I dette webinaret får du en introduksjon til Power Automate – et kraftig verktøy fra Microsoft som hjelper deg med å automatisere tidkrevende oppgaver og effektivisere arbeidsprosessene dine.

I denne videoen får du høre mer om:

• Hva Power Automate er og hvordan det fungerer
• Fordelene med automatisering
• Hvordan identifisere prosessene som bør automatiseres
• Eksempler på hvordan Power Automate kan brukes i praksis

Se opptak av webinaret:

Uansett om du er litt erfaren eller helt nybegynner - eller bare nysgjerrig på automatisering - så vil du få verdifull innsikt i hvordan Power Automate kan forenkle arbeidsdagen din.

Har du konkrete spørsmål eller vil du diskutere med våre eksperter? Ta kontakt, så kan vi hjelpe din organisasjon med automatisering og effektivisering.

Transkribering av webinaret 22. januar 2025:

Power Automate – automatisering gjort enkelt

Ane Garborg Tronsaune: Bruker du fortsatt timer hver uke på å kopiere data, sende standardreposter og oppdatere systemet manuelt? Da går du kanskje glipp av din virksomhets kanskje mest kraftfulle automatiseringsverktøy. I dag skal vi vise deg hvordan ett team kan spare mange timer i uka med prosessautomatisjon. Tenk deg å slippe manuelle påminnelser godkjenninger og oppdateringer.

Alt skjer automatisk mens du jobber med andre, kanskje mer kreative eller strategiske oppgaver. Vi skal sammen dag dykke ned i Power Automate. Det er Microsoft sitt verktøy for å automatisere arbeidsoppgaver på tvers av hele 365-plattformen og hundrevis av andre systemer. Du skal få se praktiske eksempler på hva som kan automatiseres, enten du er nybegynner eller erfaren, så kan du lære deg hvordan du kan frigjøre tid til viktigere oppgaver.

Vårt beste tips, start med å automatisere en enkel men tidkrevende oppgave som du gjør ofte. For eksempel å få varsler når viktige dokumenter endres, eller samle data fra flere kilder automatisk. Følg med nå, for i løpet av de neste minuttene skal vi vise deg nøyaktig hvordan du kan spare flere timer hver uke, og du kan starte allerede i dag.

Frode Stenstrøm: Og med de ordene så sier vi en riktig godt nyttår etter noen ukers jule- og nyttårspause fra vår ukentlige sending her fra vårt studio Asker. Så har jeg fått med meg en ny og kompetent kollega inn i studio som brenner for prosessautomasjon Og da tenkte jeg at det ville vært kult å vise dere faktisk litt hva og hvordan dere kan spare mye tid ved å automatisere oppgavene deres.

Og det blir jo temaet i dag, Power Automate, Microsofts automasjonsverktøy.  Men før vi begynner i gang, Ane, hvem er du?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, jeg liker å løpe. Jeg nerder mye på hudpleie. Og til sommeren så har jeg jo vært her i syv år.

Frode Stenstrøm: Syv år i ProsessPilotene.

Ane Garborg Tronsaune: Det er veldig gøy. Det er alltid noe nytt å sette seg inn i, og en bransje som hele tiden er i utvikling.

Frode Stenstrøm: Det er det. Hudpleie og løping, altså. Mitt navn er Frode Stenstrøm jeg er som vanlig programleder i dagens sending. Vi skal kjøre direkte på YouTube, som vi alltid pleier å gjøre.

Det er en interaktiv sending, så har dere spørsmål til Ane, så kan dere bare stille dem nå, så tar vi dem fortløpende. Vi vil gjerne vite hvem du er, og vi tekster opptaket og legger på kapitler slik at det er mulig for dere å hoppe på de delene av sendingen som er mest relevant for dere. Lik sendingen del den med de dere har, slå på varsler, og lytt gjerne til ProsessPodden som dere også finner på YouTube eller overalt der dere hører på podcasts.

Agenda

Frode Stenstrøm: Og så da, litt om dagens agenda. Først så er, hva er Power Automate?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det skal vi snakke litt om. Hvorfor bruke det? Vi skal snakke om hvem bør bruke det, og hva er det som bør automatiseres Hva er gode caser for automatisjon, og hvordan bruker det? Litt om integrasjoner. Og en oppsummering vi skal jo ha.

Frode Stenstrøm: Og det blir veldig konkret på automasjon.

Jeg synes dette er veldig spennende, for at i et marked nå som snakker mye om kunstig intelligens, og ikke minst dette som kommer med AI-agenter som skal gjøre mye for oss automatisk, så er Power Automate et svært viktig verktøy i verdikjeden for å kunne realisere den verdiskapningen som ligger i nettopp å bruke de agentene.

Men Power Automate er for veldig, veldig mange bare et fremmedord. Det er nok et sånt IT-begrep som kanskje vi som jobber med faget vet godt hva er,

og så er det ikke like kjent blant publikum.

Hva er Power Automate?

Frode Stenstrøm: Så jeg tenkte, Ane, hvis du bare kort kunne fortelle oss, hva er egentlig Power Automate som produkt?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er jo, som du sier, et verktøy mest av alt, for noe man kan bruke for å automatisere prosesser.

Og egentlig da ... Bli kvitt de arbeidsoppgavene som bare krever tid og som er repetitive, og som ikke gir de ansatte noe heller. Og også redusere feil, så det er jo et veldig viktig verktøy som kan gjøre utrolig mye. Og er jo primærvalget for å løse automatisering som ikke skal skje nå, altså real-time. For

Frode Stenstrøm: de av dere som har hatt Microsoft Dynamics-plattformen i veldig, veldig mange år, så hadde jo så Dynamics-plattformen Forskjellige verktøy for å drive med oppgavestyring eller automasjon,

men det er vel egentlig alt sammen det er vel konsolidert inn i Power Automate egentlig?

Ja,

Ane Garborg Tronsaune: Microsoft nå anbefaler Power Automate til alt

som ikke er real-time. Så det er det viktigste verktøyet.

Frode Stenstrøm: Men det er ikke for sanntidsoppgaver, det er mer for de asynkroniske ting som tar tid?

Ane Garborg Tronsaune: Så alt som er asynkront enten det skal gjøres til en viss tid, eller basert på en viss handling, en trigger, eller at du bare skal sette det i gang selv.

Frode Stenstrøm: Nettopp.

Eksempler på automatisering

Frode Stenstrøm: Kunne ikke du, hva kan vi automatisere egentlig Ane, med Power Automate?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, alt, men det er noen gode kandidater og eksempler, som er å sende varsler, det er å håndtere godkjenninger og det kan man også integrere med Teams og så videre, samle inn data fra flere systemer, og automatisere prosesser, som vi har snakket om litt allerede, integrere systemer Power Automate har jo hundrevis av konnektorer, og orkestrerer på tvers av systemer.

Frode Stenstrøm: Og med det, Ane, så tenker jeg at det er jo det at Microsoft måtte satt det som en selvstendig tjeneste tror jeg er smart, for som du sier før, så var det bundet mot bare CRM-systemet ditt, men det er det jo ikke lenger.

Ane Garborg Tronsaune: Nei. Du kan få masse ut av Power Automate uten bruke Dynamics. Og det har jo, som vi nevnte, utrolig mange konnektorer ut av boksen.

Og til og med dersom målsystemet ditt ikke har en ut av boksen konnektor tilgjengelig, så kan man lage custom-konnektorer også.

Frode Stenstrøm: Og på YouTube-kanalen vår fra faktisk ett år tilbake i tid, så snakket Oscar og jeg om nettopp disse konnektorene, men da i forhold til Copilot Studio med tanke på å lage interaksjoner, samtaler og chatbotter.

Vi har de samme konnektorene også mot Power BI, så det er en ganske fiffig måte at hvis man lager en connector mot sitt fagsystem en gang, så kan det jo brukes ganske mange plasser.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, og Power BI, det er morsomt at du drar inn også for Det er også trigger i Power BI som man kan bruke, så hvis du for eksempel når en viss verdi, eller ting overskrider en viss verdi, så kan det trigge en Power Automate igjen så den kan sende varsler og gjøre ting i andre systemer igjen.

Frode Stenstrøm: Og der mener at Microsoft har en ganske unik posisjon, for det finnes ganske mange prosessautomasjonssystemer i markedet, men det er ingen som har den bredden av datakilder som det Microsoft har i sin portefølje. Og når du da i tillegg kaster inn dette med AI chat-roboter som også kan bruke de samme konnektorene,

så er det ekstremt mye som er åpent og klart allerede Man er ikke nødvendigvis avhengig av en utvikler for å komme i gang.

Ane Garborg Tronsaune: Nei det er helt riktig.

Hvorfor Automatisere?

Frode Stenstrøm: Men det jeg tenkte jeg skulle spørre deg litt om er hvorfor i det hele tatt jeg automatiserer noe som helst. Der vet jeg vel at du har noen tall du hadde lyst til å ta fram.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, dette er jo tall som Microsoft selv har presentert på sine Learn-sider. Og det er at 60% av alle yrker minst har 30% automatiserbare aktiviteter, som er mye vil jeg si.

Frode Stenstrøm: Og det er jo faktisk før du kommer med AI-agentene inn, det er bare på det vi har i dag.

Ane Garborg Tronsaune: Det er bare det vi har i dag, og globalt så er det jo nesten halvparten av all jobb som kan automatiseres ved bruk av dagens teknologi Så ja, teknologi vi har i dag..

Frode Stenstrøm: Og igjen AI-agentene, altså de kommer til å, og det sa jo også ledelsen av OpenAI, og nå er det i løpet av inneværende år, så vil det komme...

Altså over en million AI-agenter fra alt mellom himmel og jord, som gjør store og små ting. Og mange av dem kan du faktisk gå ut og teste i dag.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, så 50% er jo da før vi er gitt de mulighetene som AI-agentene kom med.

Frode Stenstrøm: Det er riktig. Og så har vi jo da neste.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, dette med at det er datainnsamling og behandlingstider, det kan forbedres med 64% ved hjelp av automatisering.

Og det ser vi jo i mange av de kundekasene vi har løst, så det finnes jo alltid, vi er jo bare mennesker og vi gjør menneskelige feil, men det vi vet ved å automatisere, så vet vi at det samme skjer hver eneste gang,

og det er en trygghet.

Frode Stenstrøm: Vi har jo en case nå, Ane, som vi jobber med, hvor vi vet at kunden skal drive og klassifisere innkommende dokumenter manuelt,

og de har også regnet en feilmargin på den jobben de gjør.

Man sier at ofte mennesker gjør det best, men når man får et stordrift så vet man at det avvik også den jobben.

Og en av våre kolleger satte jo opp en sånn AI-klassifiserings-chatbot med Power Automate, og da kom det jo opp til en, det var heller ikke perfekt, men fortsatt en ganske radikal forbedring av det manuelle i prosessen.

Ane Garborg Tronsaune: For man tenker ofte at dette må vi se på kvalitativt måte, men så lenge man klarer å isolere hva er det som gjør at vi tar de beslutningene vi tar, og klarer å strukturere det, så kan automatiseres.

Frode Stenstrøm: Riktig.

Hvordan identifisere hva som kan automatiseres?

Frode Stenstrøm: Hvordan kan vi vite at noen kan i det hele tatt automatiseres?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er jo flere kjennetegn man kan se etter for å skjønne at dette utgjør en god automatiseringskandidat.

Frode Stenstrøm: Ja.

Ane Garborg Tronsaune: Og der er det jo flere ting. Den viktigste synes jeg kanskje det er det volum. Skjer dette mye, skjer det ofte? Så volum er et viktig stikkord. Og som vi var inne på da, er det sånn at det går an å sette noen standarder her.

Frode Stenstrøm: Ja, standardprosess. Jeg prøver å få den over på ditt kamera. Ha ha.

Ane Garborg Tronsaune: Så det er viktig, har vi noen regler vi kan sette oss, vet vi at hvis dette skjer så vet vi at vi skal gjøre noe.

A, før vi gjør B, så kan vi liksom standardisere prosessen. Er det høy frekvens, ja, vet vi at hva vi vil skal være utfallet, alltid. Og så er det det her med at vi er mennesker da, og at vi gjør feil. Så hvis denne prosessen er noe som er utsatt for menneskelige feil ofte, så er det en god kandidat, og er det høy risiko for for feil og påvirkning, så det vi kan tenke, eller det vi tenker og råder til, er jo hva er kostnaden av å ikke automatisere dette?

Frode Stenstrøm: Ja det motsatte spørsmålet.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, egentlig det motsatte spørsmålet, så hva er kostnaden av å gjøre ingenting? Hvis vi bare la det her skure og gå, hva koster det egentlig? Og ofte er det ganske mye

Frode Stenstrøm: Ja, men det er et regnskap man ikke har lyst til å tenke på

Ane Garborg Tronsaune: Nei det akkurat det. Men det er jo et viktig spørsmål å stille seg som bedrift da, hvis man skal velge å investere litt i en automasjonsprosess.

Så det koster allerede bedriften ganske mye at vi ikke gjør noe. Og i hvert fall da hvis det er noe som skjer i storskala, stort volum og kanskje høy grad av... Av feil da, menneskelige feil.

Frode Stenstrøm: Jeg har hatt ganske mange samtaler med masse forskjellige folk som tenker at det å starte informasjonsprosess, det er så tungt i seg selv, og vi kan ikke investere i noen ting som kanskje skal bare være en kort tid, men når man vet at man kan lage et sånt fly på for alt fra minutter til dager, så er det måte, jeg tror man bare ikke er klar over hvor lett det er å ta tak i en del sånne prosesser og gjøre noe med dem

Ane Garborg Tronsaune: Også det at man tenker at det koster jo noe å lage en automatiseringsprosess. Noen må begynne og dette kommer til å ta litt tid eller vi kommer til å bruke litt tid på å forklare hvordan vi gjør det i dag men det man da kanskje glemmer å tenke på er dette med Ja, men hva koster det oss egentlig at vi ikke automatiserer det hver dag

Frode Stenstrøm: Ja, det riktig.

Så rådet her er jo faktisk å se litt på det motsatte spørsmålet. Og kanskje som du sa, vi tar tips i sted, bare ta tak i en og begynn et sted

Ane Garborg Tronsaune: Ja, begynn et sted.

Frode Stenstrøm: Og ikke gitt av og tenke på at det skal være et så gigantisk stort prosjekt. Men du har også laget en veileder til oss, vet jeg.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, mer for å vise bredden til hva Power Automate kan gjøre da, så har du jo det at hvis du lurer på hvor du skal begynne, Da har jo Power Automate hundrevis av tilgjengelige konnektorer som er ut av boksen.

Frode Stenstrøm: Og bare for å gjenta det, hva er en konnektor?

Ane Garborg Tronsaune: En konnektor er noe som lar deg gjøre aksjoner eller handlinger mot et annet system, for eksempel SharePoint eller... Power BI, eller ja, det kan være et eller annet system.

Og der finnes det jo hundrevis av disse tilgjengelige allerede. Så hvis svaret på det at det finnes tilgjengelige konnektorer er ja, så er det bare å finne ut av at skal denne prosessen kjøres til visse tider, for eksempel Ofte så kjører jo ting nattlig, for å være oppdatert, til neste dag man kommer på jobb.

Så hvis den skal kjøres til visse tider så er det ja. Da bruker man disse planlagte triggerne. Hvis svaret på det er nei, så kanskje det skal kjøre eventbasert, det vil si som et resultat av at noen gjør en handling. Jeg trykker på noe, eller har sendt noe videre. Og da bruker vi disse automatiserte triggerene.

Her føler jeg at 80 prosent ligger nesten.

Frode Stenstrøm: Ja så vi går liksom i den eventbaserte verdenen

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er dit vi vil også, at det skal være som en reaksjon på noe. Men hvis ikke det skal skjøres eventbasert, så ... Så er disse øyeblikkelig-triggerne da, som gjør at noen faktisk manuelt setter i gang prosessen.

Frode Stenstrøm: Og for de av dere som har sett på en del av de webinarene vi har hatt med Customer Insights, altså markedsførings- og kommunikasjonsplattformen til Microsoft, så er det verdt merke i seg at der har vi ofte gjort den motsatte referansen, En kundereise som en kunde går gjennom kan trigge en Power Automate, sånn at hvis du kommer til et punkt og kun sier det jeg er interessert i, og det skal gjøres noe, så kan det bli et event som du kjører i gang med en arbeidsprosess bak.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er mer sånn du nevner kundereiser i Customer Journeys, for det er jo faktisk Power Automates i bakkant.

Frode Stenstrøm: Det er de som kjører teknisk vet du?

Ane Garborg Tronsaune: Ja det er det som ligger bak. Det er det som er teknologien som også er benyttet der.

Frode Stenstrøm: Og det som er morsomt med det, når du ser strategien til Microsoft, når de da blir bedre på plattformen så slår du ut alle produktene deres også.

Det er veldig smart. Men da har vi vært igjennom det jeg kaller rabbit hole, når vi søkte eventbasert og ned til automatisk øyeblikk i trigger, var det ikke det du snakket om?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er at noen i bedriften velger at nå skal prosessen skje

Frode Stenstrøm: Nå skal den starte ja.

Ane Garborg Tronsaune: Så er det jo den casen hvis man ikke, Man finner ikke den connectoren blant de hundrevis av tilgjengelige connectorene der ute, så kan man, hvis det finnes et rest-API til det systemet man vil snakke med, så kan man lage en custom connector, hvis man har kunnskapen

Frode Stenstrøm: Og det finnes jo vel egentlig, så å si til alle, jeg vil si de aller fleste moderne datasystemer har jo et eller annet grensesnitt, eller et eller annet som utvikling kan bruke da.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det skal være ganske legacy-situasjon System, dersom det ikke finnes noe rest-API.

Frode Stenstrøm: Det skal det være mye av, ja.

Ane Garborg Tronsaune: Men dersom det ikke finnes et rest-API tilgjengelig så kan man fortsatt bruke Power Automate, men da desktop-versjon.

Frode Stenstrøm: Og der kan dere hjemme bestille tjenester fra oss til å lage de connectorne, så kan dere lage flyten selv etterpå.

Og den connectoren blir da brukt i Power BI og i de andre tingene dere måtte ønske å bruke den til. Men da bruker du denne desktop flow, og det er da?

Ane Garborg Tronsaune: Det er jo RPA, hvis man... Robotic

Frode Stenstrøm: Process Automation?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det stemmer.

Frode Stenstrøm: Jeg bestod oppgaven.

Ane Garborg Tronsaune: Ja veldig bra. Så det er at du kan egentlig filme hva du gjør, altså logger inn...

Filmer at ja, men så trykker jeg der og trykker der og trykker der, og så lagerer Power Automate Desktop Flow alle stegene som trinn i sin prosess, og så kan du velge å kjøre det enten lokalt eller på din PC over at du selv overvåker det, Unsupervised på en måte med at du kan ha PC-en av, og det er vel det vi oftest gjør da.

Frode Stenstrøm: Og i den flyten som Ane her viser, så er det sånn som det er nå, og det er hvor produktet kommer til å gå i inneværende år, det er disse berømmelige AI-agentene jeg kommer tilbake til, hvor det da er et trinn på vei og vil være en agent som kanskje leser en eller hundre nettsider etter noen nøkkelord, sammenstiller informasjon, og kan man bruke det igjen i arbeidsprosess.

Så fantasien er egentlig den eneste begrensningen vår på hva vi er i stand til å få til.

Men du kan også gjøre det superenkelt, og du skal jo vise en liten enkel flyt.

Ane Garborg Tronsaune: Ja liten teaser.

Frode Stenstrøm: En liten teaser etterpå, så kan vi komme tilbake til senere webinarer på litt mer detaljerte flyt som dere kanskje vil utfordre oss på da.

Så med det var den annet. Hadde noe mer å si om flytskjemaet ditt, eller skal vi gå videre?

Ane Garborg Tronsaune: Vi kan gå videre.

Fordeler og gevinster med automatisering

Frode Stenstrøm: Litt om fordeler og gevinster da.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er jo så mye, og det følger jo litt av hvilke kjennetegn du ser etter Så det er jo først det vi snakket om, at med tanke på at halvparten av alle arbeidsoppgaver kan automatiseres, hvis du frigjør den tiden til de ansatte til å faktisk gjøre det de er gode på, og det de kan bruke kreativiteten til og fantasien til, så sier du seg selv at det blir økt produktivitet i

bedriften.

Så da kan du fokusere på mer strategiske aktiviteter. Og det er jo dette med å redusere risiko for feil, for det er jo en grunn til at du automatiserer, at du vet at den flyten eller den pilotmøten, den gjør det samme hver gang.

Frode Stenstrøm: Den blir aldri sliten.

Ane Garborg Tronsaune: Aldri sliten, og aldri sovet lite.

Frode Stenstrøm: Aldri sovet lite, og prosesserer likt hver gang.

Og så er det et punkt til, som jeg vet, fra driftssiden, at du kan jo overvåke Om de gjør det de skal, eller ikke.

Så fra et IT-driftsperspektiv så får du vite hvordan det foregår. Heldigvis så finnes ikke noe IT-driftsverktøy som overvåker om jeg gjør alt jeg skal gjøre hele tiden.

Ane Garborg Tronsaune: Og så er det jo dette med at det er et Microsoft-verktøy i Microsoft-plattformen Det er enkelt å bruke, det er skalerbart og du kan, hvis en prosess kjører mange hundre tusen ganger per dag så er det også fullt mulig, det er bare da allokerer du den prosessen spesifikt kan du også allokere flere ressurser da.

Frode Stenstrøm: Og så er det jo dette med kostnader, Ane. Produkter er vel ikke veldig dyrt?

Ane Garborg Tronsaune: Nei det er ikke veldig dyrt, og dersom du har andre Microsoft lisenser allerede, så kan det veldig godt hende at det allerede er inkludert.

Frode Stenstrøm: Har det allerede. Og det er noe å ta med seg, at du trenger ikke å være en stor Dynamics kunde eller andre ting.

Du kan bruke det nesten på privaten for å arrangere påmelding til en fest.

Ane Garborg Tronsaune: Og Microsoft er jo også god på det med Pay As You Go, at starter du opp, så er ikke det kostbart. Det er først når du ser at, nei, dette må kjøre 100 000 ganger hele døgnet, og da kan du selvfølgelig betale for bedre lisenser, som gir deg mer power.

Frode Stenstrøm: Og så er det skalerbarheten da, det er jo bra. Ja Så den er enkel å bruke, og det skal vi bare vise.

Praktisk demonstrasjon

Frode Stenstrøm: Så jeg tenkte vi skulle gå og løse videre på et aldri så lite case, som du har laget for oss.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, vi har jo fra kanskje tidligere webinarer så har vi kjent med Miljøpilotene AS.

Der er det jo nettside og...

Frode Stenstrøm: Full installasjon av alt det. Den har vi lagt for å vise alt det vi har her fra prosesspilotene, og der har vi vår demodata på norsk og fiktivt selskap som ikke finnes.

Ane Garborg Tronsaune: Nei

Frode Stenstrøm: Men vi har nå laget, med takket være litt bruk av AI, har vi fått både bilder og persongalleri og sånn

Ane Garborg Tronsaune: Absolutt.

Frode Stenstrøm: Og du tar utgangspunkt i det selskapet nå, Ane.

Ane Garborg Tronsaune: Ja. Så vår case her er at Miljøpilotene, AS, De får en karbonfotavtrykk-forespørsel fra firma Diamant AS.

Frode Stenstrøm: Du har vært kreativ her! Særlig i og med at hva er diamantene laget av?

Ane Garborg Tronsaune: Ja.

Frode Stenstrøm: Karbon, ja.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, så caset her er egentlig at vi har et skjema på nettsiden til Miljøpilotene, som mulige kunder kan fylle inn og skrive inn at de ønsker De ønsker hjelp fra Miljøpilotene, og så fyller de inn litt tall og så videre, så sender de det inn til Miljøpilotene.

I dag så lages det da en sak som blir gitt til en Miljøpilot. Det som er caset før, jeg tenker at vi tar før først Og det er at før så satt de da i ulike excel-ark og beregnet selv. Og da var ikke alle miljøpilotene like flinke til å bruke oppdaterte tall. Fordi disse karbonutslipp gjennomsnittstallene, de endrer seg jo år for år.

Viktig at man henter de konsistent fra samme skilde og oppdatert. Og så måtte miljøpilotene selv, de måtte overføre disse tallene fra excel-ark. Måtte de ta, og da var det ikke alle som brukte samme maler og skulle de gjøre dem til pdf-er, og det gjør folk på forskjellige måter og er ikke flinke til å lagre det riktig sted så man mister kanskje informasjonen fordi folk lagrer det lokalt, og så skal de sende pdf-en med melirød ja, karbonutslipp.

Beregningene på e-post, og det sender de kanskje fra sin personlige e-post og glemmer å spore inn, så man mister den sporbarheten og så videre og også med tanke på og med tanke på når man skal gå tilbake og se på hva var grunnlaget for at vi beregnet det karbonutslippet så er det vanskelig å finne tilbake de tallene som ga opphav det, for de har kanskje glemt å laste opp det excel-ark de jobbet med Opp i saken.

Så det er mange, som vi hører her, mange mulige kilder til feil, og alle, dette er jo det, et stor gren av miljøpilotene sitt virke, så mange gjør det, så det er volum og rom for feil, så dette var en god automatiseringscase for miljøpilotene, så da, det som skjer nå, Er jo det at de behandler saken, har hentet inn de tallene de skal, og da sender de egentlig bare trykker på en knapp i saken, sånn fullfør, jobb og da beregnes karbonutslippet automatisk ut fra de tallene som er innhentet i saken, og man henter de oppdaterte gjennomsnittstallene fra samme kilde og oppdatert hver gang, Saks-kortet oppdateres automatisk med det beregnede karbonutslippet, og det opprettes en pdf, og den legges på saks-kortet basert på både saks-data og kundedata, og det lagres jo som et dokument som lastes opp på saks-kortet.

Og det som er viktig her også er at da blir jo malen... Det kan jo være ulike maler for ulike kundetyper eller ulike bransjer for eksempel. Og man får et sånt veldig konsistent og jevnt uttrykk som firma da, med at man sender .... Det ser profft ut i pdf, og det er riktig fonter og format. Og det sendes jo en mail fra sakskortet, fra Miljøpiloten til kunden, hvor alt er sporbart tilbake til.

Frode Stenstrøm: Det er ganske litt av en prosess.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, men det er ofte det som er tilfelle i mange av de kundene og bransjene jeg har vært i. Det er ofte veldig mange sånne små repetitive oppgaver, som egentlig gjør at dagen til de ansatte blir litt sånn samlebånd kjedelig Jeg må alltid trykke der og trykke der og trykke der og trykke der.

Og det er gode caser for automatisering.

Frode Stenstrøm: Ja,

men det var det jeg synes var poenget, for jeg har møtt så mange ganger at «Nei vi må bare få det ferdig, så vi har ikke tid til å automatisere det. Vi bare gjør det. Det tar ikke så mange minutter». Problemet er at det skalerer opp til kanskje to, tre, fire ganger på en halvtime på en person, opp til ti ansatte til og så videre.

Og kanskje enda mer at det skaper vanvittig irritasjon blant de som skal gjøre det.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er noe med det at man har lyst til å holde på gode ansatte og bruke de til det de er gode på.

Frode Stenstrøm: Ja, og det du viser er jo hvordan du kan lage en sånn type case som fjerner den støyen, og det koster ikke all verdens å gjøre det.

Spørsmål fra webinar-deltakere: Hvilke oppgaver er vanligst å automatisere?

Frode Stenstrøm: Vi skal jo kjapt se i verktøy hvordan en sånn fly kan se ut. Men Mathias spør hvilke type oppgaver vil du si oftest er mest å hente på automatiserer på, Ane? Hva vil du si at kundene dine fokuserer mest på?

Ane Garborg Tronsaune: Det er jo ofte sånne små repetative oppgaver som man tenker som du er inne på, ikke tenker sånn nødvendigvis at dette er veldig fancy eller veldig kult, men noe som har stort volum og

Ja, og jeg er veldig vant til dokumentmontering også, fordi det er noe som

Frode Stenstrøm: produksjon arkivering

Ane Garborg Tronsaune: og malverk og sånn at det er generelt noe mange ulike bransjer har, men de ansatte synes det er vanskelig å vite hvilken mal bruker vi nå? Llagrer mye lokalt, så uttrykket ut... Mot sine kunder igjen blir veldig ja ikke så godt som det kunne vært.

Frode Stenstrøm: Nei det er nettopp det. Jeg tror jeg har aldri jobbet et sted hvor det er liksom, ja, hva er gjeldende mal for noen til spørsmål, eller hvor er malene våre, så selv hos oss, hvor vi har et eget område hvor alle malene er samlet, så kommer det fortsatt ansatte med, hvor er malene? Har du prøvd å gå inn og trykke på nytt dokument?

Det ligger der, men spørsmålet kommer, og det er vanlig.

Ane Garborg Tronsaune: Og da er spørsmålet igjen fra et automatiseringsperspektiv hvorfor skal man ha ansatte som skal inn og manuelt bruke disse malene, hvis det som skal inn og sendes ut kan tas direkte fra arbeidsplattformen til de ansatte.

Frode Stenstrøm: Men når du tenker deg, sånn som Mathias spør om, hva kunder fokuserer mest på, er kunder mest opptatt på å spare tid, eller hvilken fokus og tilnærming har de til temaet egentlig?

Ane Garborg Tronsaune: Det er jo, jeg føler ofte at behovet fra kundens side oppstår når de ser at det er mye feil

Og at de kanskje møtt på litt datakvalitetutfordringer

og ser at for eksempel så forventes det kanskje for at noe skal bli riktig så må du både huske å huke av noe der, og du må huske å oppdatere det systemet. Og du må fylle ut der for at ting skal være i synk.

Frode Stenstrøm: Så det kommer fra et punkt av smerte nesten?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, jeg føler ofte det. Og at jo mer man utvikler kunden, og jo mer modne de blir, så kan man se mer de utvikler

Frode Stenstrøm: At de har forstått også at det er mulig å gjøre

Ane Garborg Tronsaune: Ja, mulighetsrommet, og at det kommer etter man har samarbeidet over en periode, og da kan de også bli bedt til å si, ja, kanskje vi skulle ha automatisert det.

Det er jo på en måte noe veldig mange gjør som bare er kjedelig og som vi vet alltid hva som skal skje her.

Frode Stenstrøm: Og så er det kanskje det at det ikke alltid kunne så definerte prosesser, så det er lett å la seg... Definere?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er også ... Når vi kommer inn hos en kunde, så er det jo ofte at de må gå litt i seg selv sånn Ja, kanskje vi har en prosess?

Men det er ikke sikkert at det er skrevet ned noe sted heller, men det er mer sånn ...

Frode Stenstrøm: Det er de uformelle prosessene driver dette?

Ane Garborg Tronsaune: Ja mange uformelle prosesser der ute, og de kommer jo litt mer til syne etter hvert som man samarbeider, Da ser man muligheter til å automatisere også de prosessene. Men i starten så er det som du sier at det, jeg tror det kommer fra en smerte rundt de ser feil.

Og så er det sånn kanskje det ikke er så lurt at vi, Syv forskjellige mennesker gjør dette på forskjellige måter.

Hvem bør bruke Power Automate

Frode Stenstrøm: Det er nettopp det. Men hvem vil du si er ... Power Automate - det lukter jo IT-verktøy langt vei navnet og alt i markedsføringen. Power Automate og Power Flow og PowerPoint og sånn. Men hvem er liksom, kunne du gitt dette til en salgsjef eller en IT-enhet, eller trenger de ringe deg for å få hjelp liksom?

Ane Garborg Tronsaune: Både ja og nei, det kommer an på hva man vil gjøre. Selve verktøyet seg selv er veldig enkelt å bruke, så hvis man har lyst å automatisere noe med tanke på mailboksen sin og utsendelse og kanskje også oppdatere noe i Dynamics eller andre verktøy, så kan det enn at man kommer langt som Enkelperson som leder i et firma, kanskje man vil ha en rapport så så ofte, og at man vil at den skal sendes til meg.

Det kan man nok få til selv. Så kommer det jo mer til litt større, hvor vi bruker Power Automate egentlig som integrasjonsverktøy Så kan det nok hende at man har lyst på litt hjelp i fall hvis det kommer til custom-connectorer også. Men man kan komme ganske langt på egenhånd for selve verktøyet er intuitivt.

Frode Stenstrøm: Og fordi jeg vet at veldig mange økonomer jeg er vant til å bruke Power BI for å lage sine egne grafer, og jeg påstår at Power Automate følger mye de samme prinsippene, det er jo at du kommer veldig langt uten å skrive kode, men du må ha en konseptuell forståelse av hva prøver å få til. Du må i hvert fall som minimum klare å skrive ned «Denne prosessen ønsker jeg å få gjort noe med».

Ane Garborg Tronsaune: Ja, og nå tar jo også Power Automate et input, så du kan starte med bare en prompt, en kopilot, og si «Dette vil jeg at den skal gjøre», og så kommer Power Automate egentlig med et forslag på trigger og handlinger. Og du kan jo teste flyten din mange ganger så det blir prøving og feiling hvis du er ny med verktøyet, så blir det å teste godt og prøve

Hvordan bruke Power Automate

Frode Stenstrøm: Kunne du bare kjapt vise oss hvordan det ser ut, Ane?

For nå har vi snakket litt om hva det er, for hvem det er, hva du kan bruke og verdiskapning og gevinst.

Det hadde vært hyggelig å få et lite innblikk i hvordan det faktisk ser ut dette verktøyet da.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det gjør vi. Nå er jeg inne i Power Automate-verktøyet, i selve editoren, så da ser vi at selve Power Automaten har et navn Og statusen

og så her ser du selve handlingsforløpet.

Den første boksen er selve triggeren og den ser jo Anerledes ut hvis den er skeduleret for eksempel da er det en egen tidsskeduleringstrigger, men her er det basert på en handling som er automatisert.

Frode Stenstrøm: Ja, for eksempel "fullført en sak". Og den saken kunne like gjerne vært Dynamics eller i Salesforce, eller kunne i en måte vært en sak i et Excel-ark, for den saks skyld.

Ane Garborg Tronsaune: Absolutt Og så er det mulighet til å legge nye ... Alt dette her kalles actions eller handlinger. Og her kan man også ha forgreininger og hele tiden sjekker, så i store automatiseringsjobber som vi har laget, så er det jo veldig ofte at man sjekker, er det dette eller dette tilfellet, fordi hvis vi er i H1, så skal dette skje men hvis vi er i H2, da skal noe helt annet skje.

Og hente dator og, ja, det er vi ofte sjekker og vi er ofte der at, ja men dersom vi har et skjema på nettsiden, og de har skrevet masse, og den teksten inneholder... Dette, så vil vi gjerne at det skal gå til manuell behandling, for eksempel. Og da kan vi terminere flyten, og ikke kjøre videre.

Frode Stenstrøm: I videre nei.

Og for de av dere som husker webinaret som vi hadde med Jørgen, hvor vi så på dette med kundereiser, altså Custom Insights Data-webinaret, så det er bare å se på kanalen vår. Så viste vi faktisk en veldig reell scenario, det er hvis du for eksempel har en kunde som besøker nettbutikken din, begynner å fylle ut handelkurven, og så stikker.

Da har du det vi kaller glemt handelkurv-triggeren som vi kan da i løpet av to dager si, du, du glemte jo ordenen, vil du fullføre ordenen før vi sletter den? Det er akkurat samme opplegg, det bare litt andre handlinger eller actions som inngår i trinnene, men det skal ikke mye fantasi til for å si at det er jo samme

Konnektorer og integrasjoner

Ane Garborg Tronsaune: Ja, så vi kan jo se på, hvis man trykker her for eksempel så har du...

At man skal legge til en handling. Og her ser dere masse av de ut av boksen. Kan du bare se hvor lang den her er. Men det er hundrevis av...

Frode Stenstrøm: Outlook, det er der. ...

Ane Garborg Tronsaune: konnektorer.

Frode Stenstrøm: Salesforce, Adobe, DocuSign det er litt noen signaturer der, vet vi.

Ane Garborg Tronsaune: Ja. Og vi bruker veldig mye XperiFlow også. Ja Som er, ja, gamle XpertDoc.

Ja Til å...

Frode Stenstrøm: Til å lage dokumenter

Ane Garborg Tronsaune: Ja, til å generere... Dokumenter fra maler.

Frode Stenstrøm: Nettopp. Og så sto du AI-bilder på toppen der, og du ser jo det vi ser når vi ser AI-agenten nå, at man kan bruke maskinlæring, og det er jo mulig nå rent teknisk at du tar imot en mail fra en kunde som ber om et tilbud, og du lager et tilbudsforslag tilbake med AI, og så kan det bli lest over.

Så for de som ikke vil ha nettbutikk så går det å gjøre ganske mye.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, og her er det også disse approvalsene som kan brukes i godkjenningsflyter. Så avhengig av hva slags type henvelser, så kan det gå til godkjenning til ulike mennesker.

Frode Stenstrøm: Det er riktig

Ane Garborg Tronsaune: Og dette er de kontrollene jeg snakket om i sted, med at vi veldig ofte gjør ting basert på noe som har skjedd, og også på en viss...

Condition, eller sånn avhengig av

Frode Stenstrøm: avhengig av?

Ane Garborg Tronsaune: Ja, avhengig av, er det mandag eller torsdag eller er det juni eller er det januar da skal vi gjøre forskjellige ting

Frode Stenstrøm: Kult, ja, jeg ser terminit og så slutt også hvis det var

Ane Garborg Tronsaune: Ja, og så bruker vi switch case hvis du har Ja, la oss si at vi tar månedene da at vi vet at vi skal gjøre helt forskjellige ting avhengig av hvilken måned vi er i.

Så da ville vi kanskje tatt switch på måned, også tatt januar februar mars og april, også hatt det sånn da.

Frode Stenstrøm: For de som har utvikling i bakgrunnen, så er det jo de samme tingene, det bare at det er satt litt mer i menneskelig forståelse.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, det er ganske intuitivt og det er et hav av connectorer der ute, som man kan benytte seg av.

Copilot og AI

Frode Stenstrøm: Hvis du trykker på copilot, hva skjer da, Ane?

Ane Garborg Tronsaune: Ja her ja.

Her kan du få hjelp både til å forklare flyten eller be om input på ... På flyten, eller også hjelp til å faktisk opprette nye deler flyten, og forklare hva som skjer nå, og forklare hva flyten min gjør nå.

Frode Stenstrøm: Det som du viser nå er veldig viktig at man er klar over, for Microsoft har ved nyttår gjort en ganske stor omorganisering, hvor de har samlet ressursene sine på kunstig intelligens og utviklingsverktøyene,

For de vil at folk flest skal kunne lage en Power Automate flyt eller applikasjoner uten bruk av utviklere.

Så det vil si at Copilot er ikke bare det å på en måte summere en tekst, men du kan faktisk lage hele applikasjoner og hvertfall komme langt på vei.

Ane Garborg Tronsaune: Ja legge til et steg som gjør dette, og så ser du over det og kanskje gjør noen justeringer.

Frode Stenstrøm: Men det kom utrolig langt bare på første intensjon.

Ane Garborg Tronsaune: Ja, og den ble jo lansert Det er jo en stund siden den ble lansert, så jeg føler jo at den har blitt mye bedre enn den var i starten, så det er i stadig utvikling.

Frode Stenstrøm: Ja, og disse modellene som ligger, store språkmodell som ligger under, de er også blitt mye, mye bedre.

Og nå svarer jeg i dag at OpenAI har begynt å rulle ut O3-modellen Mini. Jeg har sett noen statistikk på den, men det er helt vilt hva den er i stand til å få til.

Ane Garborg Tronsaune: Det blir spennende tider fremover.

Frode Stenstrøm: Ja, jeg synes det er utrolig utrolig gøy Men jeg er litt AI-nerd, da, men det får det være.

Men jeg tenker at til vårt... I dag så skal vi bare vise litt sånn hvordan det kan se ut grensesnittmessig. Vi kan jo ta et annet webinar hvor vi går gjennom og viser konkret hvordan du kan bruke en flyt gjennom Teams-chat for eksempel, eller direkte fra Outlooken din, eller direkte i Dynamics, så du kan bare se litt på use case scenarioer.

Ane Garborg Tronsaune: Vi har jo lyst til å dykke litt mer ned i det enn det vi har gjort i dag. Så det skal vi gjøre.

Frode Stenstrøm: Men vi pleier alltid å vise hva det er og hvorfor før vi viser alle use case-navnene. Så bare følg med på kanalen vår, så kommer det. Jeg tenkte vi skulle ta det siste punktet Ane, for nå har vi vært igjennom veldig, veldig mye, og det er at vi skal snakke litt om integrasjoner og AI-agenter.

Vi har vært litt innom det fra før, men det er jo, ja, det er en Microsoft-tjeneste. Du har ikke noen egen server, du kjøper for det bare i skyen.

Men du kan jo koble det til ganske mye.

Ane Garborg Tronsaune: Og her går det jo, som vi har snakket om før også, begge veier at du kan bruke AI og chatbotter til at de igjen bruker Power Automate til å gjøre handlingene for de som henvender seg på chat, og også motsatt at man i Power Automate kan bruke AI-agenter.

Frode Stenstrøm: Så det der nettopp det.

Ane Garborg Tronsaune: Det er et samspill.

Frode Stenstrøm: Og det betyr at det er, om du ikke var en stor Microsoft-kunde, men hadde kanskje Salesforce, og du kanskje hadde brukt det i Slack, og du hadde sånne ting, Power Automate har like fullt den funksjonen i din organisasjon. Det tør jeg å påstå.

Ane Garborg Tronsaune: Absolutt.

Frode Stenstrøm: Og når du kanskje allerede betaler for det, så er det dumt å betale for noe annet egentlig.

Ane Garborg Tronsaune: Det er det.

Oppsummering og avslutning

Frode Stenstrøm: Da tror jeg vi skal oppsummere denne sendingen. Hva er vi har vært igjennom da - hva har vi snakket om?

Ane Garborg Tronsaune: Vi har snakket om hva Power Automate er, og hvorfor vi bør bruke det. Og vi har også snakket om gode caser for hva som bør automatiseres, og hvem som bør bruke det. Og vi har også sett litt på hvordan bruke det.

Det skal vi komme med tilbake til i senere webinarer

Og litt kort om integrasjoner.

Frode Stenstrøm: Det er helt riktig det. Og da, med de ordene så sier jeg takk Ane, for hennes bidrag i dagens sending. Lurer du på noe still spørsmål i kommentarfeltet under. Var det nyttig, lik videoen til de du tror vil ha glede den. Vil du ha mer faglig innhold, abonner på vår kanal og følg oss på vår LinkedIn-side.

Sendingen finner du på YouTube samt nettstedet prosesspilotene.no. Sendingen er produsert av Prosesspilotene. Som øker verdien av dine kunder ved bruk av Microsoft-teknologi og vi jobber med arbeidsprosessene markedsføring, salg service og prosjektledelse. Vårt analyseteam kan lage kunstig intelligensmodeller, innsikt og analyse, data- og analyseplattform til deg, og vårt samhandlingsteam kan hjelpe deg med å lage nye nettsider, kundeportaler og kundeklubber.

Følg med, for i de neste ukene skal vi ha enda flere sendinger. Vi har både mye om feltservice, Power Automate, innsikt og analyse, så det kommer ganske mye mer i dagene fremover. Ansvarlig for denne episoden har vært meg, Frode Stenstrøm, prosjektleder av Oddbjørg Berge. Med ønske om bedre arbeidsprosesser for alle! På gjensyn..