosjekt eller ikke.

Hvor mye koster det også å kjøpe inn disse delene fra den underleverandøren, kjøpe tjenester fra den underleverandøren? Kundene kan være forskjellige, det man kaller legal entities, som man splitter regningen rundt omkring. De vil gjerne ha innsyn og samarbeide med oss. De vil vite at vi har kontroll, at vi vet at Linda skal jobbe her disse månedene Det kan vi si før vi begynner.

Frode Stenstrøm: Og så er det en annen fasett ved det, at når du nevner leverandør og underleverandører, så er du ute med kontraktsforvaltning gjennomgående, så du vet hva ting koster å kjøpe, og hva du selger det for, og dermed om du tjener penger på det. Sånn at for oss er jo moderne prosjektstyring ikke bare avgrenset til hva leverandøren gjør men samhandling på begge sider Og oftere enn ikke, når vi lager prosjekter for våre kunder, så må vi også si hva slags timer som er forventet av våre kunder med å bidra med av sin innsatsfaktor, for eksempel.

Og det bringer oss over på den neste biten og det er jo den samhandlingen. At folk skal jobbe sammen i prosjekt. Og nå har vi jo blitt så vant til Teams-samhandling, så det å kunne ha både Teams og disse portalene, synes jeg er viktig. Kontrakter har vi jo nevnt. Men det er utrolig gøy å få samlet alle de tingene I en og samme løsning, slik at prosjektplanen får felles eierskap til prosjektplanen og dets innhold og hva som skal gjøres, og ikke minst hvorfor det skal skapes.

Og så er det, du var jo inne på det med rapportering og avvik, men det å klare å ha den felles rapporteringen, at også underleverandørene kan rapportere inn i leverandørens prosjektplan som kunden kan se. Gir jo en veldig transparanse i prosjektet og prosjektets fremdrift. Så det var de rollene. Vi tenkte vi skulle si litt om Microsoft-tilnærming, for nå har vi snakket mye om prosjektledelsesfaget generelt og prosjektledelsesteori og hva som er kravene og hvordan de endrer seg med årenes tid.

Men jeg har utfordret Merete til å fortelle oss litt om hva Microsoft tilbyr av produkter og tjenester og verktøy som kan undersøtte prosjektledelse. Og det er jo en liten challenge, for at noen prosjekter er pittesmå, og noen er jo veldig store, og noen bruker varer og sånn, så kan ikke du ta oss litt gjennom hvilke verktøy som Microsoft har?

Forskjellige prosjektstyringsverktøy fra Microsoft

Merete Falck Erichsen: Jo, og dette er jo en jungel i seg selv, bare å finne ut av alle disse verktøyene. Men det aller enkleste, hvis du trenger bare en task-liste hva er det jeg skal gjøre min dag, når må jeg gjøre det, Så har du Microsoft To Do. Veldig enkelt, kan integreres inn i Outlook og gi deg en oversikt. Disse oppgavene må du gjøre til en gitt tid.

Men trenger du litt mer samhandling og litt mer avansert oppgavestyring, så har Microsoft nå kommet med Planner. Den finnes i to versjoner, så det var Planner og Planner Premium. Som gir deg litt ekstra funksjonalitet, litt mulighet for mer porteføljestyring og sånn hvis man går for premium og samhandling.

Frode Stenstrøm: Og der må jeg bare skyte inn at det her er et produkt Microsoft har lagd det har vært veldig bra, det har vært populært, men det har byttet navn så mange ganger at jeg måtte faktisk sjekke igjen, heter det Tasks in Teams eller heter det Planner?

Merete Falck Erichsen: Eller Project for the Web.

Frode Stenstrøm: Eller Project for the Web. Nå er det Planner som er den siste biten, det har akkurat kommet faktisk bare i forrige uke rullet til en ny oppgradering der, som gjør at du har det både i nettleseren din og i Teams, og gir det som er gøy med det er at du får oversikten, så er du medlem av fem prosjekter, eller ti prosjekter, så ser du det. Det spiller ikke noe rolle om hvilke andre verktøy du skal snakke om nå, men du ser helheten da.

Merete Falck Erichsen: Ja, og er du tagget i loop og får oppgave der, fordi man skriver notater inn i Teams, så kommer det også i din planner, som er app i Teams.

Frode Stenstrøm: Fantastisk. Så da har man jo de to basics for de minste type prosjektene, som man kan vokse med, er jo egentlig det vi sier.

Merete Falck Erichsen: Så har man noe som heter Project Online, og den finnes i en desktop-klient, overraskende nok. Det heter den fremdeles Project Online. Men det er den tradisjonelle, veldig sterke prosjektledelsestyringsverktøyet.

Ulempen med den er at den ligger lokalt på prosjektleders PC og deles ikke ut. Og der får du heller ikke timene som er medgått. Da må prosjektleder sitte og punche inn alle timene som går med, for at du skal se fremgangen i prosjektet ditt. ,

Frode Stenstrøm: og det er jo alltid, Microsoft har jo jobbet med prosjekt årekke, og Microsoft Project for desktop kjenner jo de fleste som har jobbet med prosjektstyring fra, og det er jo et produkt som er da 25 år gammelt eller noe sånt nå, så kom en online utgave av det, men vi ser jo at disse Planner og disse verktøyene, andre verktøyene, begynner å drepe eksistensgrunnlaget for det produktet.

Merete Falck Erichsen: Mm, men det er jo fremdeles det kraftigste sånn med planlegging, å få liksom virkelig kontroll for din egen del. Så er det masse funksjonalitet der som finnes som de enda ikke har i alle de andre verktøyene.

Frode Stenstrøm: Og det er kanskje ikke så rart når de har holdt på i 25 år med det ene og tre år med det andre, så er det noe å ta igjen.

Merete Falck Erichsen: M-mm!

Frode Stenstrøm: Så har vi en liten ting som kanskje er litt overraskende, som jeg vet at jeg kranglet meg til å få inn i lista di.

Merete Falck Erichsen: Ja, for man tenker kanskje ikke over det, men har man ikke de store, lange, komplekse prosjektene så kan man jo bruke Microsoft Dynamics Feltservice og work orders eller arbeidsordre til å styre prosjekter.

Det mange av de samme funksjonalitetene, og det planleggingstavlen som jeg skal vise, fungerer for begge appene.

Frode Stenstrøm: Begge appene. Og Work Order har vi demonstrert både fra forskjellige perspektiver. Det finnes det YouTube-videoer på, som dere kan følge med på vår kanal, der Stine har vist hva det er og hvordan det brukes, og det vi ser er at det fine med arbeidsordre, at det passer veldig godt for prosjekter som varer i en, to, tre uker, med små enkle sjekklister, materialforbruk støtter også, og for veldig, veldig mange av våre kunder som tror de trenger en prosjektledelsesverktøy eller plattform, så er faktisk Feltservice svaret de hadde kommet langt bare med den løsningen. Men da bringer du oss til den siste dagens tema.

Merete Falck Erichsen: Dagens tema er Project Operations. Det er hakket mer avansert prosjektstyring enn work orders. Fordelen med den kontra Project Online er at det finnes inn i Dynamics 365, sånn at du kan tilgjengeliggjøre det for hele bedriften.

Sånn som han CFO'en vi så hos Miljøpilotene, han vil jo ikke ha tilgang til alle sine Desktop-klienter som ligger lokalt på hver sin PC. Her får du full ressursstyring og prosjektstyring inn i den digitale flaten

Frode Stenstrøm: Så jeg vet at du nå har laget en liten oversikt for oss for å vise bare hva skal man bruke når.

Så det tenkte jeg vi skulle ta og gå over på nå. Og da, hvis du tenker den første første Merete?

Merete Falck Erichsen: Som sagt, er det mest enkle oppgavehåndtering, mest du selv som trenger oversikt over din dag, så har du Microsoft To Do. Vil du inn i Teams og samhandle litt mer med andre, så har man Microsoft Planner. Eller Tasks in Teams.

Har man veldig store og komplekse prosjekter og trenger egne verktøy for det, så er det Microsoft Project. Der har du den desktop versjonen som er den mest komplekse. De har også et produkt som heter Project for the Web. Den er vel egentlig nå kalt Planner, men du kan bruke den. Den er den som finnes i Project Operations.

Frode Stenstrøm: Og da kommer vi til det store økosystemet som vi skal snakke om.

Merete Falck Erichsen: Og det er det som er fordelen her, at du får det prosjektøkosystemet.

Der har du feltservice for kortere prosjekter, og project operations for større prosjekter. Og da er det nettopp det at fungerer i 365-økosystemet det er de store styrkene.

Frode Stenstrøm: Nettopp. Og jeg gjør meg en liten refleksjon også, for det er jo noen avgjørende faktorer på hvorfor du skal gå fra den teambaserte biten til de større løsningene. Og jeg tror ressursstyring vil jo være en sånn har man behov for ressursstyring eller ikke, ofte så er man bare en oppgave delegert til en person, og da er jo ikke ressursstyringen så sentralt egentlig.

Men du har jo også forberedt en liten oversikt for oss her nå, på å si litt om, vi har laget en tabell da, som viser litt om funksjonaliteten og oversikten her, og det er... Kanskje hvis du skal plukke ut et par av de da, som ville vært mest sentrale.

Funksjoner og kompleksitet i verktøyene

Merete Falck Erichsen: Det er jo litt hvor avansert oppgavehantering du er inne på.

Er det man ønsker, da har du Project Operations eller den Project Online desktop-klienten. Samarbeider man? Trenger man den fulle integrasjonen med Dynamics 365? Eller holder dette integrert med Teams? Hvor mye ressursstyring trenger man? Trenger man på tvers av prosjekter? Eller holder det at jeg har kontroll på mine ressurser på mitt prosjekt på min lokale PC?

Eller trenger man at du har en sentral ressursallokering som styrer alle ressursene dine?

Frode Stenstrøm: Ja, om ressursene er definert ved hele tatt. Hvis jeg jobber med meg selv, så har jeg forhåpentlig kontroll på meg selv.

Merete Falck Erichsen: Men da jeg hadde meg å jobbe sammen så kunne jeg jo hatt kontroll på både meg og deg i min lokale versjon, men i vårt selskap så er det masse personer som jobber litt her og litt der og litt der, og da er det vanskeligere igjen å holde kontroll på alle.

Frode Stenstrøm: Nettopp, nettopp.

Merete Falck Erichsen: Så da kan man trenge å ha rapportering, når alt ligger inne i Dynamics 365 så er det mulighet til å koble på Power BI og få veldig avanserte rapporter ut av det.

Frode Stenstrøm: Og i det så er det en veldig fin ting, for når du ligger i Dynamics Så betyr jo det at alle de andre modulene som jeg viser på tidligere webinarer er tilgjengelige for dere.

Det betyr at hvis man ønsker å kommunisere med kunden så kan man bruke CashMe Insights til å lage kundereiser når det skjer ting i prosjektet og sånn sett frigjøre tid til prosjektrapportering. Man kan bruke som du var inne på Power BI og lage rapporter og statusrapporter. Man kan få håndtering av risikoprosesser, få håndtering av risikoene i et enkelt prosjekt, men også risikoen totalt for hele prosjektporteføljen.

Så det er veldig mange grunner til å bruke Project Operations, også egentlig for ganske små prosjekter, hvis man har de om porteføljeperspektivet på det, synes jeg. Men som sagt, hvis det er sånn at man bare gjør prosjekter som er 1-2 uker, og 2-1-3 mennesker som jobber der, så er Feldservice faktisk fullgod løsning for det.

Merete Falck Erichsen: Og den har jo en salgsbit inni seg.

Frode Stenstrøm: Det har den. Og det kan du se på, for det har Stine vist frem i webinarene våre. Så jeg tenkte nå å bare snakke litt om Project Operations, spesifikt for resten av denne sendingen Merete. Kunne du si litt om Project Operations? Ja

Merete Falck Erichsen: Ja, og det første jeg tenker jeg skal nevne er at Project Operations finnes faktisk i tre versjoner.

Dette er en av de få appene Microsoft har som fungerer både i det som vi kaller CRM eller Customer Engagement delen av 365 og i ERP eller Finance versjonen av 365. De kaller det tri-deployment. Det er resource, non-stocked versjonen, light deployment og stocked production-based.

Frode Stenstrøm: Hva betyr det?

Merete Falck Erichsen: Den første fungerer både i finance og i customer engagement versjonen Nummer to, light deployment, er kun i customer engagement.

Det er den vi kommer til å snakke mest om, for det er der vårt fokus ligger som CRM-konsulenter Og den siste er kun inn i Finance & Operations.

Frode Stenstrøm: Riktig.

Merete Falck Erichsen: Så samme lisens vil da gi deg tilgang til dette produktet i begge systemer. Vi kan jo si at hvis det ikke funker med den første versjonen så kan man jo lage en tilpasset integrasjon mellom Finance & Operations og CRM.

Frode Stenstrøm: Ja, det har vi jo gjort.

Merete Falck Erichsen: Så det er også mulig. Så dette er da et produkt som er komplett og integrert med Finance & Operations.

Så igjen i den Light Deployment, som er den versjonen som finnes i CRM, så er det den vi har kontroll på. Det er der du har kontroll på alle dine ressurser, du kan få alle ressursenes egenskaper, har du den sertifiseringen, har du en sånn egenskap. Du har kontroll på ressursenes tid, når du jobber, og man har timeføring.

For å få framgang i prosjektene.

Hvorfor velge Project Operations?

Frode Stenstrøm: Og det synes jeg er viktig å sette litt søkelys på. Det er ikke så mange som er klare at det ligger en god timeføringsmodul i plattformen. Og for kunder som ønsker å føre timer, så kan du bruke den i stedet for å anskaffe seg et eget timeføringsverktøy faktisk Så det finnes ganske mye i verktøy, og da tenkte jeg at vi skulle gå litt videre på hvorfor bruke det, og så hva vil du ha sagt til de som lurer på hvorfor de skulle brukt noen product operations, for nå har vi vist dem litt enklere alternativer

Merete Falck Erichsen: Ja, det er jo hvis du trenger den portefølje og økosystemet som følger med, for det er jo en applikasjon som binder sammen salg, prosjektstyring, ressursstyring, og du får helt fram til fakturagrunnlaget i den Light Deployment, slik at du kan få økt ressursutnyttelse, du kan finne riktig person til riktig prosjekt, fordi du vet hvilke egenskaper de forskjellige personene har, Og du kan få ut hvilke personer eller roller du trenger til hvilket prosjekt, og du får framgangen i prosjektet.

Du kan se følge prosjektet i planen eller ligger man bak eller foran.

Frode Stenstrøm: Og jeg vet at her i selskapet vårt så bruker vi dette veldig mye når vi lager tilbud til kunder. Da setter vi oss ned og lager en komplett prosjektplan av det, og det fine med det er at da er det flere mennesker som er involvert. Det er kanskje noen løsningsansvarlige, det er noen utviklere som skal estimere sine oppgaver, det er noen designere som skal inn, Det er prosjektledere som skal inn, og da får vi alle sammen ett verktøy å jobbe med når vi lager et tilbud til kunder.

Salgsprosess og prosjektprosess

Frode Stenstrøm: Så hvis kontakter Merete, så kan dere få tilbud på dette fra henne også, så vil hun lage de Project Operations sånn sett da. Så er det sånn at verktøy Merete, det støtter jo to sentrale arbeidsprosesser. Jeg tenkte du kunne ta oss litt igjennom de.

Merete Falck Erichsen: Hovedsakelig så støtter verktøyet en salgprosess og en prosjektprosess.

Så hvis vi tar salgprosessen først så er den egentlig den som man kjenner fra før, som Stig og Edvard har vist på YouTube før. Man starter kanskje med et kundeevn eller et lead, som så kvaliseres til en salgsmulighet Her snakker man om prosjekttilbud, men det er egentlig et tilbud som i salgsøymed, som så går over til en prosjektkontrakt eller en ordre som man ville kjent det fra før.

Frode Stenstrøm: Og det er veldig relevant det du sier der, for det er jo samme prosessen, det eneste forskjellen er at nå i stedet for å tilby en eple eller en pære, så selger man et prosjekt med alle de varelinjer som inngår i prosjektet både material og timepådrag. Så det er jo de samme tabellverket, men det gir en veldig ren og ryddig prosess.

Så det er jo salgsprosessen, det er ikke noe veldig spennende egentlig, det er bare veldig enkelt.

Merete Falck Erichsen: Så har man jo i tillegg en prosjektprosess. Nå ligger jo disse på en måte cirka likt i tid, men man må jo alltid få nyss fra en kunde før du kan lage et prosjekt, sånn at du starter jo stort sett alltid på salg.

Men så når du på en måte har fått inn en idé, Så kan man allerede der starte å lage et prosjekt og så begynne å planlegge det. Så sender man et tilbud hvor salgsavdelingen kan hente alle linjene som ligger i planleggingen. Og så er jo den lengste fasen leveransefasen stort sett. Da du gjennomfører prosjektet må du holde kontroll på ressurser timer og materialforbruk før man avslutter prosjektet.

Frode Stenstrøm: Og det som er så bra med dette synes jeg, Men prosjekter de skapes jo på mange forskjellige vis, vet vi. Det er som du sier at det kan være at en kunde kontakter sin leverandør og ber om et tilbud, og så starter det der. Selger snakker med sin prosjektleder eller prosjektavdeling eller leveransavdeling og ber de lage et prosjektplan.

De lager planen Og når planen er klar, så kan salg hente alle varelinjene fra planen inn i sin tilbudskontrakt sende til kunden, så kan man gjøre revisioner på det. Så det er en naturlig måte. En annen måte som vi ser ofte hos oss, det er at en av våre faste kunder kontakter en av våre eminente gode rådgivere, eller konsulenter, og så ber de om å løse et problem, og så er det våre konsulenter som setter opp prosjektet.

Og da kommer jo egentlig salg litt inn i etterkant for da har jo man startet idéfasen men det fine med det er at uansett hvordan det prosjektet blir skapt, så støtter jo Project Operations den i to alternative prosessen som er mest vanlig.

Merete Falck Erichsen: De lever litt side om side.

Frode Stenstrøm: De gjør det, ikke sant? Og det som ofte skjer i praksis er at når du har laget en plan, så sendes det til tilbudsfasen, man henter tilbudslinjene, og så sender man tilbud til kunden, kunden gjør revisioner, så går det hjulet rundt og rundt og rundt og rundt til man har fått en kontrakt, og da kan man jo gå inn i leveransen.

Det som er ikke like lett å lese av skissen, det er også at systemet vil da ivareta endringsordre. Det kommer jo ofte endringer i prosjektet, Og da kan jo det bli en ny prosjektkontrakt av en samling av endringer for eksempel. Og den støtter også, vet jeg, med milepælsbetaling og alle mulige betalinger mot fremdrift.

Og akkurat den prosessen er litt viktig at dere har litt i hodet for du skal jo vise det fram i produkt nå. Vi skal jo i kommende webinarer vise hvordan det er å jobbe som selger i Project Operations, hvordan er det å jobbe som prosjektleder i Project Operations, men i dag tenkte vi å gi dere en liten smakebit på hvordan det ser ut og hva dere kan vente.

Igjen et standard system, en standard løsning. Som du har brukt noen veldig få timer på å installere.

Merete Falck Erichsen: Jeg har ikke tilpasset noen ting.

Frode Stenstrøm: Du har lagt inn litt demodata da.

Merete Falck Erichsen: Ja det har jeg.

Frode Stenstrøm: Med det så tenkte jeg bare si litt, som vi gjør i alle webinarene våre, at bakgrunnen for alle disse demonstrasjonene våre er at vi har laget et fiktivt selskap som vi har kalt Miljøpilotene.

De har nettsiden miljøpilotene.no som er mulig å besøke. Der har vi selskapet de driver med fornybare utvikling og installasjon av fornybare energisystemer Og prosjektledelse for implementering av ISO-standarder blant annet. Så de bildene dere så tidligere og miljøpilotene er egentlig ikke noe som finnes, men det er bare for at vi skal kunne ha noe som vi kan bygge og vise og fortelle en historie rundt om hva som er mulig oppnå med bruk av Microsoft-teknologi.

Demonstrasjon av Project Operations

Frode Stenstrøm: Og da skal vi bruke de siste 10-15 minutterne på det spennende, skal vi ikke det da?

Merete Falck Erichsen: Ja.

Frode Stenstrøm: Da trykker jeg på den, og det virker på første forsøk. Det er jo helt nydelig. Hva ser vi nå av med dette?

Merete Falck Erichsen: Nå er vi inne i den tabellen som heter prosjekt. Og dette er jo på en måte standard der man er når man jobber i prosjekt som en prosjektleder.

Det jeg tenker man skal legge merke til da...

Frode Stenstrøm: Åh det er PC-en. Ja, den kom tilbake.

Merete Falck Erichsen: Det er nettopp der du har denne prosesss-barren, og det stemmer jo overens med den prosessen som jeg akkurat så på.

Nettopp.

Merete Falck Erichsen: Og da vil du som selskap ha kontroll på hvor i prosessen er de forskjellige prosjektene, så alle som ikke vil bli nytt og tilbud og plan, er jo da en pipe som du ikke har solgt.

Og så kan du også se hvor mange prosjekter du har i 'levere-fasen', for eksempel

Frode Stenstrøm: Men akkurat det du sa er veldig viktig, for det ene er de prosjektene som pågår, men du kan også lese i tillegg til å ha den klassiske salgspipen på vungekortesellet. Så får du også vite hvor mange prosjekter som er under utredning, som da sannsynligvis kan si noe om ressurspådraget som din bedrift vil trenge fremover i tiden.

Merete Falck Erichsen: Så da vil du vite hvor mange du trenger av en gitt rolle til hvilken tid.

Det andre vi kan se på, dette er jo ganske standard skjermbilder som man vil tilpasse, men man har en farlig seksjon med estimater, som er når tenker man at det skal slutte, når tror man at det skal slutte som beregner selv. Hvor mange timer er det planlagt?

Og så har man også noe som er estimert arbeidskostnad, hvor mye vil det koste for min bedrift eller miljøpilotene å ha dette prosjektet?

Frode Stenstrøm: Og i det sa du litt om i stad også, de opererer egentlig med to typer prislister, det er kostprislisten og det er salgsprislisten.

Merete Falck Erichsen: Man har jo forskjellige planleggingsmodus, det varierer litt på hvilken bedrift man er.

Sånn som her, dette prosjektet er satt opp med fast varighet altså at det er tiden på en oppgave som er viktig. Mens her i prosesspiloten så er det alltid fast innsats, jobber man på timer eller på tid.

Alle sånne ting støttes i dette verktøyet.

Frode Stenstrøm: Og for alle de som er vant til Microsoft Project, så er dette et ganske kjente begrep.

Merete Falck Erichsen: Når det er litt vanskelig å legge inn timer i demomiljøet, når du ikke har alle disse prosjektmedarbeiderne som skal føre timer, men når de begynner å føre timer så vil man da få hvor mange timer er fullført, hvor mye koster det for bedriften, har de brukt materialer, er det andre utgifter som også er med, så du har kontroll på kostnaden per prosjekt.

Så tenkte vi at vi skulle gå over til oppgavefanen det er jo det som er spennende.

Frode Stenstrøm: Ja, det er fantastisk.

Merete Falck Erichsen: Og da er det den som heter Project for the Web, som har blitt Planner, som de har lagt rett inn i verktøyet. Så hvis du er vant til bruke Project for the Web, så er det det verktøyet du får inn i Project Operations.

Frode Stenstrøm: Så jeg må fjerne det, og så ser du hvordan det ser ut det er egentlig veldig innting det, ja.

Merete Falck Erichsen: Her kan du se at du kan tilordne oppgavene til en person. Nå har jeg bare tilordnet den til stort sett generelle roller. Det har start- og sluttdator, en varighet og antall timer den har.

Frode Stenstrøm: Men det her synes jeg personlig er helt gull for når jeg bruker verktøyet selv.

Så jeg vet ofte ikke hvem som skal gjøre jobben, men jeg vet hvilken type rolle eller ressurskrav det er til å få gjort jobben. Så det hindrer meg ikke å lage prosjektplaner likevel, og dermed ta et rapport på hvor mange analytikere trenger jeg, hvor mange oppleggsansvarlige trenger jeg, hvor mange prosjektledere, i dette tilfellet Magnus var det ikke det, hvor mange prosjektlederkapasitet trenger jeg i det aktuelle prosjektet.

Merete Falck Erichsen: Man vil også se det ut i en veldig fin tidslinje Ja nå har jeg loadet den, det sånn det går når man jobber.

Frode Stenstrøm: Ja, det skal funke det.

Merete Falck Erichsen: Her ser man den fine tidslinjen. Du kan sette avhengigheter mellom oppgavene. Da er den standard start to finish, finish to finish. Alle de

Frode Stenstrøm: variantene som er i prosjekt, ja. Men det den har som jeg synes er utrolig gøy, som ikke var så lett i vanlig prosjekt, det er at hvis jeg mener at jeg skal flytte opp start av en sånn type oppgave, så kan jeg dra den.

Du kan på en måte faktisk i stedet for å gå tilbake til listen og endre datoene, for ofte så ser du det så bra og i den figurative oversikten synes jeg at sånn må det nesten bli.

Merete Falck Erichsen: Det eneste den ikke får til er at den kan lage masse oppgaver nedover, den kan sette alle til Magnus, og så ser det ut som Magnus må jobbe 100 timer på en dag.

Fordi den klarer liksom ikke å automatisk legge oppgavene ut i tid.

Frode Stenstrøm: Ja, resource, jeg tror det heter, activity leveling heter i Project-verdenen.

Merete Falck Erichsen: Så det har man i den desktop-klienten men det har jeg ikke fått inn her enda. Eller hvis jeg har booket opplæringsansvarlig bare på 50 prosent, så ligger det fremdeles inne med at de jobber fullt så du må selv dra oppgavene ut i tid.

Frode Stenstrøm: Ja, i riktig tid, ja.

Merete Falck Erichsen: Men prosjektet, den må jo ha noe å drive med i det også.

Frode Stenstrøm: Ja, også må de jo være litt bevisst på de tingene. Men jeg ser i hvert fall at forhold til å sitte som jeg ofte gjorde i gamle dager med PowerPoint og lage tidslinjer. Når jeg først har lagt innsatsen og laget prosjektunnlag, så får vi jo faktisk gantdiagrammer rett ut av verktøyet

Og det synes jeg er utrolig bra.

Og vi har laget prosjektplaner med tusenvis av veilinjer, så det går.

Merete Falck Erichsen: Så her kan du ha 1500 linjer opp her nå, og du kan ha 10 nivåer nedover.

Frode Stenstrøm: Nettopp.

Merete Falck Erichsen: Det er et ganske stort prosjekt

Frode Stenstrøm: ja.

Merete Falck Erichsen: Ja, og du kan også ha veldig mange personer inne på hver oppgave. Så det må ikke bare være en som jobber på en oppgave, du kan ha flere.

Og når du da har personer på oppgaven, så kan du også få en oversikt over nødvendige timer per rolle, som jeg har nå. Og hvor mange timer du trenger. Og herfra så kan man generere det som heter krav.

Så man trykker her og genererer krav.

Frode Stenstrøm: Hva skjer da?

Merete Falck Erichsen: Da lager du et krav. Enten du har en sentral ressurskomitee i din bedrift, så kan de da sitte og booke.

Eller så kan du derfra boke de. Har man ikke den sentraliserte versjonen så kan du også bestille rett herfra som prosjektleder. Du kan også bare sette en navngitt ressurs på en oppgave rett fra start, hvis man ønsker det.

Frode Stenstrøm: Og dette er jo rollestyring vet jeg. Hos oss er det jo sånn at jeg får ikke lov til å bestille egne ressurser, det må jo gå via en dedikert person.

Salg i Prosject Operations

Merete Falck Erichsen: Ja, så det er sånn man kan styre basert på hva din bedrift trenger. Så det var egentlig det jeg tenkte å vise så langt på et prosjekt, det kommer jo mer tilbake til i senere sendinger, hvordan man faktisk bruker dette. Så tenkte jeg å gå inn på salg. Så nå er jeg inne på et tilbud. Det ser ganske annerledes ut enn det det gjorde når for eksempel Stig viste.

I Project Operation har de som helt standard lagt inn litt mer grafer, litt mer lønnsomhetsanalyse. Nettopp fordi man har en salg og en kostnadsprisliste, så ligger kostnadene over inntjeningen.

Frode Stenstrøm: Dette er kjempehjelp, for når vi gjør kalkyler på ganske store prosjekter, altså et prosjekt på 5000 timer eller mer, Så vet vi at sånne prosjekter har en iboende risiko, uansett om hvor godt grunnlaget man har lagd.

Og det å vite hva man har å gå på før man virkelig begynner å blø penger, er viktig. Og det gjør det, som vi sa innledningsvis, det gir beslutningsstøtte. Da er det lett for en selgere å vite hva er rett timepris til kunden for det prosjektet, uten at vi taper penger.

Merete Falck Erichsen: Og igjen så har du prosesss-barren som er ganske lik på salg.

Så denne går jo uavhengig av prosesssbarren på prosjektet.

Frode Stenstrøm: For dette er selgers perspektiv som vi ser på nå, og da ser du at det står kontrakt i stedet for at det stod den klassiske tilbudsbiten.

Merete Falck Erichsen: Så videre inn. Her så flytter man på en måte detaljene på tilbudet inn på tilbudslinja. Og hvis man er litt observant, så kan man se at dette er de samme linjene som jeg hadde på prosjektet mitt.

Jeg ser det. For nå har jeg vært her inne og importert alle linjene fra prosjektet. Så da får jeg antall timer som prosjektlederen hadde estimert, og siden jeg har prisliste så får jeg det ferdig med pris.

Frode Stenstrøm: Og det sparer mye tid, altså. Å fy søren det er så mye. Hvordan kan du gruppere det her? Det står litt så grunn til at du ikke grupperer det etter noen ting, men da kan du gruppere det for eksempel etter rolle, da.

Merete Falck Erichsen: Ja, så da kan jeg få hvor mange timer og hva kostet hver rolle. Og her kan man nok se at jeg har lagt på ulik pris på de forskjellige rollene. Det kan jo hende at en rolle trenger mer utstyr eller på noen vis dyrere i driften enn en annen rolle.

Frode Stenstrøm: Junior og senior konsulenter, for en slags skyld.

Merete Falck Erichsen: Så det får du rett inn i systemet her.

Frode Stenstrøm: Å, det sparer så mye tid. Det er så mange ganger jeg sitter i denne prosjekten og lager, og så skal du summere det opp, så sitter du med Excel, og så skal du punche, og så er det så lett å punche feil.

Merete Falck Erichsen: Ja, og her så har jo noen punchet det fra før, og de har gått gjennom, som du var inne på, det kan være mange roller som at innen har lagt prosjektplanen, og da henter du det bare rett ut.

Du kan også dele opp og lage fakturaplan, du kan si at kunden skal betale som ulike kunder, og du kan jo selvfølgelig også legge til vanlige produkter.

Du har også mulighet til å si at dette er et fast pris, eller at det er tid og materiale, altså at du kan gå ut forbi.

Frode Stenstrøm: Og i det så er det fakturaplan, betaling på gitte milepæler og den type ting. Det er ordentlig lekkert, og bare for å si det her, dette er ikke noe hemmelighet prosesspilotene, vi går all in på Project Operations for hele vår virksomhet og alle våre konsulenter.

Og det er jo, vi har så tro på det, at dette satser vi stort på for egen del, så da ønsker jeg at du der hjemme også gjør det samme for deg.

Merete Falck Erichsen: Og igjen det å gjøre et salg i Product Operations kommer nok en gang til å gå mer inn i en annen video. Nå er det bare veldig kort om...

Frode Stenstrøm: Du viser hva det er, ikke hvordan du gjør det.

Merete Falck Erichsen: Så siste jeg tenkte å vise da, det var det med ressurser. De som har sett Webinaret til Stine vil se at denne ser jo klisslik ut og det er nettopp fordi det er den samme så har du både felt service og product operations så kan man styre ressursene i samme visning og du kan se, spesielt hvis du har ressurser som kan bokes på begge deler Så kan du se om hun var opptatt med felt-service-oppdraget på det tidspunktet, eller i et prosjekt på det tidspunktet.

Tilpasning av booking

Frode Stenstrøm: Jeg spurte om kravene, så jeg ser at det er kommet her sånn.

Merete Falck Erichsen: Ja, dette er jo da kravene på de rollene som jeg ikke hadde boket i det prosjektet vi viste. Og disse er jo lagt på roller. Alle ressursene mine her har jo en rolle. Jeg har ikke så mange, så det er ikke så mange som dukker opp. Men jeg sa jo at jeg kunne finne riktig ressurs Til riktig prosjekt.

Så hvis jeg nå søker etter tilgjengelighet så skal jeg nå få opp en ressurs. Så jeg ser på filter her, så er hun den personen som har disse kjennetegnene og rollen analytiker. Og hun har da kvalifikasjonen bra på de kjennetegnene som jeg har satt opp at den rollen må ha. Så kan hun bare velge hun. Og bestille og avslutte.

Her kan jeg enten si at det er forpliktende eller ikke forpliktende. Har man en sentral ressurskomitee kan du foreslå om prosjektlederen kan godta eller ikke godta en ressurs. Du kan ta hele kravet, og du kan bestille bare på prosent, men jeg kan bare bestille og avslutte. Er hun da boka, for hun var ledig i det tidsrommet.

Hard-booking og soft-booking av ressurser

Frode Stenstrøm: Og vi bruker det mye til oss også, det er jo dette med det vi kaller hardbooking. Det er et signert kontrakt, alle er enige om at det skal begynne på en dato, og så er det softbooking, vi tror at det blir da, eller vi gjør bare en reservasjon at vi antar at det er den som skal jobbe men vi har ikke gjort noe godt noe videre, for salget har ikke kommet så langt at det skulle tilsi at det var nødvendig.

Så de ressursstatusene kan man jo tilpasse?

Merete Falck Erichsen: Ja, og fargene her kan man tilpasse om det er soft- eller hardbooking. Du kan endre visninger, du kan lage flere visninger. Miljøpilotene hadde ikke så mange ressurser så de trengte ikke så mange tavler. Men hos oss er det jo relevant å vite om det er en funksjonell konsulent, en teknisk konsulent, en analytiker.

Frode Stenstrøm: Stavanger, Bergen, Havnar, Moss. Asker, ja, hvor i verden bor de.

Merete Falck Erichsen: Alle sånne ting støttes. Og når man søker etter ressurser kan du si hvilken organisasjonsenhet du jobber i. Du kan også ha ulik kostpris på de ulike ressursene i de ulike områdene.

Frode Stenstrøm: Fantastisk, bra.

Merete Falck Erichsen: Så det var egentlig det jeg tenkte å vise i dag.

Frode Stenstrøm: Jeg var ikke småtteri det der ... Vil jeg påstå, skal vise hvis jeg gjør det sånn

Merete Falck Erichsen: Det er et veldig omfattende produkt som påvirker veldig mange i din organisasjon, så dette var bare en kort titt inn i produktet.

Frode Stenstrøm: Men det er jo rent, det er en forstand at det er, ja det støtter kompliserte scenarier, men det er fortsatt ikke komplisert å bruke, og jeg merker det selv, og jeg satt jo hele går og brukte Project Operations i prosjektplanene, det ingen av prosjektene jeg involvert i, Og det gir en veldig fin grunnlag for å diskutere prosjekter.

Og i det tilfellet så satte vi tre stykker tre ProsessPilotene, og så fôret prosjektplanen med oppgaver, samtidig. Det er utrolig gøy å få den samhandlingen til å gå om. Men da er det sånn at det nærmer seg ferdig for dagens sending, ser jeg. Det er ingen spørsmål nå, så da tror jeg rett og slett at vi bare går videre Og så vil jeg jo si at bare for en liten oppsummering vi har jo da sett på

Oppsummering og avslutning

Merete Falck Erichsen: Hvorfor man skal velge Project Operations hvilken verdiskapning gir det for din bedrift? Hvem er Project Operations relevant for? Hva slags behov løser det ved å få seg Project Operations Hvilke alternative verktøy finnes.

Det kan jo hende feltservice eller bare desktop klienten er verktøyet for deg. Og så har vi så vidt sett inn på hva er Project Operations inn i systemet.

Frode Stenstrøm: Og med de ordene så sier jeg tusen takk til Merete for et fantastisk bidrag i dagens sending. Lurer du på noe mer så er det bare å kommentere på denne videoen på YouTube.

Abonner gjerne for å få mer faglig påfyll. Og likte du innholdet så trykk på like og del videoen med dine kolleger da. Så klarer vi å få spredd det glade budskapet om hva produktene kan løse for deg og dine kolleger. Sendingen er produsert av prosesspilotene som øker verdien av dine kunder ved bruk av Microsoft-teknologi og er i dag demonstrert med Project Operations.

Vårt analyseteam kan hjelpe deg med innsiktanalyse, dataanalyseplattform og kunstig intelligens, og vårt samhandlingsteam kan lage alt som er kundeportaler kundeklubber og mobilapper, som da viser data også fra Project Operations ut til dine partnere. Så følg med på de kommende ukene, for da vil Merete vise litt mer på hvordan du bruker dette verktøyet.

Ansvarlig for episoden og programleder har vært meg, Frode Stenstrøm, prosjektleder er Oddbjørg Berge, med ønske om bedre arbeidsprosesser for alle På gjensyn.