Prosjektledelse - så mye mer enn prosjektstyring

Hva er administrativ prosjektledelse?

Administrativ prosjektledelse er det som vanligvis forbindes med prosjektstyring. Det vil si metoder og prosesser for å ivareta eksempelvis fremdriften, risiko, problemer, økonomi og status på leveranser.

Det er mulig å ta formell utdanning innen prosjektledelse, og sertifisere seg i forskjellige rammeverk som omsetter prosjektledelsesteori til praktisk prosjektstyring. Eksempler på slike rammeverk Prince2, PMI og Agile.

ProsessPilotenes prosjektkontor har utviklet en egen prosjekthåndbok. Denne er basert på Prince2 Agile, men er tilpasset de type leveranser som vi gjør.

Prosjekthåndboken beskriver den administrative prosjektledelsen i detalj:

1. Prosjektprosessen: Hvordan et prosjekt selges, prosjekteres, gjennomføres og avsluttes.
2. Definisjoner: Hva ord og uttrykk vi bruker faktisk betyr.
3. Roller: Hvilke roller vi kan benytte i våre prosjekter, hva slags mandat og ansvar en rolle har, hvilke oppgaver en rolle skal gjøre, og hvordan rollene skal rapportere til hverandre.
4. Rutiner og prosedyrer: Hvordan arbeid skal utføres.
5. Verktøy: Hvilke verktøy vi bruker til å støtte opp under våre leveranser.

Prosjekthåndboken er en av ProsessPilotenes aller mest viktige styringsdokumenter, og brukes i opplæring av alle våre ansatte slik at de vet hvordan de skal levere et prosjekt til deg.

ProsessPilotene har standardisert et lite knippe IT verktøy for den administrative prosjektledelsen. Brukt rett, gir verktøyene en mye høyere produktivitet i prosjektgruppen. Så hva mangler da?

Hva er operativ prosjektledelse?

Der den administrative prosjektledelsen ivaretar styringen på daglig basis, mener vi at det er en viktig bit som mangler for at prosjektene skal lykkes.

Det er menneskene som jobber i prosjektet.

Med operativ prosjektledelse, mener vi den tid som en prosjektleder utøver for å støtte prosjektressursene i deres arbeid. Både dine og våre ressurser, samt involverte tredjeparter. Dette betyr i hovedsak kulturarbeid innad i prosjektgruppen, som innebærer at våre prosjektledere bruker tid til mer personlig dialog med prosjektdeltakere og kundens ressurser som går utenom den administrative delen.

Her følger noen eksempler på slikt arbeid:

1. Har prosjektdeltakeren rett kompetanse for oppgaven?
2. Er det hindre på veien som gjør at prosjektteamet ikke får utført oppgaven? Et hinder kan være mer enn bare en blokkerende oppgave. Det kan også være usikkerheter i prosjektgruppen.
3. Har teamet forståelse for hvorfor oppgaven er viktig? Hva betyr leveransen for kundene?
4. Har deltakere virkelig forstått hva prosjektet betyr for kundens egen verdiskapning?
5. Har deltakere brukt nok tid til kommunikasjon med de som er berørt av prosjektet?
6. Hvordan er samarbeidsklima i prosjektgruppen?
7. Vet alle deltakere helt klart hva som er forventningen til hverandre?
8. Hvordan skape en åpenhetskultur?
9. Hvordan legge til rette for at feil kan skje uten frykt?
10. Hvordan fordele ansvar og mandat?
11. Kan deltakerne bruke de støtteverktøy og samhandlingsløsninger som finnes i prosjektet?
12. Vet alle parter hvordan dokumentasjon og rapportering skal foregå?

I sum handler dette om team building og coaching av prosjektdeltakere, slik at de får tilstrekkelig trygghet og rammer for jobben de skal gjøre.

Hvorfor er den operative prosjektledelsen viktig?

All erfaring tilsier at mennesker som opplever mestring, trygghet og samhold, er mye mer effektive på jobb enn de som ikke opplever det. Videre blir det gøy å gå på jobb.

Rent økonomisk, så vet vi at en prosjektkultur som står for åpenhet og ærlighet, med søkelys på samarbeid og produktivitet, gir større verdiskapning. Mennesker som tør varsle om avvik tidlig i prosjektet, bidrar til å reduseres prosjektets kostnad.

En prosjektleder som bare setter søkelys på den administrative delen av prosjektstyringen, vil kanskje lykkes med å levere et prosjekt. Men hvordan ville da prosjektgruppens opplevelse av leveransene være?

Når mennesker skal samarbeide over en lengre tid, er det viktig at vi har det godt sammen.

Nettopp derfor blir den operative prosjektledelsen så viktig.

Hva betyr dette får våre kunder og våre ansatte?

I ProsessPilotenes prosjekthåndbok står det at «Alle prosjektdeltakere skal kjenne til hva som er forventet av dem og hvorfor» samt «Alle prosjektdeltakere skal ha nødvendig trygghet og kompetanse til å gjennomføre de oppgaver som er tildelt dem».

Et team som jobber med trygghet, tør i større grad utfordre definerte sannheter og utviser større kreativitet i sitt arbeid. Ærlige tilbakemeldinger gir større kvalitet i hver enkelt leveranse.

Sist, men definitivt ikke mist, operativ prosjektstyring gjør det gøy å gå på jobb hver dag. De ansatte blir sett og hørt.

For våre kunder vil en god prosjektkultur med trygghet, åpenhet og ærlighet gi det som er viktig for oss: Samarbeid, kunnskap og verdiskapning.