Automatiser godkjenningsprosesser med Power Automate, AI og Teams!

I denne videoen viser Ane og Frode deg hvordan du enkelt kan automatisere en typisk godkjenningsprosess. Vi starter med et grunnleggende eksempel og bygger det ut for å gi godkjenneren et mye bedre beslutningsgrunnlag ved hjelp av data fra ulike kilder (Dynamics 365, Excel) og innsikt generert av AI Builder (GPT).

I denne videoen lærer du:

• Sette opp en grunnleggende godkjenningsflyt i Power Automate.
• Bruke Dataverse-triggeren "When a row is added, modified or deleted".
• Filtrere trigger-betingelser for å optimalisere flyten.
• Hente og bruke relatert data (f.eks. eier, kunde) i flyten.
• Sende godkjenningsforespørsler via e-post og håndtere svar.
• Forbedre beslutningsgrunnlaget ved å hente data fra Excel (SharePoint).
• Bruke AI Builder (GPT-prompter) til å generere tekstsammendrag av kunde- og tilbudsinformasjon.
• Integrere godkjenningsprosessen i Microsoft Teams ved hjelp av Adaptive Cards.
• Forstå ulike måter å poste og vente på godkjenninger i Teams.
• Teste, versjonere og publisere Power Automate-flyter i en løsning.

Se opptak av hele videoen:

Uansett om du er litt erfaren eller helt nybegynner - eller bare nysgjerrig på automatisering - så vil du få verdifull innsikt i hvordan Power Automate kan forenkle arbeidsdagen din.

Har du konkrete spørsmål eller vil du diskutere med våre eksperter? Ta kontakt, så kan vi hjelpe din organisasjon med automatisering og effektivisering.

Transkribering av webinaret 13. mars 2025:

Automatiser godkjenningsprosesser med Power Automate, AI og Teams!

Ane: Hvor mye tid bruker du hver uke på å vente på godkjenninger, lete etter informasjon eller utføre repetative oppgaver? Det er tid du kunne brukt på viktigere arbeid. Med Microsoft Power Automate så kan du skape effektive arbeidsflyter som kutter manuelle oppgaver og gir deg bedre kontroll. Vi tar deg gjennom noen konkrete eksempler og viser deg hvordan du egentlig kan komme i gang, uansett hva du jobber med.

Tenk deg at du starter dagen med en innboks full av e -poster, beslutninger som venter på godkjenninger og masse annen informasjon spredt på tvers av ulike systemer. Hva om du kunne automatisert mye av dette, slik at du får tatt raskere godkjenninger, bedre innsikt og alt rett i Teams. Så følg med på dagens sending, hvor du skal få se hvordan du kan bruke Power Automate.

Frode: Og det var jo en fantastisk introduksjon til damens tema, Ane. Du er tilbake i studio denne gangen for å vise HVORDAN.

Ane: Det føles godt å være tilbake.

Frode: Ja, det blir kjempegøy. Og vi skal jo, du er jo, for de som ikke så deg i forrige sending, da må du egentlig se på forrige sendingen. Jeg syns nesten det. For da snakket vi om hva Power Automate er for noe.

Ane: En introduksjon.

Frode: Ja. Men hvem er du egentlig?

Ane: Ja, jeg er Ane Har jobbet i ProsessPilotene i nå snart syv år.

Frode: Syv år?

Ane: Ja, det er blitt en stund. Liker å løpe, liker hudpleie. Jeg er jo gammel kjemiker, så må holde det vel ikke også.

Frode: Jeg lærte ikke så mye om hudpleie når jeg studerte kjemi, altså.

Ane: Det er jo mye aktive ingredienser, vet du, Frode.

Så det er mye kjemi.

Frode: Ja, det er mye kjemi. Jeg heter Frode, og skal prøve å stille Ane noen gode, konkrete og faglige spørsmål i dag. Og dagens sending, den tar vi opp og klipper og tekster og legger ut for dere, så har dere noen spørsmål, så still gjerne dit på kommentarfeltet under. Ellers så finner vi jo deg på LinkedIn, Ane, så de kan jo bare kontakte deg hvis de lurer på noen ting.

Ane: Ja, bare send en melding.

Frode: For hun fikser mange av de problemstillingene dere måtte ha hjemme. Det og egentlig Dynamics. Og Ane, litt om hva skal vi snakke om egentlig?

Ane: Ja, det blir jo, vi skal ta et eksempel, et veldig konkret eksempel på godkjenningsprosess. Og så skal vi egentlig gå derfra og legge på mer og mer "juice", så vi skal gi godkjennere et bedre beslutningsgrunnlag.

Og så skal vi se på adaptive kort, eller som Microsoft kaller det, adaptive cards.

Frode: Hva er det for noe?

Ane: Det er kort i Teams. Som, eller man kan bruke adaptive kort også i agenter. Men det er egentlig bare en, et lite kort som kan vise informasjon, eller ta imot informasjon, eller vise bilder, og du har veldig stor fleksibilitet.

Frode: Jeg er veldig spent på det, for jeg vet at dette er en veldig god funksjonalitet som Office pakken og Microsoft har. Men vi ser at veldig få kunder tar det i bruk. Men det forenkler jo så vanvittig mye den kommunikasjonen som skjer i hverdagen. Så jeg er veldig spent på om du klarer å bygge det. Og med det, bare for de som ikke så den webinarvideo vårt siste gang du snakket om det,

Men kort, Ane, hva er Power Automate?

Ane: Ja, Power Automate er jo et verktøy, og et veldig kraftfullt verktøy, og har nå over tusen koblinger, eller, ja, kan knytte seg til utallige systemer.

Frode: Ja, mange av disse er datakilder.

Ane: Rett ut av boksen, så. Det gir jo enorme muligheter.

Frode: Og de samme koblingene vi snakker om her, det kan jo være at hvis man har et, ja, ServiceNow, ServiceDesk -verktøy, eller hvis man har SAP som økonomisystem, eller et eller annet sånt, så er det jo de koblingene man kan bruke.

Og det er jo de samme koblingene jeg vet du kan bruke i Power BI for å lage rapporter, så det er jo veldig mye i det som er spennende. Og vi har jo valgt et lite bruksscenario da, Ane, som vi skal vise, og det tenkte jeg at det skal du få lov til å demonstrere først hvordan det er. Men det går jo på dette med det berømte "godkjenning av noe".

Ane: Ja, som er noe vi ser ute hos kunder hele tiden. At det er behov for. Så vi tenkte at det var et kult eksempel å ta i dag.

Frode: Ja, og da er det egentlig bare å switch over til din PC, vil jeg tro.

Ane: Ja, da kan vi starte med... Her ser vi... Et Dynamics 365 -miljø og en modelldrevet app, som vi har kalt Miljøpilotene, det var jo den verden vi var inne i i forrige webinar også.

Frode: Det var samme miljø, ja.

Ane: Så her er jeg en selger. Som heter Erik Solberg. Han har laget et tilbud til en av miljøpilotene sine kunder, eller potensielle kunder.

Frode: Potensielle kunder, ja.

Ane: Um. Så da ser vi her et tilbud, og så har vi noen produkter som er lagt til i tilbudet. Blant annet miljørådgivning på noen timer, med en timers pris.

Og så ser vi at det detaljbeløpet, altså totalt i tilbudet, så tilbyr vi. 915 000

Frode: kroner i det tilbudet. Ja, et helt vanlig tilbud.

Ane: Ja, et helt vanlig tilbud, og så ønsker Erik her å gi en rabatt på 66

Frode: Å, det var drøyt.

Ane: Ja, og da har vi jo i dette eksempelet satt, så ønsker MiljøPilotene at hvis en selger gir mer enn 50 rabatt, så skal det sendes en godkjenningsforspørsel til en av salgsjefene, da.

Frode: Ja. Og dette er en helt reell scenario, synes jeg. Og veldig ofte er det at man får mandat til å gjøre noe. Det kan være en reiseregning, det kan være en innkjøpsforspørsel. Det er en godkjenningsprosess i dette tilfellet salg.

Ane: Og ofte har man jo, i en måte, rettigheter opp til et visst punkt.

Frode: Ja, en terskelverdi.

Ane: En terskel, og så etter det så krever det en ytterligere godkjenningsprosess.

Frode: Nettopp. Ja. Men hvordan går denne prosessen? Hvordan oppleves den prosessen for Erik og for den som skal godkjenne, da?

Ane: Ja, så i dette tilfellet så har vi fokusert på Power automate -biten, så nå later vi som om at Erik har lagt inn 66%.

Det har han gjort, ja.

Også har det skjedd.

Frode: Hva skjer da?

Ane: Da får salgssjefen som i dette tilfellet er meg,

Frode: Oh! Ja, ja, ja. Gratulerer.

Ane: Takk, takk. Ble det nylig. Da får jeg vite at her ønsker noen en godkjenning av tilbudstrabatt. Erik Solberg, han ønsker å gi en tilbudsrabatt på 66 % på dette spesifikke tilbudet.

Frode: Ja.

Ane: For kunden bærekraftmaling AS, som er kunden i tilbudet. Så får jeg en oppsummering, hvis jeg heller vil lese det mer stykket og delt.

Og så kan jeg trykke meg direkte til tilbudet, hvis jeg vil det.

Frode: Ja, det var det du viste nå nettopp.

Ane: Ja. Så da kommer man direkte til det tilbudet i Dynamics. Og herfra kan jeg approve eller reject tilbudsprosenten.

Frode: Ja.

Ja.

Trykker du bare på de knappene i mail, eller?

Ane: Da kommer du til approval senteret. Og så kan jeg skrive en kommentar også. Og får jeg den samme oppsummeringen. Kan bytte mellom approve og reject.

Og så kan jeg skrive kjør på med 66%. Dette er en god kunde.

Frode: Ja, ja, men du får en kommentar da.

Ane: Ja.

Frode: Og den kommer da tilbake til Erik?

Ane: Ja, han får den tilbake på mail i dette oppsettet. Mens ideelt sett så vil jeg jo sette at han fikk det direkte i Dynamics.

Frode: Riktig.

Ane: Mens han sto i tilbudet. Så da kan man jo bruke enten at man har, noen kolonner på tilbudet som man lager, så man ser det direkte i tilbudet.

Eller så kan man bruke notifications også i tilbudet.

Frode: Men dette var en veldig enkel prosess da. Kort og konsist, synes jeg. Hvordan har du bygget denne da, Ane?

Ane: Ja, det har jeg lyst til å vise deg. Så da går vi til Make Power Automate, som er der man lager alle, bygger alle flytene. Også ser jo de som er trent, ser jo at jeg jobber fra en løsning, det er vanlig å gjøre.

Også begynner vi med å titte litt inn på denne enkleste, enkleste Power Automaten. Så jeg kan åpne den i... Edit mode, så dere ser både hvilke actions som ligger her, og hvilke, hvilken trigger da, som jeg har brukt.

Frode: Flott. Da, men da har vi jo, det er kjempe, så da er det jo på en måte gått fra å se på, da har du flyt, og det vi ser nå, det er da de trinnene som er i flyten.

Ane: Ja, så det starter med en trigger. Ja. Da har jeg valgt at, jeg vil at denne flyten skal kjøre når, Det er et tilbud som oppdateres med en rabatt, og så, det er spesifisert her at det er bare den kolonnen. Jeg vil trigge på, og jeg kan også filtrere, i en måte, det her best practice er at du ønsker jo ikke at flytene skal trigge unødvendig mye.

Så jeg har lagt på her at jeg filtrerer på at den tilbudstrabatten som jeg har lagt inn skal være over 50 prosent. Så man kunne gjort et sånn her steg også, med å faktisk sjekke og sammenligne i etterkant av triggeren. Men da bruker du på en måte. Både mer plass i flyten, og du trigger den unødvendig mye, så jeg ville bare vise at det trenger vi ikke.

Frode: Nei, du legger, så betingelsen for at flyten starter, legger du inn i triggeren, altså oppstartselementet?

Ane: Ja, legg mest mulig inn i triggeren, sånn at du begrenser hvor ofte flyten kjører.

Frode: Ja, det er et godt tips.

Ane: Så nå må man ikke kapasitetproblemer, eller?

Frode: Nei, men det er jo noe med å være smart, altså. Ja, for det er lett å bare kjøre, i og med at man tenker at det ikke har noe å si, men det har noe å si.

Ane: Det har noe å si, i hvert fall når man er en bedrift som skal skalere og skal vokse, og da blir det jo volum.

Frode: Det blir volum, ja.

Ane: Så har jeg en action her, som også er en dataverse -action. som egentlig bare hentet litt mer informasjon fra det tilbudet som trigget flyten.

Frode: Riktig.

Ane: Fordi jeg trenger å vite litt mer om, jeg vil vite navnet på selgeren.

Så da hentet jeg fullname til den egne brukeren, ved å expande på den kolonnen.

Frode: Riktig.

Ane: I tilbudet.

Frode: Ja. Men hvis du ikke, du visste noe som helst noe annet, for at nå, jeg vet at du kan jo litt om datamodellen, og her velger du kolonner, og du velger liksom å lage en spørring.

Ane: Ja.

Frode: Hvordan klarte du egentlig å gjøre det?

Ane: Det handler jo om å kjenne datagrunnlaget du jobber med.

Frode: Grunnlaget du jobber med.

Ane: Og hvis du lurer på hva kolonner heter, og så er jo Microsoft har veldig god dokumentasjon. Ja. Men så synes jeg ofte det også bare er lettest å gå inn på tabellene i løsningen og se derfra.

Frode: Kunne du brukt copilot til å spørre for å på en måte lage det?

Ane: Absolutt. Absolutt.

For som sagt så er dokumentasjon til Microsoft bare at det er veldig omstendig. Så bruk copilot, ja. Spør bare, hva er dette logiske navnet for denne kolonnen?

Frode: Og så vil han kunne lage det også, ja, ikke sant? Så du kan få en hjelp til å lage spørringen.

Ane: Helt sikkert får hjelp til å skrive den data -spørringen også.

Frode: Og den triggen her, den snakker jo om data som da er i Dynamics -databasen, men kunne det blitt andre kilder?

Ane: Absolutt. Det er, som vi sa, tusenvis av ulike kilder man kan koble seg til, uten å ha noe som helst form for kunnskap om hvordan vi snakker med de API -ene. Men, ja, så vi hadde ikke trengt å ha dataen i Dataverse, vi kunne hatt den i andre systemer.

Frode: For det betyr jo at verktøyet vi viser nå har også en bruksverdi for alle de andre som er, ikke bare nødvendigvis som er Dynamics kunder og bruker, men også veldig mange andre da.

Ane: Og så setter jeg egentlig to variabler der, bare for å ha de lett tilgjengelige. Linken til dette tilbudet, spesifikke tilbudet.

Og jeg setter også kundenavnet, fordi der brukte jeg egentlig en funksjon for å hente ut det kundenavnet formatert fra Triggern.

Frode: Ja, riktig. Så du henter det som var i resultatet fra første, du henter og bruker det senere.

Ane: Ja, og hvordan du på en måte vet det, det er jo kanskje ikke så lett å bare vite, men når du ser på tidligere kjøringer, du kan jo, du bør jo teste flyten din ofte.

Ja. Kjøre og teste den ofte, etter hvert som du bygger den. Og da ser du også hva du får av outputs. I hvert eneste steg.

Frode: Riktig, riktig. Ja, men det er gøy. Så trinn 1 er at du henter ut av grunnlaget, og så henter du, du har gitt det navnet seg, så du henter quote over det, altså navnet på tilbudssverd og kunden.

Og så setter du variablene, ja?

Ane: Ja. Og så kommer på en måte nøkkelpunktet, på en måte. Ja. Det er at jeg skal sende den godkjenningen til fagsjef.

Frode: Riktig, ja.

Ane: Og her kan det være en liste eller noe annet. En person. Men det kunne også vært en liste, og det kunne også hentet den listen dynamisk fra et annet system igjen.

Riktig. Brukte en action for å snakke med HR -systemet. Hentet alle som har rollen som slagsjef. Og så listet opp de mailene.

Frode: Og der ser jeg jo det i detaljer, altså at den teksten vi så innledningsvis, den er du som har skrevet i mal-form egentlig.

Ane: Ja, og her kan man bruke markdown. Så man kan lage tabeller og,

Frode: Spennende.

Ane: Ja.

Frode: Og det var hele flytene?

Ane: Ja. Jeg la på en liten ekstra helt på slutten, og det er at, hvis jeg som salgsjef velger å godkjenne, eller, avvise, din forespørsel om å gi masse rabatt, så bør jo du få beskjed om det, som selger. Så da la jeg til en e -postutsendelse da, sånn at da får selgeren det på epost.

Yes, din rabatt ble godkjent.

Frode: Nydelig.

Ane: Og hvis ikke den ble godkjent, så sender jeg en mail om det også, og med kommentar selvfølgelig, som godkjennere har gitt. Og oppdaterer også.

Frode: Og du oppdaterer tilbudet også?

Ane: Ja. Fjerner rabatten.

Frode: Ned med rabatten. Helt nydelig. Helt nydelig. Ja, det er magisk. Ja.

Ja, men det tror jeg er nyttig. Når du har laget denne flyten, så hva gjør du? Du sa du skulle teste den.

Ane: Ja.

Frode: Og hva gjør du her for å på en måte teste og publisere denne flyten?

Ane: Ikke sant? De knappene her oppe er jo de du bruker mye. Ja. Når man jobber i Power Automate via en løsning, så har man muligheten til å lagre draft -versjoner.

Frode: Ja.

Ane: Og man kan også tilbake stille til å se tidligere versjoner, så jeg kan se I går så hadde jeg disse versjonene, og i dag så har jeg denne versjonen, og da er dette denne her som er publisert, men jeg kunne helt fint valgt å publisere en tidligere versjon.

Frode: Tidligere versjon, ja, så du har versjonskontroll, det er kjempebra, ja.

Ane: Ja, det er veldig fint. Og så har jeg muligheten til å teste. Og da kan man enten, ja, ta den manuel, men her kan jeg trigge den også. Re-trigge egentlig, da, med at jeg har kjørt den tidligere, og bare valgt en av de tidligere kjøringene mine, og så kjørt igjen. Da blir inputet, som triggeren kjører på, helt lik.

Frode: Lik hver gang, ja. Men det er fint, for da kan du teste på samme testdata hver gang.

Ane: Akkurat. Og ofte så er det jo tid krevende å sette i gang. Og så å gjøre triggerhandlingen tar jo tid, ofte. Så da er det veldig greit å kunne sånn sett bare bruke det siste, det du sist trigget med. Bruk det igjen.

Frode: Akkurat, interessant. Så da får du full utvikling og støtte for det, ja. Men når du skal lansere den da? Altså, nå er du ferdig med testingen, det virker, hva gjør du da?

Ane: Det er ikke verre enn at du sørger for at siste versjonen er publishert.

Frode: Ja.

Ane: Og så kan man også sjekke at flyten er på, så jeg kan jo publishe den også når jeg ser.

Så ser du at den publisher her, og det tar litt tid mens den publiserer, så vil den vise når alt klart. Husk å teste. Og så, ja, ser du også herfra at den er på. Så det eneste forslaget vi får herfra er å skru den av eventuelt, da.

Frode: Ja, riktig.

Og du ser analyse og hvor mye den er brukt og sånn type ting.

Ane: Ja, så man får en oversikt over, feilkjøringer, og hvor ofte den kjører, og kanskje det viktigste av alt, disse connection -referensene, som er egentlig bare referanser til de connectionene du bruker.

Frode: Ja.

Ane: Ja.

Frode: De datakildene du har, ja.

Ane: Ja, stemmer.

Frode: Og det her, men det var jo en kjempebra flyt, Ane. Er det andre ting som er viktig bare å si når vi er inne på dette? For jeg har et spørsmål til deg, sånn. Ja, ja, ja.

For mitt neste spørsmål ville være, hvordan kunne du gjort denne flyten bedre?

Ane: Ja, det er jo bra du spør.

Fordi, jeg har mange forslag.

Frode: Det var regnet nesten, jeg er litt spent igjen nå.

Ane: Ja, for vi ønsker jo å gå sånn, Sånn verden går, så har vi jo lyst til å ha samlet mye informasjon i Teams, for nå bruker vi jo Teams som samhandlingsverktøy, og så er det der vi er og snakker i løpet av jobbdagen. Så i stedet for at dette blir sendt på mail, så kunne det vært sendt direkte i en kanal i et team.

Frode: Akkurat, riktig.

Ane: Og det vil jeg jo, jeg vil i hvert fall mene at det er en forbedring da.

Frode: Er det en forbedring for at du slipper å forholde deg til så mange e -poster?

Ane: Ja, i tillegg til at da kan man jo publisere det til en hel kanal, og alle de som er i den kanalen vil jo da kunne velge å godkjenne. Da er det viktig å velge riktig kanal, selvfølgelig, med kun salgsjefene som har,

Frode: Eller, ja, ledergruppe, eller hva det nå måtte være, ja. HR-avdeling, eller hva det er temaet er, ja.

Ane: Akkurat. Så vi kan jo se på hvordan de,

Frode: Jeg er spent.

Ane: Ja. Så, da åpner jeg den flyten i, Edit mode her, så vi kan se.

Um, og her har vi jo, dere kjenner igjen de første, altså triggeren er den samme.

Frode: Ja.

Ane: Og de stegene frem til hit er det samme.

Frode: Riktig.

Ane: Med at vi henter selgeren og kunden og sånn. Og så har jeg brukt opprett en godkjenning. Um. Og så poste dette adaptive kortet, og så venter vi for godkjenning.

For vi sa jo innledningsvis at vi skulle snakke litt om adaptive cards, men da har du trykket på + der for å lagt til en ny, hvor det står create approval, da har du lagt til en plusstegn, og så lagt til det trinnet da.

Ja, så her har man, når man bruker adaptive kort i godkjenning, så har man to, og inni Teams, så har man to valg. Man kan enten lage en approval. som et eget steg, så poste den approvalen, og så vente. Det gir deg litt mer fleksibilitet med tanke på om du har lyst til å gjøre noen steg i mellomtiden her.

Frode: Riktig.

Ane: Kanskje hente noen, eller noen godkjennere, eller gjør noe annet før du venter på godkjenningen. Du har litt mer fleksibilitet fordi du har stykket opp actionsene. Men du har ikke, det er på en måte pros and cons, fordi det som du genererer når du... lager denne approvalen i et eget steg, er at det du får som output er et forhåndsdefinert Teams adaptivt kort.

Frode: Ok.

Ane: Hvis jeg hadde valgt å, på en måte, både laget og ventet på approval i Teams, så kan man gjøre det også. Da må du bygge hele det adaptive kortet selv.

Frode: Riktig.

Ane: Som gir deg jo mer fleksibilitet hvis du er, spesifikt på designet, ja. Og kanskje, ja, lay-out'en, bilder, ja, vil ha mer kontroll over det. Men du må være også veldig ha tunga rett i munnen, for du må legge til ventepetingelsene.

For hvis du lager det selv, og da kan du jo trykke godkjenn, og da bør jo de i Teams få vite at denne er allerede godkjent. Og alt det må du på en måte ha kontroll på selv.

Frode: Riktig, riktig.

Ane: Ja, jeg kan jo vise akkurat det som lages i dette tilfellet.

Frode: Ja, kan ikke du gjøre det?

Ane: Ja. Så her ser vi jo samme flyten som sist. Og dere husker jo hvordan den mailen så ut. Så vi kan jo se på, her er jeg i Miljøpilotene -teamsen.

Frode: Ja.

Ane: Og så later jeg som at jeg er en selger som har tilgang på Selger generelt teamet.

Og da ser jeg her at jeg har, det er en approval som ligger her. Ønsker godkjenning av tilbudsrabatt.

Frode: Riktig.

Ane: Så, ja, jeg har jo mange. Se her er en god, en ny igjen. Så da ser vi at, her har jeg testet litt.

Frode: Ja, du har testet litt flere, ja.

Ane: Ja, så vi kan jo se på det igjen med å gi en annen rabatt, hvordan det vil se ut.

Da kan vi gå hit, og så kan vi for eksempel, det vil trigge på nytt når jeg gir en annen rabatt, så jeg kan gi, la oss si at jeg øker det til 67%, så vil flytene mine kjøre på nytt.

Frode: Så i teorien så skal du få en varsel under Teams?

Ane: Det skal jeg gjøre.

Frode: Det står et ett-tall her, ser jeg, så det er kanskje den som har kommet?

Ane: Ja, nei, det, det tar litt tid. Vi kan jo faktisk se herfra, for du ser alle kjøringene. Så hvis vi ser det her i listen, så ser du at den er running. Og hvis jeg går inn hit og ser under, ja, så er det ny aktivitet. Ny. Erik Solberg ønsker å gi 67 % rabatt på tilbud. Og herfra kan jeg veldig lett approve eller reject det.

Så dette vil jeg kanskje avvise.

Frode: Og da gjør du det rett i Teams, så hopper

jeg ikke inn i nettsiden som de ser.

Ane: Nei, det var for meg. Da submitter vi det. Og da vil det også være ingen andre nå i denne kanalen som kan gjøre det igjen. Fordi nå er det for meg. opdatert med at responsen er sent.

Frode: Nettopp. Og dette dere ser nå, det er jo et eksempel på et adaptiv kort, og disse kortene har jo da Ane tilpasset med den informasjonen som det skal være, og det er jo essentialt veldig konkret og fint, men det er jo også mulig å, da du var inne på det, det er jo mulig å lage det custom card, som designes med bilder og farger og fonter...

Ane: Ja, ja, ja.

Frode: Og henter data fra ganske mange kilder, egentlig.

Ane: Absolutt.

Frode: Og det er det jeg mener er nyttig. For da får du varsel og du trukker på OK og så eller ferdig. Så trenger du ikke tenke på mail-boksen din...

Ane: Vi ønsker å holde den så ryddig som mulig. I hvert fall når det er interne ting,

er

ofte en god praksis.

Frode: Ja. Og så er det jo fint å gjøre det til Teams -kanalen, for hvis du er borte på ferie, så er det kanskje andre som kan ta over den godkjenningsprosessen, mens du som leder er borte.

Ane: Absolutt.

Frode: Og det blir hvertfall synlig for de andre at den blir godkjent, de også.

Ane: Ja, så de har liksom oversikt å være med på.

Frode: Nettopp.

Ane: De er med på det, de også.

Frode: Ok, men hvordan bygde du flyten her for å lage denne da, Ane?

Ane: Ja, det kan vi se på. Vi kan gå inn og se på denne flyten igjen.

Frode: Ja.

Ane: Og det var det som jeg nevnte at det, først så lager jeg en godkjenning. Og den ligner jo veldig på hvordan vi lagde det tidligere, med at vi lager en tittel, og at vi skriver her.

Frode: Innholdet av den kortet, ja.

Ane: Innholdet, hva slags informasjon skal godkjennere få. Og det kan skrives i Markdown, ja. Og her er linket til tilbudet. Og så er det selve postingen.

Frode: Det er en melding til Teams. Men hvis vi ser på det første kortet først, Ane, for der er det ganske mange felter, så ja, det er mye innstillinger.

Hva er det vi ser på egentlig på toppen, hvis vi bare ser på det første der, sånn hva slags godkjenningstype det er?

Ane: Ja, her har man noen valg. Man kan velge å si at alle som har blitt gitt denne godkjenningen, de må

godkjenne den.

Frode: Godkjenne, ja.

Ane: Ja, man må være enig i at sånne her må. Her må alle godkjenne for at det er godkjent.

Hvis en ikke godkjenner, så er det ikke godkjent.

Frode: Nettopp

Ane: Det vanligste i min oppfatning er first respond.

Frode: Ja.

Ane: Hvis noen av en av sjefene har sagt at det er godkjent, så er det godkjent.

Frode: Ja.

Ane: Og så kan man også vente for alle til å svare før man tar en beslutning på at man sitter med på en måte alle svarene til alle menneskene som har fått den godkjenningen.

Um, Eller man kan jo vente for en respons.

Frode: Riktig, så det er godkjenningstypen. Ja. Og så titlen er jo den du ga på titel, og så sier du den er allokert til, og hva betyr det?

Ane: Det er egentlig de menneskene som skal få lov å godkjenne. Ja. Og her vil man jo hente de som var i teamen da. Riktig. Så da kan man gjøre det i forkant.

Frode: Riktig. Og detaljene var jo det samme som i sted. Og linken er til den?

Ane: Linken er til akkurat dette spesifikke tilbudet.

Frode: Ja, riktig. Ok.

Ja, men det så jo lett ut, egentlig. Ja.

Ja. Ja.

Ane: Og hvis man bruker denne approachen her, og ikke har så mange krav til utsendet til det adoptive kortet, så er jo dette den kortere vei til mål.

Frode: Ja.

Ane: Og så er det jo det at det kan jo hende at man ønsker et bedre beslutningsgrunnlag. Som godkjenner, og det kan, det har vi også sett litt på. Kan vise det. Jeg kan for så vidt vise også den mailen som godeste Erik egentlig skal få, så får du at rabatten i vår tilbud blir ikke godkjent.

Frode: Men det var for meget, ja.

Ane: Det var for meget. Da vil man jo kanskje sette sagt noe mer utfyllende.

Frode: Nei, for at det har, men det viser jo egentlig bare at du har brukt godkjenningstrinne. Som heter trinn i Power Automate for å gjøre en godkjenning.

Ane: Ja.

Ja.

Og her vil jeg jo, Ideelt ikke egentlig brukt det, og så sent Erik det på mail, men heller gitt han den, som vi snakket om, gitt han den informasjonen direkte i Dynamics, der han sitter og jobber.

Frode: For hvis den godkjenningen nå var ferdig, kunne du lagt til litt trinn til som sa, send denne godkjenningen på en Teams -kanal for salgssavdelingen?

Ane: Absolutt, der bruker du bare poste inn Teams -kanal.

Frode: Ja, og da trykker du på plussen også, bare trykker du på poste inn Teams en gang til da.

Ane: Ja, så da kan man, her har jo jeg sagt at hvis han ikke Hvis den er approved, så får han jo approval -posten. Hvis han ikke har fått godkjent tilbudsrabatten sin, så får han den rejection -posten, som vi så. Og jeg fjerner rabatten fra tilbudet. Og så kunne man fint her lagt på, liksom søkt opp Teams, som, da ser du at du har veldig mange forskjellige valg her.

Frode: Du kan lage møter og greier.

Ane: Så du kan,

Frode: Ja, ikke sant?

Ane: Det er masse man kan gjøre her. Så da ville jeg bare post message inn, chat or channel.

Frode: Nydelig.

Ane: Og så valgte jeg å skrive en beklagende melding til Erik.

Frode: Skjerp deg, Selger do better.

Ane: Be better.

Frode: Be better.

Ane: Ja.

Frode: Lavere rabatt.

Ja, nei, men det var jo fint. Men hvordan ville du forbedre denne flyten

da?

Ane: Ja, det hadde vel vært med å gi, ehm... godkjenner et bedre beslutningsgrunnlag, for nå fikk vi bare vite veldig kort denne tilbuds-ID med dette navnet, denne kunden, og denne rabatten. For at det skulle vært lettere for en godkjenner å ta avgjørelsen, så vi gir de litt bedre utgangspunkt.

Frode: Ja, for at veldig ofte når man får en godkjenning, så skal man jo gjerne ha en historie bak hvorfor er det relevant.

Det er ikke bare et 66 % rabatt, det må jo være hvorfor vil selger det.

Ane: Ja, og det er også en ting man kunne tatt inn, som jeg ikke har lagt opp til her da, men Jeg tenker at fra tilbudet, egentlig, så kunne vi lagt til en til kolonne med en, at vi tok inn også selgers forklaring.

Frode: Riktig.

Ane: Og bobblet det opp og inn i godkjenningen.

Det har vi ikke gjort det her da, men vi har i hvert fall lagt til litt mer informasjon til. til godkjenner, både rundt kunden og rundt tilbudet. Ok. Så vi kan se litt på det.

Frode: Gjerne det.

Ane: Da har vi jo kjent med hvordan,

Frode: Det er jo den samme flyten som i sted.

Ane: Ja, den samme flyten som i sted. Så vi kjenner igjen triggeren og at vi henter navn og kunde.

Og nå har jeg lagt til et steg her hvor jeg har brukt Excel.

Frode: Riktig.

Ane: Som kobling. Her ville jeg jo kanskje ideelt brukt Power BI. Men da må man jo ha mye data i Power BI for at det skal bety noe og gi verdi. Så her, som eksempel, så har jeg brukt Excel og så hentet historiske revenue data da, på kundene.

Frode: Men for alle de av dere som har, altså omsetningstall i Excel, eller, ja, du har jo mange muligheter å hente data, som vi sa, de forbindelsene.

Ane: Så det jeg brukte her da, det jeg brukte et Excel -ark som ligger i SharePoint, og så hentet jeg akkurat riktig fil, snittomsetning kunde siste tolv år, fra en spesifikt site, en spesifikt dokumentbibliotek, og så sier jeg hvor jeg skal hente denne informasjonen.

Og så

Frode: ser jeg at du velger tabellen datan legger i?

Ane: Ja. Ja, og hvilken kolonne du ser oppi.

Og alt er oppdatert, så du trenger ikke å... vite hva du har kalt tabellen en gang. Du, ved å velge fil, så får du en sånn folder explorer. Og så får du valg her. Så hvis jeg hadde hatt flere tabeller, så ser jeg at jeg har bare denne.

Du har bare den ene tabellen. Så du får mye hjelp også.

Frode: Ja.

Ane: Så her hentet jeg da litt historisk revenue data.

Frode: Ja.

Ane: Også har jeg også brukt en

Frode: Et steg?

Ane: Ja, jeg har også brukt et steg for å si noe mer om kunden. Og da har jeg fått hjelp av en AI -modell, som jeg har laget, egentlig bare med en prompt, hvor jeg sier i detalj sånn, «Dette vil jeg at du skal hente.

Fokuser på key figures.» Og så videre. Og det skal være på norsk. Så da får jeg egentlig AI

Frode: Er det den vi peker på nå, eller?

Ane: Ja, det er denne. Så da får jeg AI til å generere det, og sånn, og sånn, og sånn, og sånn. Den oppsummeringsteksten for det firmaet, hvor jeg spesifikt sagt, det viktigste for meg er å se på key figures.

Frode: Riktig.

Ane: For det selskapet.

Frode: Men den det trinne der nå, hva heter det for noe det trinne du har? Hvis du bare skulle lagt det på nytt.

Ane: Ja, jeg kan vise det. Det er den AI-builder'en.

Frode: Ja.

Ane: Og så velger du create text with GPT.

Frode: Ja. Using a prompt.

Ane: Og her finner du da alle modellene dine. Så disse jeg har lagd.

Frode: Company, ja. Hvordan lagde du de av, det er bare basert på promptingen, eller?

Ane: Ja, så jeg kan vise deg, det er lett å komme inn i prompten herfra faktisk. For du kan gjøre tunen as you go, så det er veldig brukevennlig. Så da åpner jeg bare selve prompten herfra, direkte fra inni Power Automate. Og så vil den vise meg, dette er det du prompted inn, og her er, så kan jeg trykke også test med sample data, for det er også gitt den.

Så er det...

Frode: ja, Company... Ja.

Ane: Og så sier jeg make it objective. Jeg skal ha det i en paragraf. Jeg skal ha det kort. Jeg vil ha key figures. Og jeg skal ha det på norsk. Så det er ikke en veldig lang prompt.

Frode: Nei.

Ane: Men presis. Og så kan jeg teste det nå. Da vil den ikke teste med noe data fra tidligere kjøringer.

Da tester den med den testdata som ligger i I selve AI -modellen.

Frode: Riktig. Men det er jo litt sånn som vi bruker chat -GPT, og dess like, så får du vite.

Ane: Ja, så her ser du MiljøPilotene er en ledende aktør innen miljøvennlige løsninger. 200 ansatte og årlig omsetning på 150 millioner kroner.

Frode: Og det som er litt morsomt med det, er at den bruker, underleggende så vet jeg mer, så bruker OpenAI sine modeller og løsninger, og de er jo trent på mye public data, så du får jo veldig mye informasjon om firma.

Ane: Den er overraskende god. Så, og også på norsk, synes jeg at jeg har blitt imponert.

Jeg har hørt tidligere, historisk å få ting på norsk, åh.

Frode: Ja, for ett år siden var vi jo lovet og lovet og lovet, nå et år senere så er det jo blitt veldig bra.

Ane: Ja, jeg er imponert.

Frode: Ja.

Ane: Så det er gøy. Og samme her, så. Her ga jeg jo input -en, sånn som jeg definerte prompten, så skulle jeg ta inn navnet på firmaet som input.

Det gir jeg her. I aksjonen, og så her så gir jeg detaljene, tilbudsdetaljene.

Frode: Ja, jeg ser det.

Ane: Og da gir jeg ikke bare tilbudsdetaljene. Dette her, altså den bodyen som jeg gir inn her, det er ikke en tekst. Det er en sånn, med en sånn kodesnutt, med litt informasjon som gir mening.

Frode: Hvis jeg trykker på den, da blir det en større, hva er det, hva er det som gir mening, mener du?

Ane: Jeg kan vise faktisk hvordan bodyen ser ut, men da må jeg gå på en tidligere skjøring. Men, ha det bra. Her er det egentlig samme opplegget, at jeg sier, basert på disse detaljene i tilbudet, så vil jeg ha en oppsummering. Og det skal være jeg trenger ikke å, ja, ikke spesifisere at det er rundt tilbud, og jeg trenger det på norsk.

Frode: Dette er fantastisk, for det er bare, nå begynner hodet mitt å spinne på alle muligheter vi har. Du kan lage, bruke språkmodellene, koble det mot firmadataen, og så produsere en sånn type tilbakemelding. Det er helt nydelig, det gir jo en helt annen beslutningsgrundlag.

Ane: Det gjør det.

Um, så det er på en måte de tre stegene jeg har brukt for å utvide godkjennelsesbeslutningsgrundlag da.

Frode: Men da har du de to trinene du har lagt inn nå som var den sammen i flyten som i sted, men hvordan syr du det sammen da på den godkjenningen til slutt?

Ane: Den, det kan jeg vise, sånn at her ser du at jeg er opp til, ja, den delen er lik som vi har sett før, og den delen er lik.

Her la jeg til en tekst som tar inn informasjonen som vi fikk fra dette steget. Så da sier jeg at kunden har hatt en gjennomsnittlig omsetning de siste tolv årene på dette. Det ble hentet fra Excel. Også påpeker jeg at dette er fra GPT. Ja. For at, for det er jo hyggelig å alltid si fra når du har brukt kunstig intelligens.

Frode: Det skal man jo gjøre. Men likevel så er det, det blir jo et helt annet beslutningsgrunnlag, ser jeg.

Frode: Og du sa jo dette med, i og med at vi har mange datakilder, du kunne i prinsippet hente et historisk omsetning fra datavarhus, eller fra et ERP -system, eller hva det måtte være. Ja. Det synes jeg er gøy.

Ane: Ja?

Frode: Og høyst relevant, egentlig. For det som ofte skjer i dag er at disse samtalene har man jo, men det blir muntelige samtaler og prat.

Ane: Ja.

Frode: Og møter gjerne.

Ane: Så da kan det hende at man ikke trenger det møtet.

Frode: Nei, kan spare litt tid.

Ane: Så jeg kan jo vise hvordan det ser ut, bare på en tidligere kjøring her.

Hvis det er den her.

Frode: Der har du den der.

Ane: Ja. Så ser vi Erik Solberg ønsker en tilbudsprosent på 67. Um, oppsummeringen er denne, ja, kunden har hatt en gjennomsnittlig omsetning de siste tolv årene på 1 ,34 milliarder. Det var jo meget. Og så har vi dette kundesammendraget fra GPT. Bærekraftig maling, ledende aktører innen miljøvennlige malingsløsninger, 10 års erfaring, 50 ansette og årlig omsetning på 100 millioner nok.

Henger ikke helt sammen med de siste 12 årene, men det er gått nedover.

Frode: Det er gått nedover. Hardt nedover!

Ane: Og så får vi også tilbudssammendraget fra GPT med at det er en betydelig rabatt, og hva som er betalingsbetingelsene, og hva som er inkludert, og hvilken status tilbudet har.

Um, ja, prosjekt, prosjektet overskrider kundens budsjett, men er vurdert som lønnsomt.

Frode: Ja, det er imponerende. Og vi vet jo at disse modellene nå har blitt mye bedre i matematikk også i de siste, bare i de siste månedene. Så det er, ja. Dette var veldig, veldig bra.

Ane: Ja. Synes jeg, ja.

Frode: Og AI -builderen er vel ganske relativt ny inni Power Automate?

Ane: Ja, den er ganske ny. Den har vært tilgjengelig en liten stund, men jeg føler det er først i det siste hvor den virkelig har begynt å skinne, og at jeg har tatt mye bruk, hvor jeg har sett at den er egentlig ikke buggy. Den er god.

Frode: Men har kundene våre reagert på det, eller har du snakket med folk, og hvordan responderer de?

Eller tenker de ikke over at de ikke klarer, og at det er tenkelig en AI -motor som kommer inn i arbeidsflyten deres, sånn, i hverdagen?

Ane: Jeg tror ikke man tenker over hvor måtte for et, hvilket steg det er da. Ja. Men responsen har vært bra.

Frode: Ja.

Ane: Jeg må jo tro at det er, ja, for det går fra de helt tradisjonelle tingene til at du får en kommunikasjon som er tydelig.

Frode: Ja. Det her var jo spennende.

Ane: Ja.

Frode: Har du noen bedre, nå ble jeg nysgjerrig, kan du gjøre det enda bedre, eller er vi ferdig nå?

Ane: Ja, som jeg sa så, hvis jeg skulle gjort dette bedre så hadde det vært å, Sy det tetter det sammen med Dynamics som er der selgerne jobber.

Frode: Riktig.

Ane: Så da hadde jeg ikke bare latt de skrive inn i en rabatt her, men kanskje lagd en ny kolonne som var ønsket rabatt.

Frode: Riktig.

Ane: Hvor de også måtte lage en tekst, og så at de hadde måttet sende inn det, og da statusen, statusen kanskje var vente på godkjenning, hvis den trengte godkjenning. Og hvis ikke den trengte det, så hadde den bare vært godkjent, eller noe sånt.

For da kunne du laget en liten trafiklys der, som sier om den venter på godkjening, er godkjent, og så har selgeren den informasjonen han eller hun trenger.

Ja, jeg tenker selgeren har egentlig all den informasjonen direkte i CRM, så de slipper, de slipper til og med ut til Teams.

Frode: Ja, og da kunne du i prinsipp også bygge videre til at hvis tilbudet er godkjent, så sendes det med dokumentgenerering direkte til kunde, da?

Ane: Ja, det kunne også vært det siste, hvis man hadde hatt en prosess her, det kunne vært siste steget, var å bestemme rabatten.

Også kunne det vært automatisert at hvis rabattprosenten ble godkjent, så blir det generert en pdf basert på tilbudsgrunnlaget. Og sendt til potensiell kunde.

Frode: Det er jo helt nydelig, altså. Men da er vi ferdige, er vi ikke det?

Ane: Ved veis ende.

Frode: Er vi ikke det?

Ane: Ja, vi skal jo snakkes igjen.

Frode: Ja, ja, det tror jeg. Men vi har jo snakket om godkjennelseprosessen, Ane.

Vi har snakket om beslutningsgrunnlaget og adaptive kort i Teams. Og vi var til og med litt innenfor AI.

Ane: Ja.

Frode: Denne gangen også.

Ane: Denne gangen også. Ja. Men det må alltid med.

Frode: Ja.

Og da synes jeg dere der hjemme som ser på dette, det er å lure på hvordan vi skal få mer automatiserte hverdager. Prøv å gjøre det vi viser dere i dagens video.

Frode: Og så ring henne da.

Ane: Hvis dere står fast, så si fra.

Frode: Og med de ordene sier jeg takk til Ane for hennes video. Lurer du på noe? Still spørsmål i kommentarfeltet under. Var det nyttig? Like og del videoen med de du tror du vil ha glede av den. Vil du ha mer faginnhold? Abonner gjerne på vår YouTube -kanal og følg oss på LinkedIn.

Denne sendingen er å finne på YouTube, samt nettstedet ProsessPilotene .no ProsessPilotene vil øke verdien av dine kunder ved bruk av Microsoft -teknologi Og vårt analyseteam, de kan hjelpe deg med kunstig intelligens, innsikt og analyse. Og vårt samhandlingsteam kan lage verdens beste nettsider, kundeportaler, kundeklubber og andre mobilapplikasjoner.

Ansvarlig for denne episoden har vært meg, Frode. Projektleder er Oddbjørg Berge. Med ønske om bedre arbeidsprosesser for alle. På gjensyn.