Systemstøtte til planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekter

Prosjektledelse er ikke et eget fagfelt uten grunn, og i større prosjekter hvor det er mange involverte og tidsperioden er lang blir det spesielt krevende å fordele ressursene på en slik måte at både dine tids- og ressurskrav opprettholdes på et akseptabelt nivå. La oss synliggjøre hvordan vi kan bistå med en løsning for de potensielle utfordringer som vanligvis oppstår i et prosjekt.

Oppstart av prosjektet

I oppstartsfasen handler det ofte om etablering av riktige ressurser og rutiner som skal anvendes i prosjektet. Kontrakter må signeres og det må etableres en dokumentasjonsbase. En god oppstartsfase dreier seg om mer enn godkjenning av prosjektet, og denne fasen vil ofte legge standarden for forventingene til prosjektet. Det er derfor viktig å allerede her kunne vise til prosesser som sikrer god samhandling underveis slik at veien for videre arbeid ligger klar til å bli gått. Erfaring viser at de fleste konflikter og uenigheter oppstår som følge av kommunikasjonssvikt – en fallgruve som kan unngås ved å allerede fra start ha en etablert arena som sikrer den interne og eksterne samhandlingen fra start til slutt. Ved å integrere denne samhandlingsplattformen med et dokumentarkiv har du i tillegg samlet all relevant dokumentasjon på ett og samme sted.

Underveis i prosjektet

I løpet av et prosjekts livsfase vil det ofte oppstå hindre av ulik karakter. Det kan være eksterne forhold som bidrar til en forsinkelse, eller kunden som ønsker endringer underveis. Uavhengig av hva som er årsaken til hinderet, vil graden av tilfredshet med løsningen ofte være forbundet med kommunikasjon, tid- og kostand. Ved å ha en etablert arena for kommunikasjon, men også en tjeneste som sikrer tidsframdrift og de ulike prosjektfasene vil det være lettere å ikke bare oppdage potensielle hindringer før de oppstår, men også til å løse de på en best mulig måte. Tjenesten kan også involvere en nåtidsoversikt over tilgjengelige interne ressurser - et ledd som vil bidra til en effektivisering av ressursinnhenting ved behov.

Avslutning av prosjektet

Ved avslutting av et prosjekt kan vi ta utgangspunkt i to perspektiver; det eksterne og det interne. I den eksterne tilnærmingen blir det nå synlig hvordan dokumentasjonshåndteringen underveis i prosjektet har vært. Ettersom dere allerede har en etablert tjeneste for dette ligger alt klart for overlevering til kunden, og prosjektet kan avsluttes.

Den interne tilnærmingen tar for seg innsikt i prosjektet og hvordan ny kunnskap og kompetanse kan ivaretas og optimaliseres. Her er det hensiktsmessig å dra fordel av det potensialet som ligger i moderne teknologi for å oppnå utvidet innsikt. Dette vil ikke bare bidra til økt kompetanse internt, men kan også brukes for optimalisering av kommende prosjekter.

Prosjektledelse er ingen enkel jobb, og en digitalisering av de ulike prosessene i prosjektstyring vil ikke gjøre jobben for deg. Derimot vil en slik digitalisering bidra til å gi deg mer kontroll både i forkant, underveis og etter prosjektet. Flytt anvendt tid fra de manuelle prosessene som lett kan automatiseres og over til de mellommenneskelige relasjonene – fordi det er i fellesskap med dine teammedlemmer og interessenter at den virkelige verdiskapningen foregår.