Kontraktsforvaltning - enkelt og effektivt

I dette webinaret får du se hvordan kontraktsforvaltning kan gjøres enkelt og effektivt med med god hjelp fra gode prosesser og verktøy. 
Ved å digitalisere kontraktsforvaltning oppnår bedriften flere fordeler:

Redusert risiko for feil og tapte dokumenter
Digital kontraktsforvaltning sikrer at alle kontrakter og avtaler lagres trygt og lett tilgjengelig, noe som reduserer risikoen for at dokumenter 'forsvinner' og feilbehandling av avtaler.

Effektiv arbeidsflyt og tidsbesparelser
Automatiserte prosesser og elektronisk signering strømlinjeformer godkjenningsprosessen, slik at dere kan inngå avtaler raskere og bruke mindre tid på administrativt arbeid.

Bedre kontroll og oversikt
Med digital kontraktsforvaltning får du full innsikt i kontraktens status, forpliktelser og fornyelsesdatoer, noe som gjør det enklere å overholde tidsfrister og sørge for at alle avtaler er oppdaterte.

I dette webinaret går Pia og Frode gjennom:

- Hva er kontraktsforvaltning?
- Hvorfor er det relevant?
- Verdiskapning - for hvem?
- Demo av DocuSign i Dynamics 365

Presentasjon og demo av løsningen ser du på vår YouTube-kanal. Se opptak her:

Les transcript av hele webinaret:

Hvordan etablere god kontraktsforvaltning?

Er du lei av tidkrevende kontraktsforvaltning Og manuelle signaturprosesser? Har du opplevd at leverandøravtaler plutselig skal fornyes? Eller at du oppdager at en signatur mangler i en avtale etter at du har satt i gang et prosjekt? I dagens sending skal vi vise deg hvordan god kontraktsforvaltning kan gi deg 100% kontroll og oversikt.

Tenk deg at du aldri mer trenger å lete etter en bortkommet kontrakt eller purre på signaturer, Med god kontraktsforvaltning i Dynamics 365 får du full kontroll og innsikt i alle avtaler uansett hvor du er. Dette betyr færre administrative oppgaver og mer tid til å fokusere på det som virkelig betyr noe og drive virksomheten fremover.

Følg med videre, for i dag skal jeg vise deg hvordan du kan digitalisere og effektivisere kontraktsforvaltningen din med DocuSign og Dynamics 365

Frode Stenstrøm: Velkommen Pia, hei

Pia Askevold Skjørten: Hei hei takk!

Frode Stenstrøm: Det var en bra introduksjon, og veldig hyggelig at du tok den introduksjonen for oss alle sammen. Vi skal snakke om kontraktsforvaltning, som er et veldig spennende tema i dag.

Kommer til å komme inn i mye det. Men aller først hvem er du?

Pia Askevold Skjørten: Ja, takk Jeg er Pia Aspold Skjørten. Jeg er en småbarnsmor som jobber i ProsessPilotene som funksjonell konsulent Jeg jobber som rådgiver, holder kurs og konfigurerer.

Frode Stenstrøm: Konfigurerer og lager disse løsningene, så Pia kan jo vise dere alt, ikke bare snakke om det, hun kan det.

Og så synger du i kor, eller gjør du ikke det mer?

Pia Askevold Skjørten: Nei, det er veldig mange år siden.

Frode Stenstrøm: Er du ferdig?

Pia Askevold Skjørten: Jeg er ferdig, ja.

Frode Stenstrøm: Du har bare drevet å skutt i stedet for?

Pia Askevold Skjørten: Ja, jeg har drevet med paintball også.

Frode Stenstrøm: Kjempebra. Mitt navn er Frode Stenstrøm, jeg blir programleder som vanlig i dagens sending. Og sendingen den sender vi som vanlig på YouTube, så er det spørsmål underveis, still gjerne de spørsmålene i kommentarfeltet under.

Si gjerne hvem du er og hva du jobber med, så vet vi hvem vi prater med. Og opptaket det blir da tekstet i løpet av et døgns tid, og vi påfører kapitler slik at det er lett å se akkurat den delen av dette opptaket som dere har mest interesse av og er mest relevant. Og da vil jeg spørre starte Pia med litt om agendaen for dagens samtale, og det er jo først hva er kontraktsforvaltning?

Pia Askevold Skjørten: Kontraktsforvaltning favner mye. Vi skal bryte den ned og vise kontraktens prosess. Og så skal vi samtidig tegne et litt større bilde.

Frode Stenstrøm: Og så skal vi snakke litt om verdiskapningen. Og så blir det en demonstrasjon Gjør det ikke det?

Pia Askevold Skjørten: Det stemmer. Vi skal vise demonstrasjon.

Frode Stenstrøm: Men da får du begynne å forklare vårt publikum her.

Hva løser egentlig kontraktsforvaltningen?

Pia Askevold Skjørten: Ja, kontraktsforvaltning det er jo veldig kort forklart en kontrakts livssyklus. Kontraktsforvaltningen styrer hele prosessen fra man oppretter en avtale med en kunde til avslutning. Det kan være godkjenning, det kan være signering, oppfølging, fornyelse av kontrakten.

Og eventuelt en oppsigelse.

Frode Stenstrøm: Og det kommer vi to til å prate om litt etterpå. Vi går inn i den kontrakten før vi viser demoen så da tar vi den ordentlig sammen i fellesskap. Og så videre da, så er det jo oversikt over forpliktelser, det sa du kanskje? Ja. Og det sa jeg, det er bare jeg som er litt treg da.

Det som er interessant med kontraktsforvaltning er jo nettopp det Pia innledet med når det gjelder verdiskapningselementet i det hele. Det som skjer er at hvis man har god kontraktsforvaltning på plass så blir det mindre tap. Et eksempel på det er at du har en god kontrakt som går og gir deg grunnlag til å fakturere din kunde.

Kontrakten går ut, men du har ikke fornyet den, og da er det inntektstap der og da. Og så er det ofte slik i en kunde-leverandørforhold at kundene forventer egentlig at leverandørene har kontroll på når kontraktene løper ut og hvilke forpliktelser som er. Og det er en god leverandør som kan fortelle kunden når du har de forskjellige kontraktene og hvordan de ligger an.

Det skaper en økt lojalitet, for kunden kan faktisk stole på deg som leverandør. Og så er det dette med elektronisk signatur. Vår erfaring med det er at når du lager en kontrakt og sender den til elektronisk signering Så skjer den signeringen fortere enn gamle dager. Veldig ofte blir jo kontrakten ikke signert i det hele tatt, men med bruk av DocuSign integrert med Dynamics så får man den elektroniske signaturopplevelsen som gir deg raskere salg og mer penger i kassa.

Og det er jo egentlig de tre tingene som kanskje er det viktigste grunnet til hvorfor dette er relevant. Og jeg må jo si det, Pia, at jeg har forberedt Svært få av våre kunder som kan si på hånda på hjertet hvor disse kontraktene er hvor er siste versjonen av kontrakten hva ble sagt innledningsvis i forhandlingsforløpet ja. så dette er de problemstillinger du faktisk løser

Pia Askevold Skjørten: Ja, det stemmer. Vi møter mange ulike måter å løse manglende kontraktsforvaltning på. Nettopp.

Frode Stenstrøm: For hvem er kontraktsforvaltning viktig, Pia? Kunne du ikke bare snakke litt om det her?

Pia Askevold Skjørten: Vi har jo ulike roller alle sammen når vi jobber i en bedrift, og kontraktsforvaltning, det kan jo være viktig for en leder, for eksempel. Marianne her, hun trenger vanligvis å kunne godkjenne for eksempel kontrakter, overvåke fremdriften og sikre at forretningsmålene følges. Og så trenger hun også tilgang til rapporter, som viser kontraktsstatusen og de økonomiske dataene. Og det er hun som tar beslutninger som videreføring av avslutning av kontrakter på stedet for ytelse og økonomisk verdi.

Frode Stenstrøm: Her har vi Marianne og Erik som er to representanter fra vårt demonstrasjonsfirma, Miljøpilotene FS, fiktivt selskap. Og i dagens demonstrasjon så er det jeg, Frode, som på en måte vil oppdre som kunden i dette selskapet.

Og hva er det jeg venter meg og Pia?

Pia Askevold Skjørten: Nei du som kunde du mottar jo kontraktsutkast og er ansvarlig for å gjennomgå og signere kontraktene. Og det er jo du som godkjenner vilkåret og du som returnerer kontrakten. Og så er det jo kunden som må følge opp vilkårene og betalingsavtaler som er satt i kontrakten.

Frode Stenstrøm: Nettopp. Og Erik, han er jo selger. Marianne, hun var vel salgssjefen vår, var det ikke Så Erik var selgeren sånn som vi tenkte i dag. . Hva betyr det for en selger å ha god kontraktsforvaltning?

Pia Askevold Skjørten: Selgeren betyr jo veldig mye, for det er jo selgeren som er ansvarlig for å opprette kontraktene i systemet, og det er jo gjerne selgeren som har førstekommunikasjonen med kunden.

Det er selgeren som forhandler betingelser og som sender tilbudet eller kontraktsutkastet. Selgeren er avhengig av full kontroll og oversikt over kontraktsprosessen hele veien.

Frode Stenstrøm: Og det som er greit for dere som ser på og tenker dette, nå ser vi på en kontraktsforvaltningsløsning i Dynamics som håndterer disse tre rollene.

Men disse kontraktene blir brukt i ganske mange andre prosessområder, og i webinar som vi skal ha med Stine kommende uke, så skal vi se på dette med serviceavtaler, hvor man kan sette opp at hvis man inngår en kontrakt med regelmessig vedlikehold av kundens utstyr Så vil man ha det som en kontraktsform.

Og det kan da ses opp mot det Pia har i dag, for da har du et kontraktsmaster med alle dine forpliktelser, og Stine vil bygge videre på det og vise hvordan man kan ta det og operasjonalisere det, at det ikke bare blir teori, men at det faktisk blir utøvd i praksis.

Og det er jo da i forhold til tematikk feltservice og arbeidsordre, det samme kan jo gjelde de av dere som driver kundesenter, hvor man har Kontraktsforpliktelser og tjenesteavtaler og den type ting, populært kalt SLA-oppfølginger.

Da skal vi se litt på denne prosessen, Pia. Da gjør jeg sånn og så skal vi begynne å snakke litt om hvordan en kontraktsforvaltningsprosess egentlig er.

Pia Askevold Skjørten: Ja, en kontraktsforvaltningsprosess som vi ser på skjermen her nå, så er det jo, helt til venstre her, så ser vi grunndata. Og det er jo den informasjonen som vi trenger for å kunne registrere en kontrakt.

Og det kan være kundeinformasjon, hvilken kunde er det vi kommuniserer med, kontaktperson. Og så er det kontraktsparter, det er ofte i hvert fall to parter, det er kunden og kanskje en selger, men så er det i tillegg kanskje en juridisk person som skal inn i bildet, eller andre personer. Så alt dette må jo registreres inn i systemet.

Frode Stenstrøm: Og jeg vet at du har, når vi ser på kontraktsparter som du nevner, så er det ofte det kan jo være en som er ansvarlig for kontrakten, en annen som bestiller har autoritet til å bestille kontrakten. Alle de fasetter har jo du egentlig i en sånn type løsning.

Pia Askevold Skjørten: Ja. Stemmer. Og så er det jo det tjeneste og produktinformasjonen som vi må ha inn.

Hva er det kontrakten omhandler? Og i tillegg da så har vi avtalevilkårene og betingelsene. Det kan jo være fastsatte betingelser som følger den type kontrakt vi snakker om. Så har vi kanskje noe leverings- og faktureringsinformasjon som skal inn. Vi har kanskje kontraktsmaler.

Frode Stenstrøm: Som for eksempel?

Pia Askevold Skjørten: Som for eksempel SSAL-avtaler eller andre typer maler da.

Så alt dette her er jo også med på å effektivisere prosessen. Og så har vi jo det viktigste kanskje og det er jo historikken. Vi har dialogen, all e-postkommunikasjon, forhandlinger. Alt ligger tilgjengelig på kontrakten i systemet.

Frode Stenstrøm: Og det er utrolig viktig å ha, for hvis kontrakten noen gang kommer til en tvist, så er det interessant å få dokumentert og kunne dokumentere hva partene sa i forløpet til at kontrakten ble inngått, underveis under kontraktens livssyklus og i hver måte en avslutning.

Så rent juridisk vil dette gi en veldig god dokumentasjon av kontrakten som sånn. Ja Så har vi jo noen prosestrinn som vi går innom jeg vet du skal snakke om hvert innhold og hvert trinn, men hva er de hovedelementene her? Det er vel de du har satt opp nå, er det ikke det?

Pia Askevold Skjørten: Ja. Hovedelementen er jo rett slett alt rundt opprettelse av en kontrakt.

Man starter jo ganske tidlig med en kontraktsprosess før man kommer til kontraktsbiten. Også er det jo en del forhandlinger ofte fram og tilbake og som kan foregå over lang tid. Så har man gjerne en godkjenningsprosess, kanskje er det en salssjef som skal inn i bildet og godkjenne noe eller juridisk som nevnt.

Så har vi jo selve signeringsprosessen og avtaleinngåelsen. Og etter det, da lever jo kontrakten, så er det jo forvaltningen og oppfølgingen.

Frode Stenstrøm: Ja, og jeg synes det er en veldig spennende poeng der, at ofte så blir jo kontrakten signert, og så blir den litt glemt Men her får man jo mulighet til å følge opp nettopp det at den lever.

Og noe så enkelt som en endringsordre kan jo også være en tillegg til en kontrakt. Og du har beskrevet de trinnene jeg ser også i hver enkelt bit. Vil du gå gjennom de?

Pia Askevold Skjørten: Ja, det kan jeg gjerne gjøre. Det er jo sånn at vi er to parter, og ofte så starter man jo i en, hvis man ser det fra et salgsperspektiv da, så starter man jo gjerne med et salg som er på en måte første trinnet i kontraktsopprettelsen Det kan være alt fra et lead til at man starter med en salgsmulighet.

Det er jo der alle kartlegginger skjer, behov og forespørsler fra kunden, å registrere ikke minst alle grunndatene som trengs, og ikke minst se på automatisering rundt... Rundt prosessen da.

Frode Stenstrøm: Og et supplement der som jeg synes er spennende er at ofte så starter jo dette i forbindelse med kjøp mellom to parter.

Hvor leverandøren har en kontrakt som han eller hun lager til sin kunde. Men kontraktforvaltningsprosessen trenger jo ikke å være forbundet med en kjøpsprosess. Det kunne likevel være koblet til et innkjøp. At du som selskap bruker dette om for de du kjøper tjenester av. Og det kan også være frittstående ved at man ser i organisasjonen at man har behov for å kjøpe noe og bare innlede en anskaffelsesprosess.

Så det finnes jo flere måter en kontrakt kan fødes på. Det må ikke være direkte bare fra et salgsprosess.

Pia Askevold Skjørten: Det er veldig bra du nevner det, for det er veldig lett å tenke kunde og selger. Men det er veldig mange ulike... prosesser som dette her kan passe inn i da.

Frode Stenstrøm: Og i webinaret som Stine viste, så viste hun frem hvordan du kan ha oversikt over ressurser altså for eksempel dine ansatte i Dynamics, og da kunne du også brukt denne type forløp til å ha alle dine ansettelseskontrakter inne, Og da endringsrevisjonen som funksjoner, for eksempel en årlig lønnsjustering og den typen ting.

Neste fase, Pia?

Pia Askevold Skjørten: Neste fase går jo på forhandlingsfasen. Vi har fått inn alle datene, vi har kommet med et utkast, og så skal kunden forhandle, og vi skal forhandle. Så da handler det jo mye om en intern gjennomgang – Hos oss før vi går ut til kundene og prater med dem. Der er det å oppdatere, og det kan være mange ulike utkast før man kommer til en helhet.

Frode Stenstrøm: Endelig. Her er det ofte mye kalkyler, Excel-kalkyler og annet, som setter oss i posisjon til å få riktig pris eller vare eller helhet til kontrakten. Ved å ha kontraktforvaltnings- prosessen i Dynamics, kan man knytte det til en Power BI-rapport hvor man ser historisk omsetning. For det kan jo være at for eksempel kunden sier at vi kommer til å kjøpe for så mye penger og skal ha sånne og sånne betingelser Men hvis det historisk sett ikke er sant, så har man et større forhandlingskort å gå inn i forhandlingen med, hvis man vet at det kunden sier er egentlig bare en bløff.

Og så neste fase.

Pia Askevold Skjørten: Ja, neste fase, det går jo på det vi sier er den godkjenningsprosessen. Det kan være en intern godkjenning, det kan være en salgssjef igjen noen juridisk avdeling som må gå gjennom og verifisere at alt er i henhold til lover og regler. Og så er det jo selvfølgelig kundens godkjenning Kunden aksepterer kontrakten.

Frode Stenstrøm: Nettopp. Og så, signeres den?

Pia Askevold Skjørten: Den signeres. Da er det jo elektronisk signering som er på agendaen i dag. Og ikke minst lagring og arkivering av dokumentet. Det er jo en vanlig utfordring at man ikke helt vet hvor disse dokumentene befinner seg når man trenger dem. Men det gjør man i den prosessen her. Da har man alt på ett sted.

Frode Stenstrøm: Og så er det utførelse?

Ja,

Pia Askevold Skjørten: da lever kontrakten, og vi er nå i et aktivt kundeforhold med kunden, og her er det jo kjempepotensiale for oppfølging av kunden. Man kan sette opp masse automatikk på oppfølginger. La oss si at kunden skal kontaktes tre måneder etter at kontrakten er inngått for å verifisere at leveringen har gått i henhold til avtalen Og andre ting da.

Frode Stenstrøm: Og i det du sier nå, som jeg synes er utrolig spennende, er jo når du løser det slik du nå skal vise om noen få sekunder, for nå har vi snakket om prosessen, det er det at hvis man også ser Dynamics-plattformenen, at man kan lage disse kundereisene, det betyr at man kan kommunisere automatisk rundt tidspunktet i kontrakten.

Når er det for eksempel på tide at kontrakten skal fornyes, når skal man sende Måling om kundetilfredshet, når kontrakten skal ha gått ut, når skal det faktureres. Man kan lage så mange heldigitale kundereiser og kommunikasjon rundt dette kontraktsforløpet, bare ved å ha det i Dynamics-plattformen. Og da kan dere se på webinaret som Jørgen hadde hvor man viser nettet hvordan man lager disse kundereisene på, basert på den dataen som er i Dynamics.

Og så avslutningen da, den siste.

Pia Askevold Skjørten: Ja, vi ønsker jo ikke å avslutte noen kontrakter men vi fornyer de, og så hender det jo innom mellom at noen velger å si opp kontraktene sine, og da har man jo full oversikt og man kan kommunisere med de også.

Frode Stenstrøm: Det er nettopp det, og da tenker jeg at vi skal gjøre en liten vri - det er demonstrasjonstid fordi vi skal tross alt vise fram denne løsningen.

Og da begynner vi med din PC, og så bare viser vi det, gjør vi ikke det?

Pia Askevold Skjørten: Jo, det synes jeg er en god idé.

Frode Stenstrøm: Det er kjempebra, og da lovte jeg at jeg skulle i hvert holde meg litt vekk fra den kontraktsbiten og legge oss litt ned i hjørnet, så ikke vi blir borte.

Pia Askevold Skjørten: Ja.

Frode Stenstrøm: Hva er det vi ser nå?

Pia Askevold Skjørten: Det vi ser nå er en kontrakt.

Jeg tenkte jeg skulle starte med å gå inn på kontraktstabellen, som vi kaller det. Riktig riktig. Her har jeg oversikt over alle aktive kontrakter. Så er det jo sånn at jeg ønsker å vise, vi kan se først hvordan det ser ut når en kontrakt lever, når man er i stand. Så vi vil jo hele tiden se statusen på kontrakten her oppe Vi vil se hvilken fase den er i.

Så her har vi opprettelsen. Det er noen felter som skal fylles ut, betingelser. Vi har en forhandlingsfase hvor vi legger inn for eksempel når forhandlingsmøtet er avtalt, og også når forhandlingene er ferdig gjennomført. Så har vi godkjenningsprosessen. Det er jo her for eksempel her i dette tilfellet da, salgssjefen går inn og godkjenner før vi sender det videre til signering.

Og nå er vi da altså på det som vi kaller for en aktiv fase, så hvis vi ser på kontrakten her nå, så har vi neste oppfølging som er 2. januar 2025, har vi avtalt. Så hvis vi ser litt på selve kontraktsinnholdet her, så har vi jo det generelle datene rundt kontrakten, hvilken kunde er det vi snakker om, hvilken kontaktperson er det vi kommuniserer med her, Vi ser detaljer om kundegruppe og hvem som er ansvarlig.

Så i dette tilfellet er det jo jeg, Marianne, som er ansvarlig for den kontrakten her og den kunden.

Frode Stenstrøm: Og det du viser som jeg synes er greit å ta litt ekstra fokus på, det er at veldig ofte så ligger disse kontraktene som et Word-dokument på en eller annen mappe hos en eller annen selger, litt spredt hit og dit.

Nå får jo du samlet ikke bare dokumentene, men du får også det metadata, altså informasjonen om kontrakten i strukturert form.

Pia Askevold Skjørten: Det stemmer og dette kan jo brukes ut i alle mulige rapporter og visninger for oppfølging. Det kan også brukes til å automatisere prosessen.

Frode Stenstrøm: Nettopp, nettopp.

Pia Askevold Skjørten: Og bare for å ta det da, i forhold til det med å lete etter dokumenter så er jo dette her også koblet opp mot SharePoint.

Og her vil jo alle dokumenter tilhørende denne kontrakten her ligge tilgjengelig. Ja Så det er veldig greit for en selger eller en som jobber på kundeservice eller hvem det måtte være å gå inn her og finne det man trenger om den kontrakten.

Frode Stenstrøm: Og jeg synes det svarer opp en reell problemstilling som jeg har sett våre kunder har.

Det kan være at salg gjør et salg og du får en kontrakt som egentlig medfører at service må... Gjøre noe med den kunden i årets siste etterpå ved likehold eller andre type ting. Nå trenger ikke serviceavdelingen å ha tilgang til salgsavdelingens dokumentasjon. De kan gå inn på kontrakten og se de tilhørende dokumentene, og de er samlet på denne ene kontraktsforpliktelsen på denne egne kunden.

Pia Askevold Skjørten: Det stemmer. Så ser vi også, vi nevnte jo at vi har all historikk, og det vi ser under tidslinjen her, det er jo nettopp historikken, det er e-postdialog, det er avtaler, forhandlingsinnspill og så videre. Alt det vil ligge tilgjengelig her, så man kan jo gå inn her og se hva er det egentlig som ble avtalt eller diskutert da.

Frode Stenstrøm: Og jeg synes det er superkult at også her virker Copiloten. Jeg bare ser på historikken og oppsummerer det for meg, så jeg vet hva som er status egentlig.

Pia Askevold Skjørten: Det er kjempeoversiktlig.

Frode Stenstrøm: Du har ikke trykket på noe Nei Det bare å være der?

Pia Askevold Skjørten: Det er bare å være der.

Frode Stenstrøm: Ja det er helt en magi.

Pia Askevold Skjørten: Ja, det er sant.

Så har vi også betingelsene som ligger til høyre i bildet her, kontraktsdetaljene.

Det er jo når kontrakten starter opp, vi har fornyelsesdatoen, Som er viktig når den nærmer seg, så vil man gå inn i en tilfornyelsefase som vi vil se etterpå. Og der kan man jo gjøre mye spennende rundt den datoen da, altså i form av kommunikasjon eller oppfølging. Og så vil man se hvilken dato den blir signert, og når i de tilfellene det er en oppsigelse, så er man jo i en oppsigelsesfase, og man vil se når den utløper da.

Så har vi kontraktspartene her nede, og så har vi også mulighet til å se hvilken kontraktsnorm, altså vi snakket om hvilken type avtaler.

Frode Stenstrøm: Avtale-type, og nå har jo du tatt en statens standardavtale for tjenester, men du kunne like den å være firmaets customt kontraktsnorm, eller hva det måtte være.

Pia Askevold Skjørten: Stemmer. Så dokumentene har vi jo sett, og så snakket vi litt om dette med avrop og avtale også, at man kan legge til avrop inne. Det er jo et tillegg eller en endring på kontrakten. Og så kan man også koble det opp mot serviceoppdrag. Kanskje det er et element i kontrakten som sier at man skal ha en servicetekniker som kommer på besøk eller noe annet, så kan man også se det inne på kontrakten, at det er avtalt.

Frode Stenstrøm: Og akkurat hvordan det skjer i praksis kan dere se på neste ukers webinar. Ja

Pia Askevold Skjørten: Så det er jo på en måte sånn kontraktsbiten ser ut. Da tenkte jeg at jeg skulle opprette en kontrakt for å vise på en måte hele reisen gjennom prosessen.

Frode Stenstrøm: Men jeg synes du skal supplere, Pia, at det du viser nå, det er jo en løsning som ikke er standard i Dynamics, men en løsning vi ProsessPilotene lager for veldig mange av våre kunder.

Og det er basert på en del beste praksis som vi sett de fleste kunder etterspør. Det er fullt ut mulig å legge på flere felter mindre felter trekker fra å legge til, men dette er vel en sum av veldig mye av det som de aller fleste spør etter, og som er en lett tilpassning å gjøre i Dynamics.

Pia Askevold Skjørten: Ja, det stemmer.

Det er helt riktig.

Da går jeg inn her, og så starter vi med å opprette en ... En kontrakt.

Frode Stenstrøm: Vi er jo fortsatt inne i ProsessPilotenes selskap Miljøpilotene, det fiktive selskapet vi bruker for demo.

Pia Askevold Skjørten: Ja, det stemmer.

Frode Stenstrøm: Og da skal Miljøpilotene selge en miljødemo til ProsessPilotene.

Pia Askevold Skjørten: Ja, ProsessPilotene ved Frode Stenstrøm.

Frode Stenstrøm: Ja skal du selge til meg også.

Ja, det er

bra.

Pia Askevold Skjørten: Så det stemmer. Her har man jo mulighet til å legge til og ta ut for eksempel lister over kundegrupper og så videre. Alt dette kan jo brukes til kommunikasjon statistikk rapport, ja.

Frode Stenstrøm: Ja og statistikk.

Pia Askevold Skjørten: Så er det jo meg, jeg heter jo Marianne Fredriksen.

Jeg

er selgeren eller salgsjefen i dette tilfellet.

Man kan koble det til en salgsmulighet, og her kan vi også legge inn hva slags type det skal være, og forretningsområdet. Så vi ser jo nå at nå står jeg jo i det opprettelsesfasen Første fasen.

Frode Stenstrøm: Første fasen ja.

Pia Askevold Skjørten: Så der setter vi betingelser, og her kan man jo legge inn forhåndsdefinerte betingelser. Noen ganger kan jo en ansatt få lov å sette de betingelsene selv, men veldig ofte er jo dette her styrt slik at man kun kan legge til de betingelsene man har.

Så kommer vi til forhandlingsfasen og det er jo da vi kommuniserer, Frode. Du sender mailer, jeg sender mailer, vi snakker sikkert sammen på telefonen, og vi har gjerne møte, gjennomgang av hva som ønskes. Det jeg gjør nå er at jeg fyller bare inn, dette her vil jo typisk en selger sitte og fylle inn over tid, Og da kommer jo tidslinjen inn i bildet, hvor man kan legge til...

Frode Stenstrøm: Telefonnummer, eller telefonsamtaler vi har hatt, eller...

Pia Askevold Skjørten: Ja, her kan man loggføre egentlig alt dialog da.

Frode Stenstrøm: Og jeg har lyst til å bare supplere en ting, og det er at hvis dere hadde kjøpt en av prosessplottenes kundeportaler så ville denne forhandlingen kunne skjedd helt digitalt i den kundeportalen som da har samme grensesnitte med...

Det Pia viser nå, og da får dere faktisk en kontraktsforvaltningsløsning helt digital, og der kan man jo komme med kommentarer til kontraktsteksten og ganske avansert egentlig.

Pia Askevold Skjørten: Det er slik at man kan forenkle den prosessen her til uendelig og effektiviseres

Frode Stenstrøm: Hvis man hadde solgt mer strukturerte produkter, så kunne man lagt inn de produktene som var fra salgsmuligheten, så man visste nøyaktig hva kontrakten skulle inneholde av varer og tjenester.

For oss i ProsessPilotene er det et eksempel på at vi knytter kontraktene opp mot det som ligger i arbeidspakken, altså tjenestesalget, hvor mange timer har man kjøpt egentlig.

Pia Askevold Skjørten: Det stemmer. Så kommer vi til godkjenningsprosessen i dette tilfellet, så er jo jeg salgssjefen, så jeg kan jo bare gå inn her og godkjenne meg selv.

Frode Stenstrøm: Det er den beste måten å ha grunn til å være sjef det er at du kan godkjenne alt sammen selv. Jeg er ikke sikker det er riktig godkjenning da.

Pia Askevold Skjørten: Nei det stemmer. En selger vil jo naturligvis ikke kunne godkjent dette selv, og da kan man jo sende et automatisk varsel til salgssjefene som skal godkjenne det.

Som bare går inn og sier ok, går gjennom kontrakt, dette ser bra ut, vi godkjenner. Og så kommer vi til signeringsfasen, og da tenker vi jo at det er elektronisk signering som er effektivt. Så jeg tenkte jeg kunne vise deg kjapt hvordan det fungerer. Så i dette tilfellet viser jeg nå DocuSign, som er elektronisk signering.

Og her kan man også ha en knapp inni Dynamics som man bare trykker på, som tar med dokumenter og alt, og syr det sammen til en konvolutt som vi kaller det.

Frode Stenstrøm: For DocuSign og Dynamics har en integrasjon som vi kan bruke rett opp og ned. Hvis man liker det, eller så kan man bare laste opp dokumenter fra SharePoint, sånn som dette tilfellet.

Det spiller egentlig ingen rolle.

Pia Askevold Skjørten: Nei. Så det som man ser her, det er jo kontrakten i sin helhet, her kan det jo være mange dokumenter som er styrt sammen, det kan være vedlegg og alt, og så har vi da lagt til signeringsmottakerne, som i dette tilfellet er deg og meg. Eller Marianne skulle det egentlig snakkes.

Frode Stenstrøm: skulle vært Marianne, men vi bruker DocuSign's installasjon.

Pia Askevold Skjørten: Ja, det stemmer. Så er det jo selve e-postmeldingen som kommer ut, for det som skjer nå er at vi mottar en e-post hver med dokumentet hvor vi bare trykker oss inn, og så signerer vi elektronisk. Så hvis jeg nå trykker på neste her, så legger jeg til signaturene, Så da har vi en side nederst her, så henter jeg bare inn signaturene.

Frode Stenstrøm: Og mens Pia viser frem så er det greit å fortelle at ProsessPilotene er egentlig Norges distributør av DocusSign-tjenester, det har vi vært nå i 8-9 år, og har mye opparbeidet erfaring med produkter i løpet av den tiden. Så jeg bare blir kjøpt nå.

Pia Askevold Skjørten: Så nå høres det ut som om jeg skal bruke veldig lang tid, men dette var jo kjempeeffektivt så nå er jeg jo ferdig for lenge siden.

Frode Stenstrøm: Jeg kommer jo med en lille pitch på under 30 sekunder.

Pia Askevold Skjørten: Så da kan jeg bare trykke på send, og så sendes den til mottakerne.

Frode Stenstrøm: Men det er jo litt spennende, for da er det sånn at jeg skal ha mottatt en e-post her. For å få nettopp det til. Jeg har jo stengt ned mail og sånn, så det ikke skal lage så mye pling og plong under møtet.

Men der kom faktisk den mailen Den gjør jeg sånn med. Og så skal jeg i tillegg kunne gjøre sånn. Den mailen kom etter sånn som dette. At jeg har fått en dokument og det trykker på en review.

Da hopper jeg bare over for nå viser jeg jo meg som kundesperspektiv på det du har sendt

det

den laster

logg på

Pia Askevold Skjørten: jeg kan også vise

Frode Stenstrøm: ja, jeg tror du skal vise det, gjør det

Pia Askevold Skjørten: for hvis vi nå Det som er så fint er at jeg er logget inn her, så jeg kan si seg

Frode Stenstrøm: Det går litt fortere for deg enn for meg.

Pia Askevold Skjørten: Det vil jo se likt ut både for meg og kunde.

Frode Stenstrøm: Det vil det.

Pia Askevold Skjørten: Så da får jeg opp, jeg åpner opp mailen og da får jeg opp dokumentet.

Så jeg sier at ja, jeg ønsker å fortsette. Jeg kan lese gjennom

Frode Stenstrøm: Du er kjapp til å lese, altså

Pia Askevold Skjørten: Ja.

Vi hadde jo så gode forhandlinger så jeg visste nøyaktig alt.

Frode Stenstrøm: Ja,

det er bra når leverandøren sier det.

Pia Askevold Skjørten: Så da trykker jeg bare signer, legger inn, Og signerer.

Frode Stenstrøm: Og nå signerer du med helt vanlig signering, men her kan vi også bruke BankID til legitimering av den som signerer, hvis det er ønskelig for å få det som et kvalifisert signatur.

Pia Askevold Skjørten: Absolutt, og man kan sette opp signeringsrekkefølge, at for eksempel du må signere før jeg signerer og så videre, så det er ganske mange muligheter for tilpasning her.

Frode Stenstrøm: Absolutt.

Pia Askevold Skjørten: Så dette var jo kjempeeffektivt. Nå er den ferdig signert, og da kan vi jo gå inn på prosessen vår igjen på kontrakten, Og så sier vi at nå er den blitt signert, og vi starter i morgen.

Vi er litt utenom det.

Frode Stenstrøm: Og det som er fint med de dokumentene som vi jo signerer, det er blant annet at hvis man starter signeringen fra SharePoint, så vil det signerte dokumentet havne på samme sted i SharePoint som man startet. Så spørsmålet er hvor finner jeg den signerte utgaven av kontraktene?

Pia Askevold Skjørten: Den signerte utgaven vil jo ligge her.

Frode Stenstrøm: Den vil gi deg dokumenter nettopp.

Og det tror jeg sparer mye pain i hverdagen for folk. Hvor er den signerte pdf-en?

Pia Askevold Skjørten: Det er veldig kjedelig når en kunde ringer og så må du si at du vet hva, jeg kan ringe deg tilbake om et par timer, for jeg må bare sjekke opp hva som egentlig stod i kontrakten, og den vet ikke jeg hvor ligger.

Frode Stenstrøm: Da må jeg ringe Ola, som gikk av med pensjonen i fjor. Nei men det er kjempebra. Kjempebra. Og da er det neste oppfølging.

Pia Askevold Skjørten: Da er det neste oppfølging. Da sier vi tre måneder eller noe sånt frem tid, så ønsker vi å ringe kunden. Og som vi ser nå da, når jeg går til neste fase, så ... En viss tid før utløpsdatoen er der, da blir det en lagt ventefornyelse.

Det kan være en måned før utløp tog en måned før, etter som hva slags type kontrakt det er. Og da kan man jo også automatisk bare regne ut basert på...

Frode Stenstrøm: Ja, for du kan parametersette de datoene, eller du kan bruke de på parametere som står i kontraktsteksten.

Pia Askevold Skjørten: Basert på betingelsene, så kan denne reaksjonen automatisk.

Sånn at alt dette, nå trykker jeg jo veldig mye, men alt dette kan jo skje helt av seg selv

Frode Stenstrøm: Ja, men du går gjennom treårskontrakt på ti minutter da.

Pia Askevold Skjørten: Ja. Og så er det jo en ønsket situasjon så blir jo denne kontrakten fornyet, og da går vi tilbake til en aktiv kontrakt igjen

Frode Stenstrøm: ikke sant?

Pia Askevold Skjørten: Og så hender det jo innimellom at en avtale eller en kontrakt sies opp, og da kan man sette den til oppsigelsesfasen.

Frode Stenstrøm: Så bra. Det er superenkelt. Og avslutning, da er jo den kontrakten død

Pia Askevold Skjørten: Da er den død Da er rett og slett kontrakten inaktiv.

Frode Stenstrøm: Og her kan vi jo legge inn årsaker til kontrakten sin aktivitet. Den kan ha løpt ut, den kan være sagt opp. Det mange forskjellige statuser til hvorfor en avtale slutter å gjelde.

Den kan også være erstattet av en ny avtale.

Pia Askevold Skjørten: Ja.

Frode Stenstrøm: Så ja, men dette er jo kjemperent og pent.

Pia Askevold Skjørten: Ja, så man ser jo her nå at nå står den avtalen er inaktiv og så står den med årsak avsluttet.

Frode Stenstrøm: Nettopp.

Pia Askevold Skjørten: Så kan jeg også vise litt, bare en sånn kort visualisering på disse fasene, det er jo veldig man kan jo lage masse rapporter og vise masse fint i Power BI og så videre, basert på dette her men bare for å visualisere hva disse fasene egentlig kan gjøre da, her ser vi jo hvor mange kontrakter som ligger i de ulike stegene, så vi kan jo se her nå at det ligger en kontrakt i oppsigelse og da kan man jo plukke opp den for eksempel hvis dette er en av mine kunder så kan jeg plukke opp den Og følge opp dem.

Frode Stenstrøm: Nettopp.

Pia Askevold Skjørten: Marked kan sende ut kommunikasjon. Oi, har du sagt opp? Hva grunnen til det? Eller er du sikker på at du ikke skal være med videre?

Frode Stenstrøm: Ja, nettopp.

Pia Askevold Skjørten: Så det er mange måter å bruke dette her på da i rapporter.

Og jeg synes det er, Ofte så tenker man en sånn salgstrakt for å få en prognose på salget, men kontraktuelle forpliktelser er noe av det som ofte utgjør mesteparten av omsetningen hos de fleste kunder, altså den pågående kundemassen, ikke bare nysalget.

Og det å vite hva kontrakten er, hvor stor del og hvilken verdi de har, Selv om man ikke har avtalt en leveranse, så forteller det hva som er ordrereserven totalt sett ute. Så dette er ikke bare en pen graf det er jo faktisk forretningsdata som du kan bruke og presentere her.

Absolutt Det var den gjennomgangen vi hadde å vise.

Frode Stenstrøm: Det som er også supert i dag, det er jo, det nevnte du litt innledningsvis, dette med e-post, å kunne kommunisere kontraktene, og fordi vi har en Teams-klient og vi har en Outlook-klient så er det mulig å knytte mail til kontrakten over til e-post Til en kontraktstekst, for eksempel. Slik at den kommer opp der, det var jeg inne på.

Veldig ofte for kontraktsforhandlinger i dag, så er det gjerne sånn at partene snakker med hverandre på Teams. Og det er jo fullt ut mulig å gjøre. Og det er, vi trenger ikke å starte nå, men vi gjorde det i forkant vi har jukset litt, så før dette møtet så ser vi at nå er det jo Marianne Fredriksen, som er salgssjefen, som er innlogget, og jeg ProsessPilotene så sendte da Marianne en melding på Teams, Og da går det an å ha den dialogen også knyttet til kontrakten, for alt sammen av Teams-chat og Teams-dialoger som er i Teams kan knyttes til oppføringene i Dynamics.

Tilsvarende når du har Copilot i Sales eller den tradisjonelle add-on til Dynamics så kan du se interaksjonen mellom partene også i Outlooken til, nå er det Mariannes Outlook, og kommunikasjonen mellom Marianne og Erik som er selger i dette nødvendige selskapet da. Så der, jeg skal bare ta en liten titt inne på der, der kom et lite kommentar skal vi se, hvis jeg gjør sånn og sånn ... så skal jeg bare gjøre en liten dunk, og så skal jeg bare si at det er

Daniel sier at han liker synergieffekten mellom samhandling og kontrakt, tror jeg han mener over kundeportal. Og det som jeg synes er greit å få fram er at det finnes ferdig kommersielle produkter i markedet som har det som heter contract life cycle management i seg. Men de er ofte veldig store, de er ofte veldig dyre, og de er etter mitt syn altfor kompliserte i forhold til det behovet de fleste har.

Det å få et register som du har vist nå, som bare gir deg oversikt over nåtid, er et langt steg for de aller fleste, hvor kontraktene ligger spredd over alle hauger. Med mindre man har en arkivar som passer på ting, så gjør du ofte det. Og det å koble på en kundeportal, det gir deg den kontraktsforvaltningsprosessen, og det kan vi jo vise et senere webinar også, når vi får installert den i Miljøpilotenes nettsider.

Takk det, Daniel. Da lurer jeg rett og slett på om du har noe mer du vil vise til oss, eller om du er fornøyd

Pia Askevold Skjørten: Jeg er egentlig fornøyd.

Frode Stenstrøm: Jeg også veldig veldig fornøyd. Jeg synes dette er en kjempekul løsning, og det er ikke vanskelig å få det på plass. Pia kan bygge dette på for deg for veldig kort tid, så har du lyst på det, eller snakker med henne så finner du deg på nettsiden til ProsessPilotene med mail og telefon og alt, og på LinkedIn og sånn.

Still gjerne kommenter og spør under her. Da tenker jeg vi skal oppsummere litt. Hva har vi vært igjennom, Pia?

Pia Askevold Skjørten: Vi har vært igjennom hva kontraktsforvaltning er for noe, livssyklusen til en kontrakt. Og så har vi sett litt på nytteverdien, hvordan dette her kan brukes utover i systemet. Ikke bare selve kontrakten, men at andre avdelinger også kan ha god nytte av å vite hvor kontrakter er og hvilken informasjon som ligger der.

Og så har vi sett litt på hvordan en god kontraktsbefaling kan se ut, enkelt da.

Frode Stenstrøm: Nydelig. Og med det så takker jeg veldig for dere som har fulgt med på videoen i dag, og ikke minst vil jeg si takk til Pia som har skapt denne fantastiske demonstrasjonen og løsningen. Lurer du på noe så kommenter gjerne på YouTube-videoen i kommentarfeltet under, så svarer vi på det.

Vil du ha mer faglig påfyll, abonner på kanalen. Og likte du det, så trykk du på like og del gjerne med dine kolleger og kanskje selgeren eller saksjefen din som trenger kontraktsvalgningsløsning. Sendingen er å finne på vår YouTube-kanal med full teksting på nettstedet ProsessPilotene.no. Sendingen er sponset av ProsessPilotene som øker verdiene av dine kunder ved bruk av Microsoft-teknologi.

Vårt analyseteam kan hjelpe deg å lage all verdens av data- og analyseplattform-rapporter og kunstig intelligensløsninger. Og vårt samhandlingsteam kan lage de kundeportalene og ikke minst de kontraktsportalene vi nå har snakket om i denne sendingen. Programleder for sendingen har vært meg Frode Stenstrøm, prosjektleder er Oddbjørg Berge med ønske om bedre arbeidsprosesser for alle på gjensyn.