Når gjenbruk ikke er så bra likevel

Et beskjedent ønske for bruk av din tid, er vel at det du lager er gjenbrukbart og ikke ubrukbart?

Som opplæringsansvarlig i forbindelse med innføring av nye systemer, har jeg vært vitne til mange flotte presentasjoner som brukes til kurs. Veldig bra!

Etter endt kurs blir ofte presentasjonen tilgjengeliggjort, fordi den har til hensikt å benyttes som oppslagsverk eller kursmateriale til de ansatte. Tro det eller ei:  Faktisk ikke like bra!

Hvorfor er ikke det bra? PowerPoint-presentasjoner er ypperlig til å understreke poenger eller om støttemateriell til tale under et kurs. Men selv om alle på kurset liker presentasjonen din, betyr det ikke at den er like godt egnet som oppslagsverk etter kurset.

Presentasjonen er laget som en støtte for deg som presenterer for å få frem viktige poeng. Den er derimot ikke egnet til å lære seg nye systemer på egenhånd, eller som oppslagsverk for å finne svaret på noe du har glemt eller ikke lært.

For å sikre at brukerne får den hjelpen de trenger, når de trenger den er det viktig med god dokumentasjon

Tips på veien til effektiv opplæringsmateriale

Kostanden ved å ha ineffektive arbeidere er høy, men desto høyere blir kostanden når materiellet ikke holder mål. Nettopp fordi det er tidkrevende å lage godt materiell gjelder det å treffe blink på første forsøk.

Her er tips du kan tenke på, når du skal investere i opplæringsmateriale:

Er materialet laget slik at dert er enkelt for deltagerne å repetere?
Er materialet godt egnet til å søke i for å fås var på spørsmål?
Kan materialet brukes i «onboarding-prosessen» for nyansatte?
Er materialet utformet slik at det er ressurseffektivt å vedllikeholde?

Hvis alt materiale er basert på PowerPoint blir svaret nei på spørsmålene over. Du må regne med at det ikke blir gjenbrukt.

Slik får du ansatte til å bruke materialet

Finnes det noen smarte ting du kan gjøre for å sikre at kursmaterialet blir benyttet også etter at selve opplæringen er gjennomført?

Selvfølgelig! Aller viktigst er det at materialet er enkelt å finne for brukerne. Beliggenhet – beliggenhet - beliggenhet er nøkkelord, ikke bare når du skal kjøpe bolig, men også når du skal sikre at brukerne tar i bruk det som finnes av hjelpemidler.

Her er noen eksempler på hva du kan vurdere:

Er kursmaterialet lettfattelig og enkelt å finne frem i?
Kan kursmaterialet legges som en «link» direkte fra skjermbilde i løsningen?
Kan kursmaterialet legges inn i en læringsportal?
Kan det lages elektronisk kursmateriell?
Kan tekst og film kombineres?

Mye blir glemt selv kort tid etter et kurs hvis det ikke anvendes. Det er kjedelig når man plutselig trenger hjelp og har bruk for dokumentasjon. Derfor er det smart med en plan for hvordan man sørger for at dokumentasjonen blir brukt:

Tren opp superbrukerne til å markedsføre materialet!
Lag jevnlig påminnelser om at materialet finnes!
Bruk flere kanaler til å informere om materialet!

Rapporter gjerne antall oppslag/bruk hvis det er mulig!
La brukere ha mulighet for forbedringsforslag!
Sikre at det er tydelig hvem som har ansvar for materialet

Og nok et tips på tampen: Enkle løsninger er billig å produsere og enkle å vedlikeholde. Det øker sjansen for oppdatert materiell og gjenbruk blir hva det skal være - både lønnsomt og bærekraftig for virksomheten.