• Youtube
  • 08.10.2024
  • 14:30
Salg

Hvorfor og hvordan bruke DocuSign?

Har salgs-teamet full oversikt over alle kontrakter og signaturer? Se hvordan DocuSign gjør jobben og prosessen enklere for alle.

I dette webinaret viser Pia og Frode i ProsessPilotene hvordan DocuSign kan gi bedre kontroll, økt produktivitet og redusert risiko for din bedrift.


Dette får du se demonstrert i webinaret:

Introduksjon: Hva løser DocuSign for deg?
Hvorfor DocuSign ?
Hva er DocuSign og litt om prismodellen og de forskjellige versjoner
Instruksjoner på:
- Hvordan logge inn
- Hvordan signere eposter vi mottar
- Hvordan starte en signering fra Word
- Hvordan starte en signering fra nettsiden
- Hvordan signere fra SharePoint
- Forskjell på signering vs signatur fra flere parter
- Hvordan bygge og bruke en mal
- Hvordan gjøre masseutsendinger


Presentasjon og demo av DocuSign ser du her:

Transkribering av av videoen: Hvordan og hvorfor bruke DocuSign?✍️ 

2024-10-08 Hvordan og hvorfor bruke DocuSign?


Pia Askevold Skjørten: Hei Er du lei av å printe signere og scanne dokumenter? Tenk deg å kunne signere viktige avtaler mens du sitter på T-banen, eller nyter en kopp kaffe på en kafé. I dag lærer du alt om DocuSign, den digitale signeringsløsningen som revolusjonerer måten vi jobber på. Vi skal snakke om; hvorfor bruke DocuSign, hva DocuSign faktisk er, hvilke varianter som finnes, og mye mer.

Følg med videre! Så vil du også kunne ta nytte av DocuSign for din effektivitets skyld.

Frode Stenstrøm: Tusen tusen takk Pia for denne introduksjonen og temaet for dagens webinar blir nettopp det, hvordan bruker DocuSign. Men før vi går så langt så tenkte vi å snakke litt om hva DocuSign er, og sette litt bakgrunn for det.

Og Pia, for de som ikke kjenner deg, hvem er du?

Pia Askevold Skjørten: Ja, jeg er Pia Askevold Skjørten, en aktiv småbarnsmor som jobber som konsulent i ProsessPilotene.

Frode Stenstrøm: Og mitt navn er Frode Stenstrøm også konsulent her i ProsessPilotene og blir dagens programleder. Vi sier som vanlig, som vi alltid gjør, at vi sender direkte på YouTube, så er det noen spørsmål underveis så still gjerne de i chatten under, så får vi svart på de spørsmålene du måtte ha.

Vi tar opp tekster og setter på kapitler så dere kan se akkurat de ting vi skal snakke om og de minuttene som er relevante for dere i morgen. Og hvis det var nyttig, så kan de like og dele denne videoen med flere. Og da tenker jeg, hva er dagens agenda, Pia?

Hvorfor bruke DocuSign?

Pia Askevold Skjørten: Jo, i dag skal vi snakke om hvorfor bruke DocuSign.

Vi skal snakke om hva DocuSign er for noe, og litt om hva det koster å bruke DocuSign, og hvordan bruke DocuSign.

Frode Stenstrøm: Og da blir det nok som en til slutt, og hvordan bruke DocuSign, det er vi jo da Det blir et grunnleggende kurs i hvordan dere kan ta i bruk DocuSign til å skape mer verdi for dere. Vi har kanskje forklare litt hvorfor vi bruker DocuSign, vi kunne hatt en liten prat om det.

Pia Askevold Skjørten: Ja, først og fremst det viktigste å nevne her er jo tidsbesparelsen. DocuSign eliminerer behovet for manuell håndtering av papirdokumenter. Det kan spare betydelig tid i signeringsprosesser og gi den en raskere avtaleinngåelse og transaksjoner. Så mye tid å spare på å bruke DocuSign. Så har vi den kostnadsreduksjonen Ved å eliminere papir og utskrifter, forsendelser og lagring, så kan DocuSign redusere både direkte og indirekte kostnader.

Også forbedrer det sikkerhet og compliance. DocuSign tilbyr avanserte sikkerhetsfunksjoner og overholder strenge internasjonale standarder for elektroniske signaturer.

Frode Stenstrøm: Og jeg har lyst til å skyte inn på akkurat punktet at DocuSign støtter også de norske krav til for eksempel kvalifisert og ikke kvalifisert signering slik at det kan brukes Også for myndigheter, banktransaksjoner, og dets like.

Og dere kan også bruke BankID som en måte å legitimere de som bruker DocuSign, slik at dere får samme sikkerhet som om dere hadde brukt for eksempel BankIDs egne løsninger for elektronisk signatur. Og et biprodukt av det er at dere faktisk får signatur. Veldig mange kunder tror at de har en signert kontrakt, og så har man egentlig ikke det.

Pia Askevold Skjørten: Og så er det jo økt kundetilfredshet. DocuSign gir en smidig og brukervennlig opplevelse for alle parter som er involvert i signeringsprosessen. Og det forbedrer jo kundopplevelsen som kan føre til økt lojalitet, gjentatte forretninger og positive anbefalinger

Frode Stenstrøm: Og så har vi snakket om kundetilfredshet, ja Der kom den, miljøvennlighet.

Pia Askevold Skjørten: Miljøvennlighet det sier seg selv, reduserer papirmengden. Det er bra for miljøet. Og transport av fysiske dokumenter bidrar til mindre karbonavtrykk.

Frode Stenstrøm: Og i DocuSign's portal er det faktisk slik at dere kan gå inn og se hvor mye miljøet dere sparer på å bruke DocuSign i hverdagen. Og den siste, som kanskje er den viktigste?

Pia Askevold Skjørten: Økte inntekter. DocuSign kan bidra til å øke inntektene på flere måter. Vi har raskere salgssykluser. Ved å forenkle og akselere signeringsprosessen kan avtaler lukkes raskere.

Frode Stenstrøm: Så det er jo mange gode grunner til å bruke elektronisk signatur, og DocuSign er en markedsleder på dette området, har vært det i ganske mange år.

Veldig etablert aktør, og de har jo etter siste tallene jeg har hørt over 75% av Markedet både i Norge og Europa og USA, er et produkt som vi har solgt her i ProsessPilotene i åtte år. Veldig robust, veldig stabilt, og vi har nær sagt ingen support-henvendelser på produktet, det er sånn installert og bruk og ferdig med det.

Hva er DocuSign?

Frode Stenstrøm: Så, men hva er DocuSign da? Vi kan jo bare forklare hva det er for noe.

Pia Askevold Skjørten: DocuSign er jo enkelt sagt et digitalt verktøy for å signere.

Frode Stenstrøm: Nettopp. Og det fungerer jo egentlig i den praksisen som vi skal vise etterpå. Du har et dokument, du laster opp i en portal, signerer på det, kan du signere det selv eller fra flere parter.

Og noe vanskeligere enn er det ikke Egentlig ikke og kan brukes egentlig til alle typer dokumenter både pdf-er og Excel-ark, det blir jo en skriftlig pdf av det, uansett Og så har jeg bare tenkt å si litt om kvalifisert signering, fordi det er et spørsmål som veldig ofte kommer opp i området med elektronisk signatur, for lovverket har helt spesifikke krav til dette med kvalifisert signatur.

Og kvalifisert signatur er litt annerledes enn å bare sette kråketegn på et dokument, det krever også en form for legitimering, og nordmenn flest er veldig vant til å bruke kvalifisert signatur gjennom alt det vi gjør på Altinn eller den type tjenester, Det er ikke krav om å bruke kvalifisert signatur, for eksempel i en ansettelsesavtale eller en kontrakt mellom to næringsparter, men det kan være det hvis man for eksempel skal søke om et kontonummer i en bank.

DocuSign støtter alle de forskjellige signeringsformene fra det helt enkle, at du bare har en sånn symbolsk signatur på dokumentet ditt godkjent med SMS for eksempel Hele veien opp til en bank-ID, eller det som DocuSign kaller Government ID, som man vil gjerne være bank-ID i Norge, eller jeg tror det er Nemd-ID det heter i Danmark.

I hvert fall de forskjellige internasjonale standardene for signering. Og ProsessPilotene var faktisk med til rettlegge for bruk av bank-ID sammen med DocuSign for syv-åtte år siden, så det var vår fortjeneste at det kom på plass. Det var litt gøy.

DocuSign-varianter og priser

Frode Stenstrøm: Så skal vi snakke litt om hva DocuSign sine varianter, kort om prisene.

Og det som kanskje ikke folk er klare over, er at docusign som tjeneste kan kjøpes til deg som privatperson for ca. 1000 kroner i året som et abonnement. Da får du mulighet til å sende 70 konvolutter. Pia hva er en konvolutt egentlig?

Pia Askevold Skjørten: konvolutt er jo et dokument som du sender Du pakker sammen det kan være flere dokumenter i en konvolutt, og så sender du de til signering.

Frode Stenstrøm: Så det er fullt ut mulig å bruke DocuSign på versjonene, og er man interessert i det, så er det egentlig bare å gå på docuSign.com og etablere et abonnement. Cirka 1000 kroner koster det per år. Så er det det vi selger mest av i ProsessPilotene, det er standardutgavene av DocuSign, som starter på en pris på rundt 17 000 kroner i året, litt avhengig av valuta kurs og svingning, pluss moms.

Der får man da 500 konvolutter som man har et år på bruk opp, og for veldig mange bedrifter så er det nok, det holder massevis. Da får man standard signeringsprosesser, man får muligheten til å samhandle rundt et dokument, team, maler som skal vi vise etterpå, Tryggheten, du får tilgang til programgrensesnitt for å integrere DocuSign i dine fagsystemer Og du får også mulighet til å legge inn et merkevare, et brand, som gjør at DocuSign-tjenesten har din bedrifts look-and-feel.

Mye gode norske ord, kjente jeg nå. Og det vi anbefaler de fleste kunder som har lyst til å ta i bruk elektronisk signatur er faktisk å starte med den minste pakken på 500 konvolutter og 17 000 i året. Og da er man i gang, og hvis man da har behov for flere med konvolutter enn 500, så kan vi jo gi opp til 1000 og 12 000 og 20 000, det er ikke noen begrensning egentlig, men da går altså prisen opp dertil.

Hvis man har behov for mer funksjonalitet enn volum, så finnes det noe som heter Business Pro utgave, den starter på ca 25 000 kroner i året, eksklusiv moms. Der får man alt som er standard, men der får man støtte for mer avansert arbeidsflyt, også mer avanserte maler. Det kan være at du har, hvis du svarer ja på et første trinn i en mal, så skal du ha ny dokumentmal etter det, så det er litt noe mer sofistikert malbruk.

Og noe som heter vitner, av og til skal en signering bevitnes av en tredjepart, og det kommer også inn i Business Pro-utgaven. Og så har man noen på Enterprise som har mer avanserte krav Det er egentlig alt som er business pro, men det er altså single sign-on integrert i produktet. Det passer veldig ofte godt til norske konsern som har forskjellige divisjoner som skal jobbe uavhengig av hverandre, men har en samlet avtale på tvers av konsern.

Single sign-on er for øvrig et tillegg som kan legges på alle utgavene, men den er inkludert i Enterprise. Og helt uavhengig av alt dette, så kan man kjøpe tillegg som for eksempel BankID-legitimering, autentisering altså, og kvalifisert signatur hvis man ønsker det. Men produktet er veldig billig og det er egentlig bare å ta i bruk, for det gir så mye verdi for pengene.

Og da har vi snakket litt, og skal vi gå litt på nettopp neste spørsmål det er jo Hvordan vi bruker DocuSign.

Hvordan bruke DocuSign: Grunnleggende brukerkurs

Frode Stenstrøm: Da tenkte jeg å gå kjapt gjennom hva vi har tenkt å vise dere. Det blir et brukerkurs dette her. Skal vi gå gjennom følgende ting, og det er jo helt grunnleggende, hvordan logge inn i DocuSign, det finnes forskjellige måter å gjøre det på.

Vi skal vise hvordan dere kan signere en e-post som dere mottar. Bruksscenario her er at jeg som er DocuSign-bruker får tilsendt en mail med et vedlegg som jeg skal signere og sende retur til mottaker. Vi skal vise hvordan du kan starte en signering i Word, som jeg tror kanskje er noe av de mest vanligste, at du sitter og skriver en kontrakt i Word og vil gjerne sende det av gårde.

Tilsvarende, hvis du har et ferdig signert dokument som ligger i Sharepointen din, eller hvordan det måtte være, Dropbox eller hva du liker å bruke, så skal vi vise hvordan du skal kunne få signert det dokumentet gjennom DocuSign's nettsider. Signere fra Sharepoint skal vi også vise et eksempel på. Så skal vi snakke litt om hva forskjell på signatur og signering av flere parter er.

Som dere ofte tenker og vet, så kan det jo noen ganger være å velge å signere dokument selv, og andre ganger så trenger man å få eksempelvis Pias signatur, da. Og så skal vi snakke litt om maler, hvordan vi kan bruke en mal, og til sist hvordan du kan gjøre masseutsending, som for eksempel kan ofte skje når man gjør en lønnsjustering, årlig lønnsjustering på 100 ansatte, så kan man få gjort en oppdatering dit.

Og da skal vi jo begynne med demoen rett og slett. Og det første da, det jeg tenkte innloggingen, Da har jeg gjort klart en nettleser her, så da må jeg bare begynne med å logge ut, så gjør vi i teorien sånn skal vi se her. Jeg skjuler deg litt, jeg. Så innloggingen er egentlig bare på docusign.com, og så finnes det en innloggingsknapp, og den trykker man på her.

Og i ProsessPilotene er den innloggingen koblet mot vår brukerdatabase som vi har når vi bruker Office-pakken og mail og alle de andre tjenestene. Så jeg skriver rett slett bare innloggingen. Sånn .no, og her kan man jo gjøre det vane med å logge inn et passord, men man kan også da logge inn noe med tilgangsnøkkel eller biometri sikkerhetsnøkkel hvis man ønsker det.

Og det er disse jeg oftest bruker, og det får jeg ikke gjort nå i webinaret, for da viser jeg den nøkkel som ikke skal vises på et webinar, men det er i praksis innloggingen til DocuSign. Så noe mer hokus pokus enn det er det egentlig ikke. Og så sa jo vi at vi skulle signere en e-post som vi mottar, det var det neste scenarioet vi hadde, og da skal vi se, da skal jeg bare åpne en mail her, Og da drar jeg den over her igjen så skjuler jeg deg litt, Pia.

Men her har jeg en mail som er sendt fra min privatmailkonto til min jobbadresse, og som har en kontrakt lagt ved seg. DocuSign er integrert i Outlooken min, så jeg velger bare å trykke på den add-on til Outlooken og da kommer dette her opp. Og det som er litt gøy nå er at uten at jeg har gjort noe annet enn bare trykke en gang på DocuSign-knappen, Så står det nå at nå skal jeg signere det vedlegget jeg fikk, og den ligger klar, og nå kan jeg jo enten signere den selv, eller jeg kan da be andre signere den sammen med meg.

Hvis dette nå var en kontrakt hvor man skulle legge tilstand til salgsbetingelse eller annen informasjon, så kan jeg jo bruke en mal for det, som ligger i DocuSign, eller jeg kan lese opp dokumentet, men i utgangspunktet så vil jeg bare signere den. Trykker på «Sign now», Da lager den konvolutten med det vedlegget inne.

Og da, hvis alt virker sånn demo-messig og er live og kicking, Så får jeg opp et vindu, ja. Det la seg faktisk inn riktig sted vinduet så. Da ser dere at jeg har pålogget, jeg ser meg selv her oppe, jeg trykker da bare continue, og da får jeg den kontrakten som var fra vårt demonstrasjonsselskap Miljøpilotene, Nå kan jeg lese kontrakten.

Jeg kan legge inn min signatur rett inn på der den skal signeres. Jeg kan også, hvis jeg ønsker legge inn en dato på når jeg signerte for den saks skyld ikke at det er nødvendig og trykke på «Finish». Og da, med så enkelt som det, så er faktisk det dokumentet som jeg fikk tilsendt på mail, det er nå signert.

Og hvis jeg nå vil, så kan jeg fortsette å sende flere sånne signeringer gjøre flere prosesser, men det som skjer nå i outlook'en min er at om et halvt minutt eller noe sånt nå, så får jeg dette vedlegget nå signert Det vedlegget kommer nå inn i Outlooken min ferdig signert, og da kan jeg videresende det til den som sendte det, og det er egentlig hele historien.

Jeg viser disse to scenariene først for det er de jeg bruker mest. Logg inn og signer et tilsendt vedlegg, for det er ikke alle som har DocuSign.

De kan kjøpe det av oss også, men det er ikke alle som har det. Så det er det scenarioet som jeg synes er det lettest anvendelig og lettest tilgjengelig scenario i bruk.

Signering fra Word

Frode Stenstrøm: Og så skal vi vise signering fra Word, Pia.

Pia Askevold Skjørten: Det er jo også et typisk scenario hvor man sitter i Word og jobber. Man sitter her og har laget et dokument som man skal sende til signering. Og da er det jo, som du viste i sted, også mulig å ha et tillegg for DocuSign. Og så kan jeg da enten signere det dokumentet, eller jeg kan sende det til signering da.

Så da åpner den på siden her.

Frode Stenstrøm: Og du har bare trykket en eneste gang. Det er det som er intuitivt. Det er ikke noe vanskelig. Jeg trykker ett klikk, og så venter du noen sekunder, og så kommer opp nettleseren med det dokumentet klar.

Pia Askevold Skjørten: Det er ganske kult. Jeg kommer rett inn i docusignen her til det som vi kaller for konvolutten.

Her kan man jo legge til flere dokumenter og endre på rekkefølge og alt sånt. Og så legger jeg jo til signeringsmottakerne her. Vi kan jo legge til Marianne. Eller skal vi legge til deg Frode?

Frode Stenstrøm: Du kan jo legge til den meg, for eksempel

Pia Askevold Skjørten: Og så er det jo sånn at man kan legge til flere mottakere, og så kan man bestemme rekkefølgen.

Så hvis jeg nå for eksempel sier at Frode må signere det dokumentet først før noen andre skal signere det, så er det fullt mulig også å gjøre.

Frode Stenstrøm: Men du kan jo legge til en mottaker til, og så kan du jo si min privat mailadresse. Det er kanskje litt dumt å si på YouTube.

Bare flytt det ned til mailadressen.

Pia Askevold Skjørten: Ja sorry. Her, sånn,

Frode Stenstrøm: Og sånn som det står nå, så står det egentlig lik signeringsrekkefølge, vet jeg, men nå har du jo muligheten, som du sier, set signing order, hvor du kan si rekkefølgen. Det som jeg synes ofte er en god praksis det er jo at du kan drag-and-drop også, men det jeg synes også er en god praksis her, er at hvis man har et arkiv eller den funksjonen, så pleier jeg ofte å legge til en tredje person, Som mottar kopi.

For hvis du ser på de oppsjonene Pia, hvor det står needs to sign, så står det at du kan jo da, ok, hvem må signere, hvem må ha en kopi, hvem må se dokumentet først så du kan ha kvalitetskontroll at en salgssjef må se på kontrakten før den går videre til neste part, og en veldig annen nyttig funksjon er specify recipients, for det går på det at det er noen ganger at jeg ikke har e-postadressen til den som skal signere, som kanskje var salgssjefen, men jeg har e-post til selgeren og da kan jeg legge trinn hvor jeg ber selgeren oppi e-postadressen til salgssjefen, og så går den flyten videre uten at jeg må bruke mye tid på å finne ut av det.

Og så er det jo e-posten, da.

Pia Askevold Skjørten: E-posten ja. Her kan man jo si Hei, se vedlagt dokumentet for signering, hva det måtte være, signatur.

Frode Stenstrøm: Og denne meldingen her kan jo tilpasses hver mottaker, og den støtter all verdens språk også, vet jeg. Så hvis man sender inn internasjonalt så kan man jo ha en signering til Norge og en til USA og en til og så videre. Så det er flere veier til mål her.

Pia Askevold Skjørten: Da er det å trykke neste, sånn som vi så i sted. Vi kan gå gjennom dokumentet og se at alt er som det skal.

Og så legger vi inn da, nå ser vi Frode her, da trekker vi hans signatur inn her. Og så hadde vi en Frode til, som i dette tilfellet nå blir Marianne.

Frode Stenstrøm: Marianne, jeg representerer begge to, men privat og gjennom jobb.

Pia Askevold Skjørten: Og så er det bare å sende.

Frode Stenstrøm: Og det som skjer nå er at nå får jeg da fort en e-post som jeg kan vise til.

Det kommer nok til å ta noen sekunder før den dukker opp i min innboks. Den kom der, den. Det var ikke mange sekunder, det, Pia.

Pia Askevold Skjørten: Det går veldig, veldig fort.

Frode Stenstrøm: Ja, da tror jeg hvis jeg gjør ... Nå skal jeg se hvordan det blir her nå. Hvis jeg gjør ... Teknologien sånn og drar den over så kan jeg legge inn min mail over din skjerm så nå har jeg fått denne som har vår logo, at du har bedt meg å signere dokument og jeg kan nå trykke på review document-knappen og da åpner den opp nettleseren min Og da må jeg logge på, som jeg sa, og så fortsetter jeg signeringsprosessen sammen før.

Men det tar jeg ikke nå. Det er egentlig så enkelt som det er. Så det er egentlig det å starte fra Word, og dokumentet som du ser. Du kan jo gå til DocuSign og se på dokumentet hvis du vil, men det er ikke mer hokus pokus eller vanskelig å starte en signeringsprosess direkte fra Word. Og det du viste nå var jo egentlig hele signeringsopplevelsen.

Så uansett hvordan du starter den signeringen om du starter fra Outlook, eller om du starter fra Word, eller fra SharePoint, så er det akkurat samme signeringsopplevelse.

Pia Askevold Skjørten: Det er det som er så fint, det veldig brukervennlig og enkelt. Man kjenner seg igjen uansett hvor man starter hen da.

Frode Stenstrøm: Det er nettopp det.

Så da har vi vært gjennom det å signere fra Word, og nå så kunne vi vise dere hvordan dere signerer dokument ved bruk av nettleseren, og det er det som du har vist nå. Nå er du innlogget, du har bare fjernet alle de explorer-skjermbildene, så det blir fokus bare på innholdet. Og her er det et årsiktlig side, og hvordan gjør vi det her, Pia?

Pia Askevold Skjørten: Nei det er igjen veldig enkelt. Dere ser her, det er start, og da kan jeg starte med en konvolutt jeg kan signere, eller sende til signering. Så jeg oppretter konvolutten, og vipps så er jeg tilbake i samme skjermbilde som vi har hatt. Så her kan jeg jo nå bare ta med meg et dokument her drag and drop.

Frode Stenstrøm: Det er noen spørsmål vi har fått fra kunder her.

Kan du laste opp noen annet enn Word-dokumenter Ja, det kan du. Du kan laste opp PDF-er og sånn. Det blir konvertert til en PDF på andre enden av det.

Pia Askevold Skjørten: Så her viser vi jo ett dokument, men man kan jo ha mange dokumenter og så igjen kan man drag-and-drop og endre rekkefølgen på hvordan de vises. For de kommer jo inn som ett dokument til signeringsmottakeren.

Frode Stenstrøm: Så det som er det med dette er jo at den opplevelsen resten er jo akkurat identisk med det vi viste i sted, så det trenger vi egentlig ikke å vise på nytt Det er så fort gjort som dette, og så er vi ferdige med den signeringen fra nettleseren. Så skulle vi snakke litt om dette med signering fra SharePoint, og det ligger en mulighet i det som Som er veldig spennende, og det er at i SharePoint så kan dere installere DocuSign-applikasjonen i SharePoint.

Da vil det se ut sånn som det ser ut på skjermbildet nå, hvor dere får en drop-down-meny i en dokumentbibliotek i SharePoint. Og det vil altså vise seg at man gjør det samme i Teams. Det fine med det er at det signerte dokumentet, når man gjør en sånn prosess fra SharePoint, er at når dokumentet blir ferdig signert, så vil DocuSign lagre det signerte dokumentet sammen med opprinnelig dokumentet, Og det synes jeg er en tidsbesparende bit, for da kan jeg være sikker på at jeg får det arkiverte dokumentet på riktig sted som ellers.

Forrige uke hadde Pia et knallgodt webinar som gikk på kontraktsforvaltning, der den viste hvordan vi kan ha en god forvaltning av alle disse kontraktene vi inngår. Der viser vi ikke detaljer av hvordan det signeres fysisk med DocuSign, men det er jo det vi viser i dag. Så det synes jeg er litt tøft ja.

Og da har vi vært igjennom ganske mange. Jeg tenkte vi skulle snakke litt, Pia, om dette spørsmålet, signering.

Og jeg lurer på om du kunne tatt og vist skjermen din, så vi får vist det i rammen av ... Av den start-siden vi hadde i sted.

Pia Askevold Skjørten: Hvordan er den da?

Frode Stenstrøm: Du har den, jeg vet du har kontroll på det.

Jeg synes jeg tar det på hjemme der nå. Under start-menyen så står det start design signatures, og så står det envelopes og så får du å ekspandere til envelopes-menyen. Så er det tre egentlig startscenarier for DocuSign. Sende en envelope, det er litt sånn i gamle dager. Jeg stapper noen kontrakter i en konvolutt og sender den til flere parter, så går det på sirkulasjon og så må alle signere seg for få tilbake.

Det koster penger det er det DocuSign teller når det gjelder økonomi. Men sign a document, det er når for eksempel jeg som bruker skal signere, eller du Pia skal signere. Det koster ingenting, så hvis du bare skal ha egen signatur så kan du få signert dokumentet og det har altså ingen kostnad for deg som firma heller ikke i sånn envelopebruk.

Og det har vi en del kunder som bruker ganske mye.

Opprette og bruke maler i DocuSign

Frode Stenstrøm: Og så skal vi egentlig da se på, siste scenario er jo det å bruke skal bruke en mal, det skal vi også gjøre i dag, men vi tenkte vi skal faktisk gå over til neste punkt og det er lag en mal. Så da begynner med det?

Pia Askevold Skjørten: Det stemmer, og vi står jo på, jeg kaller det velkomstsiden til DocuSign, der man alltid kommer inn og det er det som er så innmari enkelt, for du kan bare trykke på start, og så kan du starte her, uansett om det er mal eller om du skal sende dokumenter.

Så da går du inn på envelope templates og så create a template.

Frode Stenstrøm: Nå har vi jukset litt, som de sier, på kjøkkenet. Du har jo laget en ferdig kontrakt. Det kan vi åpne først Bare få se litt på den, for den har du i Word, har du ikke det?

Pia Askevold Skjørten: Jo, det har jeg.

Frode Stenstrøm: Fordi det som jeg vil bare få fram her, er at det å lage en mal, det gjør dere i Word. Det er ikke noe mer hokus pokus som man lager i de Word-malene man har, og kan få inn kontraktsdetaljer og felter og sånne type ting.

Men hvis du ser tidsrammen start og slutt der, kan ikke du bare fjerne de?

For jeg skal vise noe konkret, noe morsomt med malene, som er interessant, og der det står kontaktperson og forretningsforbindelse, det kan du også fjerne.

Sånn, så kan vi ha det som et utgangspunkt da. Så lager vi det, og så stenger vi dokumentet, Så vi er sikre på at det er lagret, og så går vi og drar det inn i mal-editoren.

Pia Askevold Skjørten: Nei, sånn her. Det var nesten.

Frode Stenstrøm: Der, takk skal du. Så vi begynner med å gi malen et navn Pia.

Pia Askevold Skjørten: Det er veldig oppfinnsomt, Demo-mal.

Frode Stenstrøm: Ja det funker.

Pia Askevold Skjørten: Var det greit

Frode Stenstrøm: Ja, det beskrives også hvordan. Det som er interessant med disse malene er at de kan være personlige, de kan deles med avdelingen din eller hele organisasjonen men nå lager vi en mal for oss.

Og da har du lagd den malen igjen som før. Du kan legge til så mange dokumenter du vil, men nå tar vi den ene. Det som er gøy nå er at når du ser på signerer litt mer, så ser du hvem som skal signere. Og her skal vi gjøre en liten endring, for tidligere så skrev vi e-posten og sånn. Men nå kan du si rolle som for eksempel selger, eller leverandør kan du skrive.

Og så kan du legge til en til, recipient. Så kan du skrive kunde. Og så kan du lage en rolle til som du kan for eksempel kalle arkiv Og der kan du for eksempel skrive inn for eksempel din mail-adresse eller en annen mail-adresse.

Pia Askevold Skjørten: Vi kan ta den som ligger her.

Frode Stenstrøm: Ja, og der blir det «receive needs to sign», den vil jeg endre til «receives copy».

Og så vil jeg sette «signing order», og så vil jeg sørge for at leverandøren får signert først og så kunden. Så får vi arkivet til slutt.

Ja, nesten.

Pia Askevold Skjørten: Det var nesten.

Frode Stenstrøm: Nå er det sånn. Leverandør først Og så kunden over i levandøren. Den nederste rollen. Det er litt gøy det, da.

Pia Askevold Skjørten: Det er veldig gøy

Frode Stenstrøm: Ja, derfor skriver vi arkivet som nummer tre.

Vi prøver igjen sånn.

Ja. Og så blir det riktig nå. Kunde nummer to.

Da blir det riktig. Leverandøren signerer, og det finner vi det. Hvis leverandøren finner feil i kontrakten, så kan hun korrigere det før kunden får se. Og så går de nedover. Og så skriver vi da, her må du bare velge noe dokumenttype, vi har en del custom dokumenttyper hos oss, men vi kan bare ha en av de.

Og så kan du skrive da, kontrakt, e-mail, subject, så kan du for eksempel det trenger du ikke fylle ut nå altså. Nei Men her kan du skrive, det er meldingen som skal gå i malen og da kan du for eksempel si kontrakt, og så subjectfelt og et eller annet tekst

Den ordlyden vi bruker her, det er den ordlyden som det signerte dokumentet kommer til å ha. Og så en eller annen fin tekst hva det måtte være, sikkert litt noe om hvem og hva og hvor, litt forklarende. Og da kan vi ta next, for da går vi til redigeringseditoren igjen

Sånn og nytt av dagen er den nye template-editoren som kom nydelig. Men det morsomme nå er at nå finner vi der company, så du det? Så tok du, skal jeg se, er det kunden eller leverandøren som skal stå der?

Pia Askevold Skjørten: Ja, ikke sant?

Frode Stenstrøm: Det var viktig å... Så da må du velge kundens firma-navn. Og så kan du velge kundens titel, eller kontaktperson, full name.

Pia Askevold Skjørten: Skal vi se, der.

Frode Stenstrøm: Jeg legger inn den. Og det som er gøy nå er at den legges ganske rett i den nye editoren, så ser du at blir godt plassert inn i teksten, så det ser jo rett slett ordentlig lekkert ut. Og dette er helt nytt sånn så ikke tempeleditoren ut, bare for noen uker siden. Og så går vi i bunn så legger vi på signeringsfeltene.

Det er kunden som er

Kult! Han har begynt å redigere i Word. Det er litt gøy. Sånn var det ikke før, det er blitt mye bedre. Sånn. Og så kan man jo legge på flere felter, men det som jeg skal vise også er at vi kan legge inn skredderskytte felter. Så det som ofte kan skje i denne kontrakten, det er hvis du ser på toppen der, så har du noen datofelter for når den gjaldt, da kan du legge til et tekstfelt, som leverandøren fyller ut, og et tekstfelt til.

På sluttdatoen og da vil de bli fylt ut av levandøren når kontrakten starter. Og hvis man har en bulkutsending, og man skal sende mange kontrakter eller lønnsjustering og sånn, så kan man gjøre det på det viset for da vil de feltene bli fylt ut og bli unike per mottaker, og løser et veldig vanlig scenario at flere mennesker skal signere samme type kontrakt.

Og da kan du trykke på save and close, da har vi lagd malen.

Og mens den tygger på det, så skal jeg se om det har kommet inn noen spørsmål Og det har det. Så det skal vi bare ta nå.

Skal vi se om vi får opp spørsmålene på skjermen?

Det var da innmari rart. Ok, jeg tar spørsmålet. Jeg gidder ikke å krangle med teknologien i dag, så da blir det...

Det irriterer meg noe grenseløst, kjenner jeg. Spørsmålet er fra Stine. Er det noen skjulte kostnader vi bør være oppmerksom på? Nei det er det ikke. Og når vi selger docusign fra ProsessPilotene, så er det slik at vi... Pleier også å under-selge. Så hvis vi tror at det kommer til å trenge 500 konvolutter på et år, men dere kommer til å bruke 1000, eller vi tror det bruker 1000, så selger vi færre slik at man bruker opp abonnementet og heller fornyer tidligere.

Og Martin, han spør om han spør om det går an ... ... skal vi se. Jeg kjenner at teknologien ikke vil gjøre to ting samtidig. Det er ikke alltid like bra, altså. Der kom den. For de som bruker Dynamics 365, er det mulig å spore og rapportere dokumentstatssignatur innen Dynamics?

Ja.

Pia Askevold Skjørten: Absolutt det er det mulig å gjøre. Man kan ha en knapp, akkurat som man kan ha i Word og Sharepoint og overalt. Den knappen kan man putte inn i Dynamics også, og så trykker man på den, og vips, så er man på samme sted som fra alle andre steder.

Frode Stenstrøm: Og da hadde jo Stine sitt spørsmål om skjulte kostnader, og det har vi svart på, så jeg fikk teknologi til virke, det var litt sånn litt switching og mixing samtidig her.

Men da har vi i hvert fall, da går vi tilbake til din skjerm, og så skal vi se på, nå har vi jo lagd en mal, og det neste vi skal se, det hvordan vi bruker denne malen.

Pia Askevold Skjørten: Da starter jeg jo igjen da, fra forsiden her, og igjen trykker på start, og så har jeg lyst til å Lage en konvolutt, så da kan jeg ta «use a template», altså bruke en mal.

Og da ligger jo den malen tilgjengelig her, så jeg kan bare trykke på den. Og så, der ja.

Frode Stenstrøm: Den var faktisk til høyre før.

Pia Askevold Skjørten: Og så er vi tilbake her. Da skal vi kjøre igjennom prosessen.

Frode Stenstrøm: Nei jeg synes ikke vi trenger det, for det å bruke malen nå, det som skjer nå er at i stedet for å fylle ut alt som er i sted, nå fyller du bare ut hvem som skal motta, trykker på send, og da er den ferdig.

Da er den rett og slett ferdig.

Masseutsendinger og avanserte funksjoner

Frode Stenstrøm: Men det er en ting som vi skulle også vise, og det er å gjøre masseutsendinger og det kan vi gjøre nå. Hvis vi skal gjøre en masseutsending, så er det i dokumentet at det kanskje er ti som skal signere i den samme malen så står det nå bulk send rett på skjermen der.

Pia Askevold Skjørten: Ja.

Frode Stenstrøm: Og her er det to utgaver, man kan gjøre det manuelt hvis du har fem stykker. Man bare trykker for eksempel så prøver du next. Så kan du ettersom bare fylle ut navn og e-postadressen til denne gitte rollen, og så er jo det gjort. Det vil vi ikke gjøre, så du må krysse ut den der. Fløtt vekk. Men det som er interessant er den her.

Hvis du trykker på Download Sample CVS, så kommer det nå en, den får du opp, ja. Da fikk vi opp en kommaseparert fil, og i den kommaseparerte filen så ligger alle feltene og kolonnene som vi trengte for signering inne. Det som er interessant er at hvis man da har lagd skredderskydde felter, sånn som vi gjorde i sted for dato og sånne ting, så ligger de som en sånn type kolonne i det samme Excel-arket, kan fylles ut, og når du har fylt ut det i arket forhåpentligvis med data, så kan man stenge det ned.

Og så trykker man på upload, og trykker next, og da er det å laste opp den komma-separerte filen og det er faktisk det hele.

Pia Askevold Skjørten: Ja, det er jo veldig enkelt dette her.

Frode Stenstrøm: Og det synes jeg er egentlig det som er litt gøy nå, fordi vi skulle jo egentlig bare vise hvordan du bruker det, og det at vi kan gjøre det på sånn typ 25 minutter for hele produktet, er egentlig bare helt tip-topp-tommel opp altså.

Og da skal jeg sjekke spørsmål igjen. Det har kommet noen flere spørsmål. Nå skal vi se, det er den. Stine sier takk og Martin sier takk Det er gøy når teknologien virker. Og da tenkte jeg vi skulle ta en liten... Mer opplysning, og det er at DocuSign har en veldig bra tjeneste som heter DocuSign University.

Det er gratis for alle de av dere som er DocuSign-kunder. Og jeg bruker det mye og hvis jeg skriver nøkkelordet DocuSign og det jeg lurer på på Google, så får jeg alltid treff. Og det er... Det er så gode instruksjoner på alle verdens språk at det er helt meningsløst å begynne å lage noen egne e-kurs på det.

Det er der. DocuSign University heter det. Fullverdig e-læringskurs er det også Det blir helt gratis for alle DocuSign-kunder. Og er det noe mer om integrasjoner, så er bare å spørre oss i ProsessPilotene.

Oppsummering og avslutning

Frode Stenstrøm: Og da tenker jeg Pia, at vi skal gjøre en liten oppsummering.

Pia Askevold Skjørten: Ja, vi har jo snakket litt om hvorfor man skal bruke DocuSign.

Det viktigste der var kanskje hvor effektivt det er, tidsbesparende. Og så har vi jo forklart hva DocuSign er, elektronisk signering. Vi har vært gjennom priser Og vi har vist hvordan DocuSign enkelt kan brukes.

Frode Stenstrøm: Det er helt riktig.

Med ønske om bedre arbeidsprosesser for alle. På gjensyn!